Toen Vlootman in 1992 voor het eerst een cursus Excel gaf, kwam na afloop een cursist naar hem toe. ‘Bedankt voor de training, maar moet je mijn puinhoop aan data eens zien.’ Hoewel de cursus hem alle gereedschappen had aangereikt, kon de man toch niet aan de slag. De structurering van zijn data was er niet. Dat leidde voor Vlootman tot zijn belangrijkste les: het gaat om de structuur; waarom gebruik je deze data en wat ís die data precies?
Henk Vlootman is al 1992 actief betrokken bij Excel. In 2010 kwam daar de functionaliteit Power Pivot bij en later kwam het nieuwe programma Power BI. Voor Vlootman was dat een moment van inzicht. Het draait niet langer om de gereedschappen die de financial gebruikt, het gaat om de manier waarop hij naar data kijkt.
Persoonlijk vs corporate
Omstreeks 2010, toen Excel de functie Power Pivot erbij kreeg, werd de invloed van data in Excel steeds groter. Ik ging steeds meer in Power Pivot werken en steeds minder in het klassieke Excel. Toen Power BI als zelfstandig programma beschikbaar kwam, waarbij Power Query en Power Pivot een op een overgenomen werden uit Excel, ging ik helemaal over. Je zou kunnen zeggen dat ik mee ben gegroeid.’ Het belangrijkste verschil tussen Excel en Power BI is volgens hem het beheer. ‘In Excel maak je een persoonlijk document. Dat document wordt door jou beheerd, jij kan het document openen, je kan erin wijzigen en jij mag nieuwe data invoeren. Maar als je die data wilt delen, kan de ander dat ook allemaal. Daardoor kunnen fouten ontstaan. Power BI is een corporate document. De opbouw is compleet anders en het eindresultaat is veilig deelbaar, in de cloud.’
Lees ook: Excel voor gevorderden: De top 5 van 2019
Een voorbeeld
Om te illustreren, schetst Vlootman een situatie. ‘Stel dat je om 7 uur ‘s ochtends als controller wordt gebeld door je CFO. Die wil graag even wat cijfers hebben. Maar jij bent niet op kantoor, dus je kan jouw excelsheet niet mailen. Bovendien heb je die maand nog niet geüpdate, dus de eerste mogelijkheid om de data te leveren is het eind van de dag. Als dat dashboard in Power BI had gezeten, had de CFO direct de informatie kunnen inzien. De data wordt dan geautomatiseerd uit de business opgehaald en via het model (dat de controller één keer heeft opgebouwd) worden de cijfers berekend. Zonder handwerk. Dat is business intelligence.’ In Power BI kan de maker van het document nog steeds wijzigen, maar inzien kan door iedereen.
Wilt u elke maand de beste tips en trucs op het gebied van Excel, speciaal voor financials? Schrijf u dan in op de gratis cm: Excel nieuwsbrief.
cm:Excel
Dé nieuwsbrief voor de financial die meer wil weten over Excel.
In de maandelijkse nieuwsbrief staat informatie over nieuwe toepassingen, handigheidjes, tips en trucs en opleidingen.
Schrijf u vandaag nog in voor onze gratis Excel nieuwsbrief!
