De druk op de financiële functie van organisaties groeit: de organisatie verwacht een steeds betere ondersteuning. Van de financiële functie wordt verwacht dat zij acteert als businesspartner. Hoe kan de financiële functie hiermee omgaan? Hoe kan zij zich wapenen en wat is de juiste, passende inrichting? In dit artikel beschouwt de auteur de financiële functie als een aparte organisatie met eigen klanten, leveranciers en een eigen strategie. Aan de hand hiervan beschrijft zij de toepassing van customer relationship-managementprincipes voor de inrichting van de financiële functie.
Vele modellen laten het zien, vele auteurs hebben erover geschreven: de financiële functie transformeert van bean counter naar een strategische en regisserende rol. Groeimodellen lopen van scorekeeper via financial accounting en management accounting naar businesspartner, finance of the future of zelfs wealth creator. De CFO wordt een CVO (chief value officer) en neemt naar verwachting steeds meer de interne stuur- en beheersingsrol over van de CEO. Het op orde hebben van de financiële administratie voor de financiële verantwoording is en blijft de basis. Echter, de focus verschuift.
De basisprocessen zijn tegenwoordig geoutsourcet of gecentraliseerd in shared service centers en worden met steeds minder mensen, efficiënter, uitgevoerd. Vanuit deze ontwikkeling komt de aandacht steeds meer te liggen op de ondersteuning van het strategisch, tactisch en operationele management van de organisatie.
Eigen palet aan diensten
Net als de organisatie waarin zij opereert, heeft de financiële functie klanten en toeleveranciers en een eigen palet aan diensten en producten. De financiële functie heeft diverse klanten, zoals de aandeelhouders, die betrouwbare financiële cijfers verwachten in de jaarrekening en de kwartaalrapportages.
Verder zijn er andere externe stakeholders en klanten, zoals de fiscale autoriteiten. Tot slot is er de steeds belangrijker wordende klant: de bestuurders van de onderneming, de interne klant. Aan hen levert de financiële functie betrouwbare managementrapportages, periodieke en ad-hocanalyses, gevraagd en ongevraagd advies over de prestaties, ondersteuning bij de planning, budgettering en forecasting of business cases.
De toeleveranciers van de financiële functie zijn de accountant, de IT-afdeling, een mogelijke BPO-partner, financiële instellingen en specialistische dienstverleners zoals de belastingconsulent en credit rating agencies. De voornaamste concurrent van de financiële functie is de klant zelf. Het management heeft vaak de neiging om taken zelf op te gaan pakken, in plaats van deze uit te besteden aan de financiële functie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen van businesscases of planning & control-activiteiten.
In dit denkkader kiest ook de financiële functie een eigen passende strategie. In termen van de door Treacy en Wiersema (2007) beschreven waardestrategieën, kan deze in het verleden worden beschouwd als operational excellence; het op een gebruikersvriendelijke wijze leveren van betrouwbare producten en diensten (de financiële verantwoording) tegen lage kosten. Met de toenemende verwachtingen van interne klanten is echter een customer intimacy-strategie een beter alternatief.
Hierbij wordt het productaanbod afgestemd op de specifieke klanten. De organisatie heeft een zeer gedetailleerde kennis van haar individuele klanten en kan zich snel aanpassen aan de behoeften van de klant. Dit sluit aan bij de toenemende complexiteit en snelheid van organisaties in het algemeen en bij de verwachtingen van de interne klant om hen hierin te ondersteunen.
Om deze strategie invulling te geven is een klantgerichte organisatie nodig. Veel kennis en ervaring over het inrichten van klantgerichte organisaties is aanwezig binnen het vakgebied customer relationship management (CRM). Toepassing van enkele CRM-basisprincipes binnen uw organisatie kunt u doen via een aantal eenvoudige stappen.
Stap 1: Wie zijn uw klanten?
Eerder in dit artikel heb ik een beschrijving op hoofdlijnen gegeven van de klantgroepen van de financiële functie. Binnen deze klantgroepen, externe share- en stakeholders en het interne management, zit nog een diversiteit van klanten en klantgroepen. Wie dit precies zijn is afhankelijk van uw organisatie.
Goede kapstokken voor het verder in kaart brengen van de interne klanten zijn de verschillende managementdimensies die worden gebruikt in uw organisatie. De gemiddelde organisatie gebruikt meer dan één dimensie.
