Financieel-administratieve professionals zijn nu meer dan ooit de financiële spin in het web. Cijfers zijn zeker in crisistijden belangrijke stuurmiddelen. Het management vraagt steeds meer van financials en dat mag best wat beter gewaardeerd worden, vonden de bezoekers van de Nationale Administrateursdag op 15 oktober jl. Bovendien komt ook de uitvoering van nieuwe regelingen uiteindelijk op het bordje van de administrateur terecht. Met name de nieuwe btw-regels per 2010 roepen veel vragen op. Toch is het de kunst om juist nu niet alle energie te richten op meer rapportages achteraf maar betere managementinformatie vooraf. Aan financials de uitdaging hier de regie te pakken.
Tekst: Bianca Minkman
Dagvoorzitter Kees Mijnten opent het programma van de Nationale Administrateursdag met een aantal stellingen. De reacties zijn bijna fel wanneer hij het onderwerp waardering aansnijdt. Niet financiële of boekhoudkundige waardering, nee, de waardering van het werk van financieel-administratieve professionals. Nu het bij veel organisaties wat minder gaat, stijgt de vraag naar rapportages en allerhande management-informatie, vaak ook nog eens ad hoc. En dat terwijl de reguliere werkzaamheden ook door moeten gaan, vaak met minder mensen. Het Ministerie van Financiën houdt ook geen rekening met stijgende werkdruk en gaat gewoon door met het produceren van nieuwe, tijdrovende regels. Die administrateurs uiteindelijk moeten implementeren. Zoals de nieuwe Europese btw-regels die per 2010 gaan gelden.
Nieuwe btw-regels
Btw-specialist Carola van Vilsteren (Van Vilsteren BTW Advies bv) wijst de congresbezoekers op een belangrijke wijziging. Tot nu toe is de vestigingsplaats van de dienstverrichter bepalend voor de btw. Vanaf 2010 is de plaats waar de afnemer van de dienst gevestigd is, leidend. De btw wordt vanaf 2010 veelal ‘verlegd’. Tenminste, als het business-to-business betreft. Voor diensten verricht aan consumenten blijft alles hetzelfde. Met ingang van volgend jaar moeten diensten apart gespecificeerd worden bij de btw-aangifte, ook bij afname van diensten uit het buitenland. Diensten moeten tot nu toe bovendien op factuurdatum gespecificeerd worden, straks wordt dat op prestatiedatum. Deze kan dus voor de factuurdatum liggen! Volgens de staatssecretaris zorgt dit niet voor praktische problemen maar Carola van Vilsteren deelt die mening niet met hem. Er wordt namelijk bij diensten van of naar het buitenland, binnen de EU, per computer door de fiscus een match gemaakt van aangiftes. Wat gebeurt er als de buitenlandse leverancier een verkeerd hokje heeft aangevinkt of een coderingsfout heeft gemaakt? Van Vilsteren vreest dat administrateurs dan mogelijk te maken krijgen met boekenonderzoek door de fiscus, iets waar niemand op zit te wachten natuurlijk. Ook de financials in de zaal voorzien veel rompslomp. Wat te doen bij een gecombineerde levering van diensten (prestatiedatum) en goederen (factuurdatum)? Of als een transactie ‘over het jaar heen gaat’ (suppletie-aangifte)…
* Noot redactie: *
Om aan de vraag naar actuele informatie over btw te voldoen, heeft Van Vilsteren inmiddels het boekje ‘BTW – Belasting van Te veel Werk’ (deel 4 Praktijkreeks Administratie) geactualiseerd. Deze hernieuwde uitgave vindt u hier in onze shop. Eind dit jaar zal er nog een deel in deze reeks verschijnen (nr. 21) specifiek over internationale handel en btw per 2010. Wij houden u via het e-zine op de hoogte.
BSPD/NGO-Scriptieprijs
De btw speelt opnieuw een belangrijke rol bij de uitreiking van de BSPD/NGO-Scriptieprijs. De winnende scriptie gaat namelijk over de fiscale risico’s inzake toepassing van het btw-compensatiefonds bij Stadsdeel Zuid-Oost te Amsterdam. De auteur van de scriptie, Jolanda Karstens, ontvangt een cheque van maar liefst 5000 euro (en eeuwige roem!) uit handen van Natasja Kroon, directeur van de Associatie voor Praktijkexamens. Kroon roemt namens de jury het niveau van de scripties die dit jaar zijn ingezonden. De tweede plaats (1000 euro) is voor Debby Roodink van Archiatros. Onderwerp van haar scriptie is verbetering van de administratieve organisatie. De derde plaats tot slot (500 euro) is voor Cynthia Smits van KPN. Haar scriptie heeft een zeer actueel onderwerp: de financieel-administratieve aspecten van reorganisaties binnen complexe organisaties.
