De regels voor de vrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn sinds 1 januari 2011 veranderd. Alle bedrijven die personeel in dienst hebben, kunnen vanaf nu gebruikmaken van de werkkostenregeling. Een regeling waarvoor bedrijven vooralsnog niet warmlopen. In dit artikel wordt nog eens kort uit de doeken gedaan wat de werkkostenregeling inhoudt, terwijl een stappenplan helpt te bepalen wat de kosten van de regeling zijn.
De werkkostenregeling maakt het voor ondernemingen mogelijk om 1,4 procent van de totale loonsom te besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Komt een werkgever daarboven, dan moet hij over het resterende bedrag 80 procent belasting betalen.
De belangrijkste verandering is dat het uitgangspunt is verlegd van de individuele werknemer naar de werkgever. Het komt er in de praktijk op neer dat de werkkosten niet per medewerker worden vastgelegd, maar op de gemeenschappelijke post ‘werkkostenregeling’ worden geboekt. De afzonderlijke kostenposten verdwijnen dus en worden onder één noemer geschaard.
Hoewel de werkkostenregeling al dit jaar van kracht werd, krijgen bedrijven nog drie jaar de tijd om over te stappen. Pas op 1 januari 2014 zijn werkgevers verplicht om gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot die tijd kunnen zij ieder jaar bepalen of zij eerder overgaan. Het belang van een snelle overstap verschilt per organisatie, omdat de uitwerking van de regeling voor iedere onderneming anders uitpakt. Ongeacht welke keuze een werkgever maakt, is deze voor het hele jaar geldig. Een bedrijf kan dus niet per geval bekijken welke regeling voordeliger is.
Stappenplan
Voor het vaststellen van de kosten die onder de werkkostenregeling vallen, worden enkele stappen doorlopen. Daarbij gaat het om vier vragen:
- Is sprake van intermediaire kosten?
- Is het loon een vergoeding of verstrekking?
- Is vergoeding of verstrekking gerichte vrijstelling of nihilwaardering?
- Geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering? Gaat het om eindheffingsloon of regulier loon?
De eerste vraag die werkgevers moeten stellen, is of er sprake is van intermediaire kosten. Dit zijn de kosten die werknemers maken voor zaken die tot het bedrijf (gaan) horen, of specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. De vergoedingen hiervoor vormen geen loon en vallen dus niet onder de werkkostenregeling.
Vraag twee is of het gaat om loon in de vorm van een vergoeding of een verstrekking. Bij een vergoeding betaalt de werkgever de werknemer in geld, terwijl een verstrekking inhoudt dat de medewerker iets in natura krijgt.
Vervolgens moeten werkgevers nagaan of de vergoeding of verstrekking eventueel onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt. Dit betekent dat ze niet worden meegerekend met de vrije 1,4 procent. Tot de gerichte vrijstellingen behoren onder meer de kosten voor zakelijk (openbaar) vervoer, studie en opleiding, cursussen, congressen, seminars, overnachtingen en bedrijfsfitness op de werkvloer. Onder de nihilwaarderingen vallen bijvoorbeeld de werkplekvoorzieningen (computer, kopieerapparaat, arbo-voorzieningen), uniformen en kwalificerende werkkleding, zakelijke mobiele telefoon en zakelijke laptop.
Valt de vergoeding of verstrekking niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaardering? Dan moet de werkgever een keuze maken of deze wordt behandeld als eindheffingsloon (vrije ruimte) of als regulier loon van de werknemer (normaal belastingtarief). Werkgevers mogen deze keuze zelf bepalen en kunnen per werknemer een andere keuze maken. Voor boetes, de auto van de zaak en de dienstwoning geldt dat deze altijd tot het reguliere loon behoren.
Tot slot wordt over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, 80 procent eindheffing afgedragen.
