Alle ministeries met uitzondering van Defensie krijgen één gemeenschappelijk servicecentrum voor personeelsregistratie en salarisadministratie. De ministerraad heeft op voorstel van minister Ter Horst van Binnenlandse Zaken ingestemd met de oprichting van zo’n centrum. Volgens planning is het centrum in 2011 gereed en wordt daarmee een besparing van 280 miljoen euro gerealiseerd. Hiermee gaat P-Direkt, de benaming van het nieuwe servicecentrum voor de rijksoverheid, zijn tweede fase in. Ron van Beusekom, Hoofd P&O en Salarisadministratie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa), vertelt over de impact van deze operatie op de organisatie en de medewerkers.
Tekst: Bianca Minkman
Op de foto: Ron van Beusekom (foto van Ministerie van Buitenlandse Zaken)
Van Beusekom, sinds 2001 werkzaam bij BuZa, rekent snel af met het vooroordeel dat de overheid financials weinig uitdaging zou kunnen bieden. “BuZa is een dynamische organisatie die echt in beweging is. Jarenlang was het zo dat ieder ministerie zijn eigen P&O en salarisadministratie had. Om de kennis te bundelen, is besloten een centraal ‘HRM huis’ op te zetten. Het P-Direkt is niet alleen efficiënter, maar maakt het ook makkelijk regels en processen te harmoniseren en uniform te digitaliseren. BuZa zal in beginsel per januari 2009 alleen gebruik gaan maken van de nieuwe Payroll voorziening.
Gefaseerde invoering
In de eerste fase, die in januari 2007 van start ging, is de basis gelegd voor het servicecentrum. Het rijkspersoneelsysteem is opgezet en bij vijf ministeries in gebruik genomen. De personeelsdossierservice, waarin alle personeelsdossiers zijn gedigitaliseerd, is operationeel. Ook is de rijkssalarisservice voor 118.000 ambtenaren succesvol tot stand gekomen. Bovendien is een zelfbedieningsportaal voor het afhandelen van administratieve HR-zaken ontwikkeld. P-Direkt ondersteunt de ministeries met de invoering daarvan in hun eigen organisatie. Hiermee heeft P-Direkt met de ministeries tot nu toe een rijksbrede besparing van 102 miljoen euro gerealiseerd. De volgende fase zal in het teken staan van het daadwerkelijk bundelen van de gebruikersondersteuning, die nu nog op de afzonderlijke ministeries plaatsvindt.
Nieuwe functies
De invoering van P-Direkt was voor de medewerkers van BuZa een ware aardverschuiving. Bijna alle taken en processen op het gebied van personeels-, salaris-, verlof- en verzuimadministratie waren gescheiden. Elke medewerker had zijn eigen specifieke takenpakket. Daarom is besloten de personeelsdienst die zich bezighoudt met de administratieve verwerking te reorganiseren. Hiertoe is het ‘Bureau SV’ (salaris-verlof-verzuim) opgericht. Van Beusekom: “Alle administratieve HRM-taken inzake personeels-, salaris-, verlof- en verzuimadministratie zijn hier ondergebracht. Dat is beter voor de uniformiteit en de continuïteit. Deze nieuwe opzet betekende wel dat het werk voor iedereen behoorlijk is veranderd. De reorganisatie zette alles op zijn kop wat al jaren op een bepaalde manier ging. We hebben in een werkgroep van P&O en externe deskundigen een tranisitieplan opgesteld met nieuwe functieprofielen. Bij elke functie hoorde een persoonlijk opleidingsplan, met opleidingen op het gebied van personeels- en salarisadministratie, sociale verzekeringen, Excel, Access en Discover (een rapportagetool). Vervolgens kon iedereen op de functies solliciteren. Uiteraard hebben we de medewerkers eerst uitgebreid geïnformeerd in workshops en persoonlijke gesprekken. De nieuwe werkwijze vereist andere competenties en allround kennis.”
