Digitale facturen zijn tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Jan Willem ter Steege, Directeur van finance softwarespecialist Easy Systems, blikt terug op ruim tien jaar e-factureren. 'De optimalisatie gaat tegenwoordig veel verder dan digitalisering van facturen; we stroomlijnen nu probleemloos complete purchase-to-pay processen. Maar het gaat nog verder: integratie van extern e-berichtenverkeer in automatische workflows op basis van blockchaintechnologie.'
Digitale facturen zijn tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Jan Willem ter Steege, Directeur van finance softwarespecialist Easy Systems, blikt terug op ruim tien jaar e-factureren. ‘De optimalisatie gaat tegenwoordig veel verder dan digitalisering van facturen; we stroomlijnen nu probleemloos complete purchase-to-pay processen. Maar het gaat nog verder: integratie van extern e-berichtenverkeer in automatische workflows op basis van blockchaintechnologie.’
Onder e-factureren verstaan we tegenwoordig heel wat anders dan zo’n tien jaar geleden. De hele ontwikkeling stond toen nog in de kinderschoenen. En de ontwikkelingen gaan nog veel verder, weet Jan Willem ter Steege, Directeur van Easy Systems. ‘We staan aan de vooravond van de integratie van extern e-berichtenverkeer in geautomatiseerde interne workflows. De technologie achter digitale facturering heeft zich ontwikkeld van pdf naar XML en de huidige PEPPOL-standaard. Maar de blockchaintechnologie zal nog veel meer impact hebben.’
Zie ook:‘E-facturatie is nog lang geen gemeengoed’Vraag naar integratie
Ter Steege stelt vast dat organisaties in de afgelopen tien jaar verder zijn gaan kijken dan alleen naar de technologie. ‘De belangrijkste aanleiding om over te gaan tot digitalisering van facturen was ‘vroeger’ vooral het terugdringen van de papierstroom. Niet alleen vanwege het milieu en kostenbesparing maar vooral omdat het erg inefficiënt was,’ legt Ter Steege uit. Een grote ergernis was ook het gebrek aan inzicht. Het maken van rapportages was voor veel organisaties een tijdrovend gepuzzel, vooral als de factuurverwerking decentraal plaatsvond. Het ging dus vooral om digitalisering en optimalisering van onderdelen van processen. Nu staat automatisering en integratie van complete processen centraal.’
Worsteling met incompatible software
Het digitaliseren van de factuurstroom, aanvankelijk vooral inkomende facturen, was al een grote verbetering. Softwareoplossingen waren destijds vooral gebaseerd op OCR-techniek, oftewel het zogenoemde scan-en-herken. ‘Het inscannen van alle facturen was echter zeer tijdrovend en ook foutgevoelig,’ vervolgt Ter Steege. ‘Bovendien liepen bedrijven er tegenaan dat het vervolg van het proces, de goedkeuring en verwerking van facturen, niet gedigitaliseerd was. Ook worstelden organisaties nogal eens met meerdere financiële softwarepakketten die onderling niet compatible waren. Digitale facturen automatisch inlezen was geen vanzelfsprekendheid. En zo ontstond er steeds meer vraag naar integratie met financiële ERP-pakketten,’ schetst Ter Steege de ontwikkeling.
Van maatwerk naar standaard
De afgelopen jaren heeft Easy Systems als een van de weinige softwareleveranciers interfaces voor alle mogelijke ERP-pakketten ontwikkeld. ‘Onze klanten kunnen nu kiezen uit ruim dertig koppelingen,’ meldt Ter Steege niet zonder trots. ‘Destijds was het maatwerk, tegenwoordig is vertaling naar klantspecifieke situaties standaard. Er zijn nog veel verschillen tussen sectoren maar ook binnen organisaties. Denk aan de inrichting van het boekhoudsysteem en het moment van inboeken bijvoorbeeld. Inmiddels hebben wij ruim tien jaar ervaring in e-factureren en durf ik wel te stellen dat wij voor de meest complexe en uiteenlopende cases een oplossing voorhanden hebben. Wij hebben onze software dan ook continu aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. Sterker nog, wij anticiperen erop zodat onze klanten altijd klaar zijn voor de toekomst. Customer intimacy door innovatie, noemen wij dat.’