In het voorgaande voorbeeld heeft de financiële functie een aantal verschillende interne klanten: businessunitmanagers-landenmanagers-regiomanagers, businesslinemanagers-productmanagers, key accountmanagers, en niet te vergeten managers van staffuncties, zoals HRM en IT.
Deze klanten zijn niet allemaal even belangrijk. Bepaal daarom uw prioriteiten. Theoretisch zijn de klanten waarbij u de grootste toegevoegde waarde kunt bereiken het belangrijkst.
Een eenvoudig voorbeeld: een manager die een beslissing neemt over een investeringsbeslissing van enkele miljoenen heeft een hogere prioriteit dan een manager die over enkele tonnen beslist. Een goede of slechte beslissing heeft in het eerste geval immers een veel grotere impact op de organisatie.In de praktijk spelen echter politieke krachten ook mee en is de impact van beslissingen niet altijd goed meetbaar.
Er zijn twee aandachtspunten bij het bepalen welke prioriteit een klant moet krijgen. Om te beginnen kan er een verschil zijn tussen uw huidige klanten en het klantenpotentieel. Het is heel goed mogelijk dat de key accountmanagers op dit moment geen beroep doen op uw dienstverlening. Ze leggen geen specifieke informatievraag bij u neer en betrekken u niet bij het nemen van investeringsbeslissingen.
Niettemin kunt u wellicht waarde toevoegen voor de organisatie als u specifiek hen zou ondersteunen. Daarnaast is uw plaats binnen de organisatie ook van belang bij het bepalen wie uw klanten zijn. Een onderdeel van de financiële functie heeft iets andere klanten dan de organisatie als geheel. Indien uw financiële afdeling zich bevindt binnen een onderdeel van de organisatie, bijvoorbeeld een businessunit, dan is Group Finance een van uw klanten, en niet de (externe) aandeelhouders. U levert aan Group Finance de onderliggende gegevens, waardoor zij hun klanten, (externe) aandeelhouders en het bestuur, van dienst kunnen zijn.
Stap 2: Wat is de dienstverlening aan uw klanten?
Iedere klant heeft eigen wensen en eisen. Begin bij het inventariseren van de wensen bij de klant zelf. Een belangrijk aspect hierbij is de mate waarin klanten worden bediend met standaardproducten, massamaatwerk of volledig maatwerk. Een van de meest concrete producten van de financiële functie, de maandelijkse managementrapportage, is een product dat vraagt om massamaatwerk.
De rapportage moet relevant en goed interpreteerbaar zijn voor iedere klant. Daarbij spelen persoonlijke voorkeuren een grote rol. De ene persoon is sterk cijfermatig ingesteld, de ander heeft liever grafieken en een derde heeft voldoende aan een stuk tekst. Ook moet de inhoud van de verschillende rapportages consistent zijn met elkaar en in lijn met strategie en verantwoordelijkheden.
Het inventariseren van de wensen voor de rapportage kan in dit geval het beste worden gedaan per klantgroep/organisatiedimensie, bijvoorbeeld in de vorm van een workshop, zo mogelijk met een vertegenwoordiging van de groep. Dit om te voorkomen dat er een lijst ontstaat met wensen die niet consistent met elkaar zijn. U wilt voorkomen dat businessunitmanager A een anders opgebouwde managementrapportage wil dan businessunitmanager B.
Wensen met betrekking tot managementrapportages kunnen binnen een dimensie rechtstreeks doorvertaald worden naar een lager niveau. Andere producten vragen wellicht om maatwerk. Denk bijvoorbeeld aan presentaties voor managementteamvergaderingen of een analyse van een onderwerp dat eenmalig in detail nader wordt bekeken.
Kijk bij het bepalen van de dienstverlening ook naar de wijze waarop u wilt omgaan met uw klanten (relatiestrategie) en hoe u invulling geeft aan het contact (contactstrategie). Wilt u periodieke afspraken? In groepsverband of bilateraal? Loopt het contact met name via e-mail of via uw BI-tool? Hoe gaat u om met ad-hocvragen? Enzovoort.
De klantwens is overigens niet altijd leidend. Deze kan niet in het belang zijn van de klant zelf of de organisatie als geheel. Bovendien heeft de financiële functie naast een ondersteunende, ook een onafhankelijke functie.
Stap 3: Wat is een passende inrichting van uw financiële functie?
