De VVD heeft opheldering gevraagd aan minister Hoekstra van Financiën over de screening van personeel in de financiële sector. Dit naar aanleiding van berichten dat een man die voor 99,9 procent voldoet aan het profiel van een terrorist bij verschillende banken heeft gewerkt. Ook andere partijen steunen de vragen en willen dat de minister zich verantwoord. Hoe voorkomt u een dergelijke situatie bij uw eigen bedrijf?
Een mol in de organisatie?
De vragen werden gesteld omdat BNR een onderzoek van het bedrijf Levent Bedrijfsrecherge in handen kreeg waaruit blijkt dat een man van Somalische afkomst hoogst waarschijnlijk heeft gelogen in zijn cv. Zij stelden vervolgens een daderprofiel op en concludeerden dat de man 99,9 procent zeker een ‘een mol vanuit terroristische hoek’ is. Hoewel Hoestra nog niet inhoudelijk kan reageren, stelde hij wel: ‘Als het zo zou zijn, is het ernstig en zorgelijk’. Desondanks heeft hij ‘geen signalen’ dat de screening van financials niet op orde zou zijn.
Lees ook: 9 trends die de vorm van risicomanagement gaan bepalen
Tips voor screenen van uw personeel
Vanuit het kader van risicomanagement valt het screenen van personeel ook onder de verantwoordelijkheden van de controller. Maar wat kunt u doen om het proces beter te managen? In elk geval is een goede afstemming en samenwerking met de personeelsafdeling belangrijk. Allereerst zet u gezamenlijk de risico’s van functies op een rij. Heeft de nieuwe medewerker toegang tot gevoelige informatie? Kan de medewerker systemen onklaar maken? De gevoeligste functies hebben wellicht een andere screening nodig dan andere. Vergeet daarbij niet dat in een aantal gevallen flexwerkers ook risicovolle functies kunnen vervullen. Maak ook altijd kenbaar aan sollicitanten en medewerkers dat de screening een onderdeel is van de procedure en geef ook aan welke middelen u daarbij inzet. Dit werkt preventief, maar zorgt ook dat u binnen de regels van de AVG blijft.
De basics van een screening
Als eerste bent u wettelijk verplicht bij aanvang van het dienstverband de identiteit van de medewerker vast te stellen. Dat doet u door het paspoort of identiteitsbewijs te controleren. Het ministerie van Sociale zaken heeft daar een handig stappenplan voor.
Ten tweede kunt u de naam van de sollicitant een in een zoekmachine invoeren. Vaak komt u dan hun profiel op social media tegen en misschien ook sporen van eerder werk op websites van vorige werkgevers. Op basis van die profielen kunt u zich vervolgens een beeld vormen van het (werkende) leven van de sollicitant. Let wel op: hiervoor behoort u vooraf toestemming te vragen en nadien moet u de gevonden resultaten ook bespreken. Ook is het belangrijk u steeds af te blijven vragen of de gevonden informatie wel relevant is.
Lees ook: AVG-proof, hoe word je dat?
Als laatste stap kunt u controleren of het cv van de sollicitant waar is. U kunt vorige werkgevers bellen om te vragen of de persoon daar inderdaad heeft gewerkt, maar het is ook mogelijk diploma’s te controleren. Daartoe kan de sollicitant een uittreksel uit het diplomaregister aanleveren. Alle hbo-diploma’s sinds 1996, alle mbo-diploma’s sinds 2007 en alle voortgezet onderwijs diploma’s sinds 2006 staan daar in. Van eerdere diploma’s kunt u een kopie opvragen of een ander register raadplegen. In een aantal branches bestaat bovendien een waarschuwingsregister, zoals bijvoorbeeld in de detailhandel. Daar wordt in opgenomen of de medewerker in het verleden fraude of een ander strafbaar feit heeft gepleegd.
In extreme gevallen kunt u overigens ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen.
Wanneer stapt u naar bedrijfsrecherche?
Als u iemand al heeft aangenomen, en u vermoedt dat hij of zij crimineel of laakbaar gedrag vertoont, kunt u een bedrijfsrecherchebureau vragen onderzoek te doen. Als een functie dermate kritiek is, dat een professionele screening vooraf noodzakelijk is, kunt u daar ook om hulp vragen. Maar er zijn veel onbetrouwbare bureau’s. Vraag daarom altijd vooraf naar een gedragscode, de privacyborgingen die worden gehanteerd en natuurlijk hun vergunning.
Geef een reactie