Excel heeft al sinds jaren een uitstekende functiewizard. Pas je deze goed toe, dan ben je een stap verder in de mogelijkheid om Excel voor jou te laten werken. Het beste model is het model dat je opent, waarna de gegevens automatisch worden opgehaald, Excel alles berekent en de uitkomsten vervolgens in jouw dashboard presenteert.

Excel heeft al sinds jaren een uitstekende functiewizard. Pas je deze goed toe, dan ben je een stap verder in de mogelijkheid om Excel voor jou te laten werken. De ultieme manier om Excel voor jou te laten werken is wanneer jij niets hoeft te doen om jouw rapportage te vernieuwen. Het beste model is het model dat je opent, waarna de gegevens automatisch worden opgehaald, Excel alles berekent en de uitkomsten vervolgens in jouw dashboard presenteert. Utopisch? Nee, niet echt. Professionele Excel-modellen worden op die manier gemaakt. De volgende stap is dat je controles gaat inbouwen. Die zorgen ervoor dat jij zekerheid krijgt over het resultaat.

Controles met ALS

Het principe achter controles is simpel. Iedere controle is terug te leiden naar twee posities: het resultaat van de controle (lees: de berekeningen) is wel of niet fout. In computertaal vertaald is dit Waar of Onwaar. Voor de kenners wijst de laatste zin op een functie, namelijk de logische functie ALS.

ALS: waar of onwaar

In afbeelding 1 vindt je de syntax terug van deze functie. Ieder functie in Excel is opgebouwd rondom argumenten, die tussen haakjes zijn geplaatst. In Nederland zijn de verschillende argumenten gescheiden door een puntkomma. We gaan eerst in op de drie argumenten van deze functie. Het eerste argument is een logische test. De test leidt tot een van de twee mogelijkheden: Waar of Onwaar. Is her resultaat van de test Waar, dan wordt het tweede argument geactiveerd. Is het antwoord Onwaar, dan wordt het derde argument gebruikt.

Afbeelding 1. De ALS-functie

Logische test

Afbeelding 2. Waar/onwaar

Dat leidt weer tot een ander kritische onderdeel van de ALS-functie. De logische test heeft een zogenaamde operator nodig, een element, die de logische test bepaalt Een operator is bijvoorbeeld het <-teken, of het >-teken. In afbeelding 2 zie je het resultaat van een formule: =2>1. Het =-teken geeft aan dat het een berekening is. Het derde teken is de operator Groter dan. Het resultaat, die je in de cel ziet, is Waar. De formule =2<1 is natuurlijk Onwaar.

Hoe zet je dit in voor controles

Laten we dit principe verder uitwerken, maar dan hoe je deze functie inzet voor controles. In afbeelding 2 zie je in cel B2 het resultaat van een berekening en die mag niet hoger zijn dan 100 procent. Dat is dus de gewenste controlewaarde. Deze grenswaarde is aangegeven in cel C2.
In cel D2 maak je de controle ALS-functie. Je kiest in het tabblad Formules, in de sectie Functiebibliotheek, de knop Logisch. In het uitklap menu kies je voor de functie ALS (afbeelding 3). Het venster Functieargumenten wordt geopend.

Afbeelding 3. De knop Logisch

Functieargumenten

Elke Excel-functie (zelfs die in VBA zijn geschreven) heeft de beschikking over dit venster. Natuurlijk zijn er, zoals bijna alles in Excel, meerdere wegen die naar Rome leiden. Je kunt bijvoorbeeld ook ervoor kiezen om de functie in de formulebalk te typen. Alleen moet je dan rekening houden met het plaatsen van haakjes en punt komma’s. Gebruik je dit venster, dan verzorgt Excel dit voor je.

Afbeelding 4. Functieargumenten Waarde als onwaar

Kijk even mee naar het ingevulde venster in afbeelding 4. De Logische-test onderzoekt of de waarde in cel C2 kleiner of gelijk is aan de waarde in cel B2. Let op de Waarde_als_waar en Waarde_als_onwaar. Je kunt ervoor kiezen om een tekst, bijvoorbeeld “Fout” en “Goed” als argument in te vullen, maar tekst rekent nu eenmaal lastiger. Gebruik je een geheel getal, zoals 1 (=fout) of 0 (=goed) voor al je controles, dan tel je simpel de resultaten van de controles op. Het aantal fouten wordt dan automatisch getoond.

Afbeelding 5. Resultaat controles

In afbeelding 5 zie je een tabel met het resultaat van een aantal controles. Cel F2 bevat het totaal van de uitgevoerde controles, door middel van de functie =SOM(D2:D5). In cel H2 zie je het resultaat van de controles. Je gebruik voor de uiteindelijke rapportering over de controles weer een ALS-functie, die je uitgewerkt ziet in afbeelding 6

Afbeelding 6. Gebruik ALS-functie

Auteur: Henk Vlootman