Een ontwikkelde financiële organisatie, opgericht om als businesspartner te functioneren, is zodanig ingericht dat de dienstverlening naar klanten optimaal is. Om klantprocessen soepel en probleemloos te laten verlopen is het noodzakelijk dat het werk procesgericht georganiseerd wordt. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de opsplitsing van de organisaties in verschillende niveaus: een frontoffice, midoffice en een backoffice (Van Leeuwen, 2010).
- Een frontoffice is verantwoordelijk voor klantcontacten en bewaakt de uitvoering van de in gang gezette klantprocessen richting midoffice en backoffice. In de financiële functie levert de frontoffice ondersteuning aan de interne klanten.
- De midoffice produceert en distribueert producten en diensten op maat en bewaakt de productconfiguraties. De midoffice vervult organisatorisch en technisch gezien een schakelfunctie tussen frontoffice en backoffice. Binnen de financiële functie produceert de midoffice rapportages.
- De backoffice zorgt voor een flexibel productieproces. De backoffice streeft naar schaalgroottevoordelen. Binnen de financiële functie zit de financiële administratie in de backoffice.
In de meeste gevallen is de backoffice van de financiële functie al gericht op schaalgroottevoordelen door centralisatie in shared service centers, al dan niet in eigen beheer of in samenwerking met een BPO/outsourcing partner. De functie van midoffice ligt in veel gevallen nog bij een business controller die ook verantwoordelijk is voor de frontoffice. De frontoffice wordt vooral bediend door business controllers. Zij zijn voor de interne klanten de ‘accountmanagers’van de financiële functie.
Iedere klant heeft zijn eigen accountmanager die hem door en door kent. Iedere accountmanager heeft een of meerdere, aan elkaar gerelateerde klanten. Hoeveel klanten een business controller heeft is afhankelijk van de belangrijkheid/prioriteit van de klanten.
In het eerdergenoemde voorbeeld heeft de organisatie voor iedere businessunit een controller die leidinggeeft aan landencontrollers als businesspartner. De landencontrollers doen hetzelfde op een lager niveau. Daarnaast heeft iedere business line een eigen controller, waarbij er een aantal business lines zijn gegroepeerd omdat ze relatief klein zijn. Tot slot is er een controller die ondersteuning verleent aan de key accountmanagers.
De ’frontoffice controllers’ hebben bij voorkeur tijdelijk in de directe operatie gewerkt waar ze voor verantwoordelijk zijn, waardoor ze gedetailleerde kennis hebben opgedaan. Hierdoor zijn ze in staat om flexibel en snel te opereren.
Conclusie: zorg voor klantfocus
Uw financiële functie is weliswaar onderdeel van een groter geheel, ook u heeft klanten aan wie u producten en diensten levert. Mijn aanbeveling is om duidelijk te hebben wie zij zijn en wat hun prioriteiten zijn. U kunt per klantgroep of per klant samen met de klant bepalen welke producten en diensten u verleent en op welke wijze. Tot slot dient u uw organisatie zodanig in te richten dat klanten te maken hebben met eigen ‘accountmanagers’, die flexibel en snel kunnen inspelen op de individuele eisen en wensen.
De klantfocus zal u helpen om de verwachtingen bij uw klanten te managen, flexibel en snel om te gaan met veranderingen en daarmee steeds meer toegevoegde waarde te leveren voor uw organisatie. Mocht de financiële functie het CRM-principe goed in de vingers hebben, dan kan deze aanpak wellicht een extra zetje in de rug zijn bij de ondersteuning van de (verkoop)organisatie bij het verbeteren van de prestaties.
***
Dit artikel is afkomstig uit Finance & Control, oktober 2010
Ir. Liesbeth Bout RC (liesbeth.bout@capgemini.com) werkt als organisatieadviseur bij Capgemini Consulting binnen de praktijkgroep finance transformation. De inhoud van dit artikel is gebaseerd haar ervaring in veranderingsprojecten bij verschillende grote organisaties in Nederland. Op basis van een van deze projecten heeft ze haar afstudeerscriptie geschreven voor de Controllersopleiding (EMFC) van de VU.
Literatuur
~~ Leeuwen, S. van (2010), CRM in de praktijk, Het succesvol invoeren van een
klantgerichte bedrijfsstrategie, 2e druk, Den Haag, Academic Services.
~~ Treacy, M. en Fred Wiersema (2007), De discipline van marktleiders, 3e druk,
Baarn, Schiedam.