Financiële software als mengpaneel
Ter Steege legt uit hoe Easy Systems te werk gaat. ‘Onze consultants lichten in één dag alle processen van de klant door aan de hand van een draaiboek. Zij brengen de knelpunten en wensen van de financieel leidinggevende in kaart. Vervolgens gaan zij in gesprek met alle betrokkenen die in de praktijk de financiële processen uitvoeren. Aan het eind van de dag presenteren de consultants hun rapportage en advies aan diezelfde leidinggevende. Bij groen licht gaan zij direct aan de slag.’ Maar ook bij bestaande klanten komen de consultants regelmatig over de vloer. ‘Wij benaderen onze klanten proactief voor een check-up,’ aldus Ter Steege. ‘Financiële software is net als een mengpaneel. Je moet de instellingen blijven finetunen voor het beste resultaat. Samen met de mensen die er in de praktijk mee werken, kijken wij wat er slimmer en sneller kan en dan passen we dat aan. Het gebruiksgemak staat altijd voorop.’
Bedrijven hoeven overigens niet bang te zijn dat hun bestaande software compleet op de schop hoeft. ’Tegenwoordig kunnen we in een week (afhankelijk van de situatie) een naadloze implementatie realiseren met andere bedrijfsprocessen, hoe specifiek ook. Dankzij onze ervaring kunnen wij dit doen tegen een fixed prijs. De klant weet vooraf precies waar hij aan toe is en dat is wel zo prettig.’
Meest gevraagde aanpassingen
De meest gevraagde aanpassingen zijn de laatste jaren integratie met inkooporders en contracten. ‘Zijn bedrijven eenmaal over op e-factureren, dan willen ze graag zo veel mogelijk van het purchase-to-pay proces automatiseren en integreren,’ aldus Ter Steege. ‘Het kwam bij grote organisaties nogal eens voor dat de afdeling finance pas notie kreeg van een aangegane verplichting bij binnenkomst van een factuur. Als deze dan ook nog eens geen link heeft met een order of contract, wordt het zoeken naar een speld in een hooiberg. Als die link er wel is, ban je spookfacturen uit. Nepfacturen waar geen order tegenover staat, worden dankzij automatisering van deze workflow simpelweg niet betaald. De financial kijkt vervolgens of dit terecht is of niet en hoeft dus alleen zijn tijd aan het uitzoeken van uitzonderingen te besteden. Dat maakt zijn werk ook nog eens interessanter.’
Niet alleen de initiële implementatie van de slimme finance softwareoplossingen kunnen klanten met een gerust hart aan Easy Systems overlaten, ook over updates en nieuwe ontwikkelingen hoeven zij zich niet meer druk te maken. Ter Steege: ‘Nieuwe interfaces en verbeteringen stellen wij automatisch beschikbaar, dus ook voor bestaande klanten. Met deze service ontzorgen wij onze klanten. Met software van Easy Systems zijn organisaties altijd klaar voor de toekomst.’
Blockchaintechnologie
Van wat die toekomst brengen zal, licht Ter Steege alvast een tipje van de sluier op: ‘Naast facturen zal ook ander extern e-berichtenverkeer in de workflow integraal geautomatiseerd worden. Bijvoorbeeld leveringsbevestigingen, inkooporders en digitale productcatalogi van leveranciers in je eigen ERP-systeem. Van de huidige protocollen XML en PEPPOL zullen we naar de blockchaintechnologie gaan. Dit komt uit de wereld van de cryptocurrency, denk aan bitcoins. Blockchain kan garanderen dat een transactie niet is veranderd wat meer zekerheid over de factuur oplevert. Het neemt als het ware de rol van de onafhankelijke derde bij transacties over. Dit opent mogelijkheden voor supply chain financing waarbij je op basis van blockchain kunt voorfinancieren: een nieuwe vorm van factoring om je werkkapitaal te kunnen verbeteren. Organisaties kunnen hun bedrijfsprocessen zo nog efficiënter inrichten en krijgen meer grip op de hele keten.’
Over Easy Systems
Easy Systems ontwikkelt ERP-onafhankelijke software voor het optimaliseren van het purchase-to-pay-proces. Met deze intuïtieve en slimme software helpen zij organisaties om kostenvoordelen te behalen. Hierbij is het gebruiksgemak van de software van groot belang. Plezierig werken verhoogt de productiviteit en kwaliteit van het werk en dus het succes van de organisatie. De oplossingen van Easy Systems helpen organisaties om hun processen efficiënter, inzichtelijker en overzichtelijker te maken. Bron/info: www.easysystems.nl
