Spreadsheet-tools zoals Excel zijn ingebed geraakt in organisaties als dé ICT-tool om te faciliteren in financiële processen zoals consolidatie, planning en rapportage. Maar de trend is nu om af te stappen van Excel en specifieke planningsystemen in te zetten. We geven tien recepten voor een succesvolle implementatie.
Tekst: Martin Daudey en Gert-Jan Wolleswinkel, respectievelijk partner en consultant bij KeyOn
De belangrijkste redenen om af te stappen van Excel zijn de complexiteit van de spreadsheetmodellen en het feit dat de kennis van de modellen persoonsgebonden is. Gaat de kennisdrager weg, dan verliest het model zijn waarde. Planningsystemen variëren van een ‘eenvoudige’ oplossing in Excel tot state-of-the art-oplossingen met statistical forecasting, reporting, workflow management en integratie met andere systemen. Ervaringen uit de praktijk hebben we herleid tot tien recepten die bijdragen aan een succesvolle implementatie. Een aantal van deze recepten geldt voor implementatietrajecten in het algemeen; andere zijn specifiek van toepassing op planningsystemen.
ALGEMENE RECEPTEN
1. Schrijf een gedegen plan van aanpak
Bij de start van een project zijn de einddatum en het eindproduct in het algemeen duidelijk maar niet altijd de exacte inhoud of invulling ervan. Met een gedegen plan van aanpak legt u in ieder geval datgene vast wat al wel duidelijk is en ook wie waarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn. Dit voorkomt discussies tijdens en na het project over wat wel en wat niet binnen het project viel. Een gedegen plan van aanpak bevat de volgende onderwerpen:
- achtergrond (aanleiding, historie, context);
- doelstelling (SMART-gedefinieerd);
- projectopdracht en projectresultaat;
- scope en afbakening;
- uitgangspunten en randvoorwaarden (organisatie, tijd, geld, kwaliteit, functionaliteit en dergelijke);
- relaties met andere projecten;
- projectorganisatie (stuurgroep, opdrachtgever, opdrachtnemer, werkgroepen, teamleden); projectaanpak (fasering, werkwijze, informatie en rapportage);
- uit te voeren activiteiten;
- op te leveren producten;
- kwaliteitsmanagement;
- beheersing van tijd, geld en kwaliteit (procedures, richtlijnen, rapportages);
- planning en begroting;
- risicoanalyse
2. Integratie
Zorg voor een juiste integratie met ICT en ondersteun met het nieuwe systeem de integratie van planningprocessen tussen de afdelingen binnen het bedrijf.
• Horizontale integratie van de planningprocessen
Binnen de organisatie moet één gezamenlijk plan zijn, waarbinnen alle afdelingen zoals verkoop, marketing en productie werken. Door deze integratie kunnen de processen binnen de ene afdeling worden afgestemd op processen binnen de andere afdeling.
• Verticale integratie van de planningprocessen
Uit de op strategisch niveau opgestelde scenario’s volgen targets die top-down worden gecommuniceerd binnen het bedrijf. Vanuit de afdeling is een bepaalde budgetbehoefte, die bottomup wordt gecommuniceerd naar het management. De targets, gecombineerd met de budgetbehoefte, leiden tot een definitief budget. Gedurende het jaar kan met behulp van verticale planintegratie worden gekeken of afdelingen binnen budget blijven. Wanneer dit niet het geval is, kunt u kijken naar de oorzaak en zonodig bijsturen.
• Integratie met bestaande ICT
Zonder integratie geen communicatie en zonder communicatie geen kans van slagen. Het is belangrijk dat het nieuwe systeem compatible is en geïntegreerd wordt met de bestaande systemen.