Heel Bureau SV op training
Alle achttien medewerkers van het nieuwe Bureau SV hebben de (incompany) opleiding BKL (basiskennis loonadministratie) van Kluwer gevolgd en met succes afgesloten. “Sommigen zagen aanvankelijk erg tegen de training op omdat ze al geen jaren meer een cursus hadden gedaan. Bovendien was dit niet vrijblijvend dus dat geeft toch ook een zekere druk,” aldus Van Beusekom. Hij vervolgt: “Een persoon kwam er daardoor achter dat hij liever verder ging in een andere functie, die hebben wij begeleid naar een andere baan binnen het ministerie. Het merendeel van de mensen was echter juist enthousiast omdat ze dingen uit hun dagelijkse werk in de training herkenden en de nieuwe kennis direkt konden toepassen. De medewerkers Front Office die niet verplicht waren de PDL-opleiding (Praktijkdiploma Loonadministratie) te volgen, hebben na hun opleiding BKL aangegeven ook PDL te willen behalen. Zeven medewerkers hebben nog de vervolgtraining PDL van Kluwer incompany gedaan. Deze medewerkers vormen binnen het Bureau SV de afdelingen Interne Controle en de Back Office, voor meer specialistische zaken zoals contact met de fiscus en het UWV (Poortwachter). De overige medewekers bemensen de Front Office dat alle mutaties verzorgt op het gebied van personeel, salaris, verlof en verzuim.” De operatie bracht een cultuuromslag teweeg doordat mensen veel meer gingen samenwerken en kennis delen. Van Beusekom legt uit: “Het ging niet allemaal zonder slag of stoot, sommigen waren eerst huiverig en ook kostte de transitie meer dan vooraf was ingepland. Maar het resultaat mag er zijn. Dat mensen scherper en leergieriger zijn geworden, is pure winst. Onze medewerkers voelen zich ook gewaardeerd omdat er echt in hen is geïnvesteerd. De incompany opleidingen hebben daarbij een grote rol gespeeld.”
* * *
Ervaringen van Jennifer Ho Yok Gin, medewerkster Front Office
Jennifer Ho Yok Gin is medewerkster Front Office binnen het Bureau SV. Zij is bezoekers van de service balie van dienst en beantwoordt ook veel vragen die telefonisch of per mail binnenkomen. “Ik heb contact met veel verschillende mensen, vaak collega’s maar ook met de fiscus, het uwv of soms ook deurwaarders. Inhoudelijk specialistische vragen sluizen wij door naar onze back office of loopbaanadviseurs. Sinds de reorganisatie heb ik nu veel meer taken. Dat was even wennen, want nieuwe dingen kosten meer tijd. Eerst deed ik alleen de salarisadministratie, nu doe ik ook verlof- en verzuimregistratie. Het maakt mijn werk wel interessanter. Veel van de training BKL herken ik in mijn werk, hoewel niet alles van toepassing was omdat het bij de overheid soms net wat anders gaat. Ook leer je in de training dingen te berekenen en hoewel het wel goed is dat je dat een keer hebt gezien, neemt de software in de praktijk ons veel rekenwerk uit handen. Ik heb met name veel kennis opgestoken over regelingen zoals spaarloon, levensloop en het effect van ouderschapsverlof op de salarisadministratie bijvoorbeeld. Zo’n training zet je weer op scherp en maakt je ook bewust van de ervaring die je in de loop der jaren toch al hebt opgebouwd.”
Ervaringen van Ellen van Bennekom, medewerkster Interne Controle
Ellen van Bennekom is medewerkster Interne Controle binnen het Bureau SV. Zij houdt zich bezig met integriteitscontrole op alle SV-mutaties en verzorgt werkinstructies voor de front en back office. Ze heeft zowel de BKL als de PDL training gevolgd. “De BKL training vond ik erg nuttig. De PDL training heb ik in modules gevolgd. Soms vond ik bepaalde stof wel erg diep gaan terwijl ik bij andere onderdelen juist wat meer verdieping wilde, zoals specifiek publiekrechtelijk bij arbeidsvraagstukken. Erg interessant vond ik het deel over de afdrachten. Hoewel we dat niet allemaal zelf hoeven te doen, is het wel goed te weten hoe het in elkaar steekt. Verder vond ik het erg prettig dat de opleiding onder werktijd was en hier op locatie, dat is toch minder belastend. Ik vond het leuk om te doen maar het was wel pittig, het was jaren geleden dat ik ’s avonds aan mijn huiswerk zat!”
* * *
Meer informatie
Voor informatie over incompany trainingen, zoals bijvoorbeeld de BKL en PDL, kunt u terecht bij Frédérique Zeemans, tel. 06-12965966 of per e-mail
