Een foto maken van een bonnetje en die via een app in een systeem zetten, is genoeg voor medewerkers om uitgaven te kunnen declareren. Bij Pon Equipment in Almere zijn ze daardoor verlost van de ellende van al die losse bonnetjes. Zelfs Google Maps is er aan gekoppeld voor de kilometervergoeding.
Op een beeldscherm van manager finance bij Pon, Martijn der Horst, verschijnt een overzicht. Een bon van twee euro veertig voor een overtocht over de rivier met een veerboot door een monteur. 30,45 euro voor diesel voor een aggregaat. 80 euro voor een paar werkschoenen, en 50,43 euro voor een zakelijke lunch. In het verleden moest een werknemer die bonnetjes allemaal bewaren, verzamelen en invoeren in Excel-sheets. Nu maakt de medewerker een foto met een app van de bon, voert alleen het bedrag in en een rubriek waarbinnen de uitgave valt, en als het goed is en tijdig ingediend, wordt het bedrag gelijktijdig met het salaris uitgekeerd. Btw wordt door het softwaresysteem van SRXP Mobile Expense Reporting zelf berekend. Alles binnen de wetten van de werkkostenregeling. Er is zelfs een rubriek ‘Sinterklaas’. Van der Horst: ‘Eén keer per jaar kunnen medewerkers daar een bedrag aan besteden.’ Op het scherm staat een compleet overzicht van alle declaraties die medewerkers doen, en de foto dient als bewijs. Van der Horst: ‘DNB en de Belastingdienst hebben dit systeem goed en betrouwbaar bevonden. De data blijft tien jaar
Google Maps
Het scheelt Pon Equipment volgens Van der Horst enorm veel gedoe. Zowel voor bedrijf als medewerker. De medewerker raakte nog wel eens een bon kwijt of diende ’m te laat in. Binnen Pon zelf moesten de bonnetjes allemaal langs de juiste mensen, bekeken worden op fiscale correctheid en of de werkkostenregeling wel goed was toegepast. ‘Dat proces is nu volledig geautomatiseerd’, zegt Van der Horst. ‘Het gaat in één vloeiende stroom door het bedrijf. De medewerker voert in, het komt bij de juiste leidinggevende die fiatteert en de salarisadministratie betaalt uit als alles correct is. Je kunt ook zien wat de status van betaling is en of er bonnen zijn afgekeurd.’ Het systeem heeft zelfs een koppeling met Google Maps voor kilometerverrekening. De medewerker voert begin en eindadres (zelfs een via-plek is mogelijk) en het systeem rekent exact het aantal kilometers en bijbehorend bedrag uit. Geschenken, eten/drinken, overwerkmaaltijden, reis- en verblijfkosten. Alles zit erin. Van der Horst: ‘Heeft iemand een auto van de zaak, dan blokt het systeem ook direct de categorie dat iemand kilometers kan declareren. Je kunt ook limieten ingeven wat medewerkers uit mogen geven.’ Op termijn gaat SRXP het systeem zo aanpassen dat ook buitenlandse btw-verrekening mogelijk is.
Oorverdovend stil
Niet dat het systeem als een soort controlesysteem wordt gebruikt om mensen tegen elkaar te kunnen benchmarken, toch heeft het vanuit oogpunt van control wel een functie. Van der Horst: ‘Je kunt natuurlijk wel analyses maken. Waar geven we veel geld aan uit? Wat wordt wanneer gedeclareerd en dergelijke. Je kunt met het systeem wel goed benchmarken.’ Van der Horst verbaasde zich over het adoptiegehalte van de medewerkers. ‘We hebben het eerst in een kleine pilot getest, maar daar kwamen nauwelijks vragen of problemen uit voort. Medewerkers snapten het direct. De invoering is eigenlijk geruisloos gegaan, terwijl we ons op een hausse aan vragen hadden voorbereid. Het is oorverdovend stil gebleven.’ Sales en de monteurs hadden recentelijk nog een nieuwe zakelijke smartphone gekregen, dus iedereen kan bonnetjes fotograferen. Van der Horst: ‘En kan dat onverhoopt niet, kan iemand wel een keer een foto van jouw bon maken en mailen.’ Samenvattend zegt Van der Horst over wat de SRXP-toepassing oplevert voor Pon: ‘Transparantie, duidelijkheid over wanneer iets wordt uitbetaald, geen ergernissen meer, niet langer honderden bonnen die je moet inkloppen en geen angst dat er niet de juiste handtekening van de juiste persoon onder staat waardoor een bon niet wordt tijdig uitbetaald.’ Zusterbedrijf Pon Power heeft inmiddels ook belangstelling getoond voor SRXP.