3. Roll-out strategie
Maak zorgvuldig gebruik van een roll-out strategie. Hiervoor bestaan de volgende keuzemogelijkheden:
- ingebruikname: big bang, gefaseerd, parallel of gecombineerd;
- organisatorisch: per businessunit, afdeling of team;
- functioneel: marketing, verkoop, klantenservice;
- procesmatig: demand planning, supply chain management, R&D-planning, financial forecasting, budgeting;
- combinaties hiervan?
Het adagium think big, start small blijkt hierbij goed te werken. Met andere woorden: beperk de scope en bouw leerervaringen op. Evalueer na iedere implementatiestap en neem de leerpunten mee in de volgende fase.
4. Stevig projectleiderschap
Zorg voor stevig projectleiderschap. Veel planningprojecten falen door de inzet van een onervaren projectmanager. De wijze waarop de projectmanager functioneert, is ook een belangrijke succesfactor voor een succesvolle implementatie. De projectleider moet hebben aangetoond inzicht te hebben in de complexiteit van de op te lossen problematiek en de samenhang met andere projecten. Verder moet de projectleider het totaaloverzicht houden en niet verzanden in details. Projectbeheersing moet strikt worden toegepast, op basis van realistische planningen. Goede communicatieve vaardigheden zijn wezenlijk.
5. Pakketselectie
Doe vooronderzoek: inventariseer interne kennis, maak een short list met leveranciers en leg minstens één referentie bezoek af. Na de voorselectie kunt u demonstraties aanvragen bij de overgebleven leveranciers. Deze demonstraties zien er vaak spectaculair uit, maar blijf heel kritisch. Let ook op de after-sales support. Er vinden op dit moment veel overnames plaats, vraag naar de roadmap die veel leveranciers hebben voor hun producten. Dring aan op een referentiebezoek bij een bedrijf waar een vergelijkbare oplossing is uitgerold.
Leveranciers
Leveranciers die planningsystemen aanbieden, zijn onder andere IBM/Cognos, Oracle/Hyperion, SAP/Outlooksoft, Infor/MPC en sinds kort Microsoft/PerformancePoint. Het systeem is vaak onderdeel van een uitgebreide suite met daarin verschillende CPM-modules zoals modelleren en simuleren; strategisch management; plannen, budgetteren en forecasten; financiële consolidatie; rapportage en analyse.
SPECIFIEKE RECEPTEN
6. Systeem volgt het proces
Start niet met de implementatie van het systeem zolang het proces onduidelijk is. Zorg ervoor dat eerst het proces op orde is, stel dan de systeemeisen op en kies op basis daarvan het systeem.
7. Inrichting en implementatie
Zorg voor een stapsgewijze implementatie (per bedrijfsonderdeel) en zorg voor flexibiliteit gedurende het implementatietraject; implementaties van planningprojecten zijn nogal onderhevig aan verandering.
8. Samenstelling teams
Stel multidisciplinaire teams samen. Omdat deze teams meestal van beperkte omvang zijn, gaat de voorkeur uit naar teamleden die meerdere rollen op zich kunnen nemen en die kennis hebben van meerdere gebieden. Zorg ervoor dat bij het wegvallen van een teamlid door bijvoorbeeld ziekte zijn rollen automatisch door andere teamleden worden overgenomen.
9. Communiceer successen
Begin al in een vroeg stadium van het traject met het communiceren van successen. Dit verlaagt de weerstand tegen de komst van een planningsysteem.
10. Beheer
Veel planningsystemen lenen zich er uitstekend voor om het beheer intern op te pakken. Planningprocessen kenmerken zich door het hoge aantal veranderingen, dus zijn korte lijnen en flexibiliteit gewenst. Het onderhouden en veranderen van de applicaties in het systeem kan door de gebruikers worden gedaan. De infrastructuur achter het systeem wordt dan ondergebracht bij ICT.
* * *
Dit artikel is eerder gepubliceerd in Tijdschrift Administratie.
Meer van dit soort artikelen lezen? Voor een proefnummer of abonnement op Tijdschrift Administratie klikt u hier.