Regeldruk verlagen
De werkkostenregeling is door het huidige kabinet ingevoerd. De regering heeft de ambitie om de bureaucratie terug te dringen. Uiteindelijk zullen de nieuwe regels leiden tot een vereenvoudiging in de werkwijze van de Belastingdienst. Vooral voor administrateurs wordt het werk een stuk makkelijker. Waar zij voorheen uren of dagen achtereen met de verschillende opgaven bezig waren, scheelt de werkkostenregeling hen veel werk.
Voor ondernemers is er naar mijn mening op korte termijn geen meerwaarde, omdat het voor hen in eerste instantie niet eenvoudiger wordt. Het is zelfs waarschijnlijk dat ondernemers er in de overgangsfase meer werk aan hebben, omdat vrijwel alle personeelsgerelateerde kostenposten en arbeidsovereenkomsten nader bekeken moeten worden. Voor de langere termijn verwacht ik wel dat de werkkostenregeling ook voor bedrijven eenvoudiger wordt. Dit vooral omdat het niet langer om individuele werknemers gaat, maar om de totale fiscale loonsom.
Ombouwen administratie
Om te kunnen werken met de werkkostenregeling, moeten organisaties veranderingen doorvoeren in hun financiële huishouding. Een proces dat bij veel bedrijven nog niet is gestart. Voor het eerste jaar zullen de salarissystemen van de werkgevers moeten worden aangepast. Er zijn nieuwe codes nodig voor de werkkosten die worden gemaakt, want die bestonden tot voor kort niet. Daarnaast moet ook de financiële administratie worden gewijzigd, omdat er andere grootboekrekeningen nodig zijn. Verder is het voor de werkkostenregeling noodzakelijk dat de financiële administratie maandelijks wordt bijgewerkt.
Gezien de overgangsregeling hebben bedrijven nog tijd genoeg om zich op de werkkostenregeling voor te bereiden. Je ziet nu al dat veel organisaties de implementatie van de regeling uitbesteden. Of ze in 2011 al zijn overgestapt of pas overgaan in 2014, hangt af van wat het voordeligst is.
Interessegebrek
Alle voordelen ten spijt, dringt zich de vraag op waarom nog maar zo weinig werkgevers de overstap naar de werkkostenregeling hebben gemaakt. Er zijn drie oorzaken:
- onbekend maakt onbemind;
- nog tijd genoeg voor overstap;
- te weinig tijd om meteen over te gaan.
In de eerste plaats kennen veel mensen de regeling nog niet. Onbekend maakt onbemind. Ten tweede zijn er bedrijven die wel op de hoogte zijn, maar weten dat ze nog wel even de tijd hebben tot 2014. Dan is er ook een groep werkgevers die vond dat er te weinig tijd was om voor 2011 een goede keuze te maken. Je moet immers vrij diep in de materie duiken om een goed beeld te krijgen van wat nu precies voordeliger is.
Het wordt interessant wat die organisaties gaan doen in 2012, want er zijn intussen bedrijven die al een precedent hebben geschapen. Tot de laatste categorie behoren de ondernemingen die de werkkostenregeling wel hebben bestudeerd, maar tot de conclusie kwamen dat de huidige regeling voor hen voordeliger is.
Aandachtspunt bij cao’s
Voor de arbeidsmarkt en vergoedingsstructuren voorzie ik niet veel veranderingen, maar wel een paar die impact kunnen hebben. De nieuwe werkkostenregeling wordt een aandachtspunt bij CAO’s die de afgelopen jaren zijn afgesloten. Veel ervan hebben een looptijd tot na 2011 of 2014, dus het is een punt waarover de werkgever opnieuw met de werknemer zal moeten onderhandelen.
Voor de individuele arbeidsovereenkomsten geldt dit ook, want onbelaste onkostenvergoedingen zijn nog maar beperkt toegestaan. Dat kan behoorlijke gevolgen hebben voor het salaris van medewerkers.
*
Auteur: Peter de Deugd, Manager Werkgeversservice Accon avm
*
Dit artikel werd eerder gepubliceerd in Tijdschrift Administratie
*
Lees ook: Fiscus beantwoordt vragen over werkkostenregeling