In een volgende aflevering van Tijdschrift Administratie vindt u een interview met de winares van de scriptieprijs.
Goede managementinformatie
Bert Gadellaa (IJsselvliet bv) roept de financials op om juist tijdens de crisis niet nog meer gegevens te gaan verzamelen en registreren, ook al wil het management dat. Goede managementinformatie kijkt vooruit en fungeert als een mistlamp, niet als een achteruitkijkspiegel. Financials kunnen het MT, gebruikers van hun rapportages, meer het gevoel geven grip op de situatie te krijgen door goed te inventariseren wat het MT nu eigenlijk echt wil weten. Gadellaa: ‘Vraag uw manager wanneer hij succesvol is en welke informatie hij nodig heeft om dat te weten. Pak als financial zelf die regiefunctie!’ De succesfactor om een betere managementinformatievoorziening op te zetten, is het tijdig betrekken van de eindgebruiker. Gadellaa wijst ook op het grote belang van goed inzicht in kasstromen: ‘Cash is king, profit is an opinion!’. Minder dan de helft van de aanwezigen blijkt echter regelmatig cash overzichten te maken. Gadellaa roept hen op dit vooral wel te gaan doen.
Cash whisperer
Gadellaa heeft Rudy Stroink, CEO van vastgoedonderneming TCN, meegenomen om de praktische kant van managementinformatie toe te lichten. Tijdens het vraaggesprek met Kees Mijnten blijkt dat Stroink vooral als een ondernemer denkt: ‘Ik weet niet wat ik er mee moet, al die management rapportages. Maar ik weet wel dat het me heel veel geld kost! Het is nu eenmaal nodig voor de fiscus. Maar die cijfers achteraf is een taal die ik niet versta. Monitoring is belangrijk, maar net als in de cockpit (Stroink is piloot en heeft een eigen vliegtuig, red.) moet de monitoring co-piloot zich niet bemoeien met de sturende piloot. Als de co-piloot dan aan de bel trekt, moet de sturende piloot wel luisteren en niet in discussie gaan. Bij TCN heb ik nu iemand aangesteld die alleen over de cash flow gaat, onze ‘cash whisperer’. Hij kost me relatief weinig en levert veel op!’ Mijnten: ‘Had u met dergelijke informatie de grote dip waar uw bedrijf anderhalf jaar geleden mee te maken kreeg, beter kunnen voorzien?’ ‘Absoluut,’ reageert Stroink stellig. En als tip: ‘Je moet eerst bewegen, voor je kunt sturen.’
Vrije vergoedingen
Belastingadviseur Linda Jansen (LTJ Consultancy & Education) zorgt vervolgens dat de aanwezigen helemaal bijgepraat worden over de loonheffingen en fiscale vereenvoudigingswet in 2010. Ter vereenvoudiging van de systematiek voor vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer wordt de ‘werkkostenregeling’ geïntroduceerd. Er komt een forfaitaire vrijstelling van anderhalf procent van de totale loonsom (exclusief eindheffingsbestanddelen) van de werkgever. De vergoedingen worden dus niet meer via de loonadministratie verwerkt per werknemer! Het forfait kan worden ingezet voor maaltijden, vakliteratuur, kerstgeschenken, verhuizingen naar de werkplaats en personeelsfeesten. Uitzonderingen: reis- en verblijfkosten, leaseauto’s, cursussen, 30 procent-regelingen en verhuizingen in verband met bedrijfsverplaatsingen. De beoogde inwerkingtreding is 1 januari 2011. Jansen geeft de bezoekers als tip mee om in 2010 alvast te inventariseren of de huidige verstrekkingen gedekt kunnen worden met het nieuwe forfait.
Parallelsessies
Naastde plenaire sessies kunnen bezoekers ook een keuze maken uit de vele parallelsessies: over horizontaal toezicht, bedrijfswaardering in het mkb, onderhandelen met de bank, geld verdienen met sociale zekerheid, IFRS voor mkb, actualiteiten arbeidsrecht, elektronisch factureren, rapportagemodellen met Excel, kostenbesparingen en creatief denken. Ook is er een uitgebreide informatiemarkt met vele stands. De dag wordt afgesloten met een optreden van het duo ‘More balls than brains’ die de wondere wereld van de financial humoristisch vertalen naar een indrukwekkende jongleeract. Het filevrije congres (10.45-18.30 uur) eindigt met een heerlijk buffet en voor de liefhebbers nog een film naar keuze, een leuke bijkomstigheid van CineMec (Ede) als locatie!
Foto-impressie
Hier vindt u een foto-impressie van de Nationale Administrateursdag 2009. Fotografe: Jeanette Schols.