Back office
De installatie van het systeem is voor van der Horst een mooi voorbeeld van hoe er bij Pon momenteel wordt geïnvesteerd in de back-office. ‘Jaren hebben we vooral aan de saleskant (front office) geïnvesteerd in software en systemen. De back-office was een soort noodzakelijk kwaad. Nu zijn we ook de achterkant aan het stroomlijnen. Daar is net zo goed marge te behalen. Het declaratiesysteem levert ons direct kostenbesparing op omdat er veel minder mensen met die bonnetjes bezig zijn. Maar zo zijn we nu ook binnenkomende facturen aan het digitaliseren. Het is niet anders dan met hoe een machine door een verkoopproces gaat tot aan aflevering en betaling. Alles moet goed gestroomlijnd zijn, ook het proces van declaraties. ’
Solide door crisis
Ook Pon Equipment heeft last gehad van de financiële crisis die met name de bouw raakte. Een solide moeder, een loyale fabrikant en voortgaande infrastructurele projecten, hebben voor relatief minder pijn gezorgd. Ze zullen bij Pon Equipment (300 fte, 160 miljoen omzet) niet zeggen dat ze geen last hebben gehad van de crisis. Maar er waren een aantal sterk dempende factoren. Pon is als leverancier van Caterpillar vooral actief in het zware grondverzetwerk: grijpmachines, bulldozers, asfalteringsmachines. Veel infrastructurele projecten als A6, A1, A9 en Tweede Maasvlakte gingen gewoon door in crisistijd, en dus was er vraag naar zware machines, onderhoud en reserveonderdelen. De pijn werd vooral gevoeld in de bouwsector. Martijn van der Horst: ‘We hebben voor een klein deel in personeel gesneden, maar daar moet je heel voorzichtig mee zijn.
We zitten in een kennisintensieve wereld en die kennis moet je niet zo maar weggooien. Je hebt het niet 1-2-3 weer terug. Het is in onze business niet makkelijk om hard te snijden.’ Het hielp daarbij dat Pon Holdings als moeder op de achterhand aanwezig was. Ook dat werkte dempend in crisistijd. Van der Horst: ‘Financieel is dat een solide familiebedrijf. Geen hijgerigheid van kwartaalcijfers. Dat geeft rust. Natuurlijk moeten we performen, maar de holding snapt dat we geholpen moeten worden als het even minder gaat.’ Ook Caterpillar was als internationale grootheid een stabiele basis. Terwijl Europa in crisis was, bleven de economieën van Azië, Australië en Amerika goed performen. Van der Horst: ‘Ook Caterpillar snapte dat als je het moeilijk hebt, je bereid moet zijn mee te denken in financieringsoplossingen om een klant toch binnenboord te houden. In bepaalde gevallen hebben ze zeer goede inkoopcondities berekend.’ Waar Pon Equipment de crisis vooral aan merkte, was dat klanten toch gingen kijken bij goedkopere concurrerende merken als Hitachi.
Van der Horst: ‘Partijen wilden goedkoop graven. Maar er is ook gebleken dat als je onderhoud, afschrijving en reparaties meerekent, Caterpillar niet duurder is. Waar goedkopere machines 4.000 uur meegaan, gaan de onze 10.000 uur mee. Uiteindelijk draait het toch om de kosten per uur per machine. Onze machines draaien onder zware omstandigheden en hebben veel te lijden. Uiteindelijk snappen klanten dat ook wel. Bovendien vragen onze klanten toch ook veel maatwerk. Net even die langere grijparm, of grotere bak.’ Toch heeft Pon een min van zo’n twintig procent moeten noteren in crisistijd. Van der Horst: ‘Die achteruitgang hebben we nu wel weer ingehaald. Het gaat echt beter in bouw en grondverzet.’ In slechte tijden minder voorraad aanhouden lijkt vanuit een finance gedachte aantrekkelijk, toch is dat volgens Van der Horst niet echt gebeurd. ‘Een nieuwe machine bouwen en leveren duurt zo maar drie maanden. Vaak hebben klanten die tijd niet. We hebben hier altijd een solide basisvoorraad aangehouden. Wel hebben we meer samengewerkt met het dealernetwerk in landen om ons heen om de voorraad te beheersen.’ Pon is soms best ver gegaan om een klant te behouden. Van der Horst: ‘Er zijn natuurlijk veel bouwbedrijven failliet gegaan, en vooral vanuit riskoogpunt moet je dan scherp zijn als bedrijven een grote betalingsachterstand hebben. Maar dan zijn we in gesprek gegaan. Met klant en met Pon Holdings. Kijken of we die relatie toch konden behouden. Ook dan is het prettig als je een solide moeder achter je hebt staan. We zijn geregeld iets verder gegaan dan de interne regels eigenlijk toestonden om een relatie toch te behouden.’ De crisis heeft ook duidelijk gemaakt dat machines feitelijk alleen nog maar geleased worden. Van der Horst: ‘Dat doen we niet zelf maar met Caterpillar Finance. Banken zijn eigenlijk geen speler meer in financiering. Die laten dat aan hun lease-afdelingen over. Zelf financieren willen klanten ook niet omdat het gewoon dood geld is als je zelf zo’n machine betaalt. Of de lage rente een positieve rol speelt in aankoopprocessen? Het maakt een contract sluiten misschien iets makkelijker, maar een klant vindt het aantal uren dat een machine aan het werk is een veel belangrijker aankoopbeslissing dat een rente van 2,5 of vijf procent.’
Als finance zit Van der Horst vooral bovenop nacalculatie. ‘Klanten willen vaak specifieke aanpassingen. Het is heel belangrijk om te kijken of alle aanpassingen zijn berekend. Dat bepaalt onze marge. Veel verder dan vijf, zes procent per machine komen we niet. Een ingebouwde radio niet meerekenen kost je de totale marge.’Op de vraag wat een manager finance bij Pon Equipment zoal bezighoudt, zegt Van der Horst tot slot: ‘Of je het nu over bonnetjes hebt die gedeclareerd worden of over een verkoopproces, finance moet zorgen dat alles zo efficiënt mogelijk door de organisatie gaat.’
Martijn van der Horst AA is sinds 2010 manager finance bij Pon Equipment BV. Daarvoor was hij accountant bij KPMG. In 2005 is hij bij Pon Holdings aan de slag gegaan.
