Naast jouw expertise is het overbrengen van je advies essentieel om veranderingen in jouw organisatie voor elkaar te krijgen. Cm: geeft je 6 tips om in positie te komen zodat jouw adviesrol als business controller steeds leuker en effectiever wordt.
Tijdens een training gaf een controller het volgende voorbeeld uit zijn werkpraktijk: ‘Ik ben nu een jaar in dienst van deze organisatie. Ik ben speciaal aangenomen om kwartaalrapportages te maken, dus ik mail ieder kwartaal de spreadsheets en nou doet de directie hier niets mee. Ik voel mij niet serieus genomen.’
Herkenbaar? Wat gebeurt hier? Het zal niet zo zijn dat de kwaliteit van de spreadsheets niet goed is, de cijfers zullen kloppen. Maar het zit hem in het vormgeven van de adviesrol van de controller: wat heb jij meer te bieden dan alleen die spreadsheet? Welke meerwaarde voeg jij als financial toe ten opzichte van de inhoud? Hoe zorg jij dat jij in positie komt als gesprekspartner van het management en gevraagd en ongevraagd advies mag geven? Dat is de kunst van adviseren.
Tip 1. Werk aan je expertise en word er goed in
Door je te ontwikkelen en te specialiseren in jouw vakgebied en op de hoogte te zijn van de nieuwste ontwikkelingen in jouw vakgebied krijg je autoriteit. Als je bijvoorbeeld goed de nieuwsbrieven en vakbladen in de gaten houdt kun je zo de vraag van het managementteam over een nieuw systeem beantwoorden met up-to-date informatie. Zorg dat je regelmatig overleg hebt met collega’s van andere disciplines. Jouw rol wordt juist interessanter als je werkt op het snijvlak van jouw functie en van die van de ander zodat je met jouw expertise die van anderen kunt verrijken en vice versa.
‘De beste adviseurs vind ik degenen die snel kunnen doorgronden en analyseren wat
er echt aan de hand is om zo vrij snel tot een oplossing te komen. En die er vanuit hun
expertise wat aan kunnen toevoegen, waardoor ik als opdrachtgever verrast word.’ – Suzan Vos, directeur netwerkmanagement (RWS)
Tip 2. Ken de business, jouw management en de doelgroep
Het speelveld in jouw adviesrol bestaat uit het samenspel met jouw klant of opdrachtgever en de mensen waarop het vraagstuk betrekking heeft, de doelgroep. Als er bijvoorbeeld een investering gedaan wordt voor de aanschaf van een nieuw inkoopsysteem is het belangrijk dat, naast het management, de medewerkers die ermee moeten gaan werken betrokken zijn bij de keuze ervan. Zorg dat je ze kent, weet wat hun ervaringen zijn en welke belangen er spelen. Jouw adviesrol als financiële man of vrouw wordt versterkt als je weet wat er speelt in de organisatie en hoe de hazen lopen. Je leert de business begrijpen door uit je ivoren toren te komen en met de medewerkers in de organisatie in gesprek te gaan. Je hoort in de kantine vaak meer dan als je je boterham op eet achter je bureau. Bovendien kun je dan aan de lunchtafel direct vragen stellen over hun ideeën over onderwerpen als ziekteverzuim of een ICT investering. Dit is de adviesrol bij uitstek, het ‘voeling houden’ in de organisatie. Daar krijg je informatie waarmee je de cijfers kunt inkleuren zodat jouw advies toegevoegde waarde krijgt.
Als je een goed netwerk binnen en buiten de organisatie opbouwt heb je snel informatie over wat bijvoorbeeld het effect is van investeringen die gedaan zijn. Hebben die opgeleverd wat jullie hadden gehoopt of juist niet? Waar ligt dat aan? Was er voldoende draagvlak bij degenen die ermee moeten werken? En wat kan er dan een volgende keer beter?
Werk aan jouw veranderkundige kennis zodat je beter snapt hoe je aan veranderingen en draagvlak kan werken. ‘Goede adviseurs zijn voor mij de ogen en oren in de maatschappij en in de organisatie.’ – Jos van Wesemael, hoofddirecteur financiën, management en control Ministerie I&W
Tip 3. Kijk naar het hele vraagstuk en de context
Als financieel expert word je vaak gevraagd voor een deel van een groter vraagstuk. Het is de kunst om het bredere vraagstuk of de organisatiedoelstellingen of -strategie waaraan dit bij draagt te verbinden aan jouw (deel)vraag. Leer om van een afstand te observeren, wat speelt er? Welke belangen zie je? Jij kunt als financial bijvoorbeeld vaak als eerste de trends zien; als de kosten voor ziekteverzuim van werknemers de laatste maanden omhoog gaan, houdt jouw werk niet op bij het signaleren hiervan. Je kunt samen met het management en P&O een analyse maken van de oorzaken en financiële consequenties en dit in een breder perspectief plaatsen.
‘Je moet besef hebben van wat de prioriteiten zijn en wat de grote vraagstukken zijn bij je raad van bestuur. Dan kijken waaraan je met je hele repertoire aan vakkennis en vaardigheden een bijdrage kunt leveren. Zo kom je bij ons in positie.’ – Pieter Borsboom, manager merk en communicatie (Univé)
Tip 4. Wees een betrouwbare gesprekspartner
Als business controller heb je twee functies. Allereerst de functionele verantwoordelijkheid voor het borgen van feitelijke en juiste cijfers zodat je hiermee het management ondersteunt bij het maken van de juiste beslissingen. De andere functie is die van gesprekspartner. Digitalisering en robotisering zorgen dat cijfermatige zaken steeds minder tijd kosten waardoor er meer tijd over is voor de interpretatie en aanbevelingen; de adviesrol. Je maakt de meeste impact met woorden, niet met cijfers. De rol van de financial is meer en meer die van gesprekspartner waarbij je gevraagd en ongevraagd advies geeft aan management en directie. Dat vraagt aandacht voor andere competenties zoals goede gesprekken kunnen voeren, gevoel voor verschillende belangen en verbindend kunnen zijn. Zorg dat je je hierin ontwikkelt, dit is een belangrijke meerwaarde voor de financiële professional.
‘Het allerbelangrijkste is dat mensen vertrouwen in je hebben, niet zozeer op technisch vlak, maar nog belangrijker op persoonlijk vlak. Je kunt inhoudelijk nog zo gelijk hebben, maar als je niet in staat bent om met de ander mee te denken en je te verplaatsen in zijn belangen, dan kun je het vergeten.’ – Niels van Veen, specialist risico en veiligheid (CERN)
Tip 5. Geef proactief advies
Als je weet wat er speelt in de organisatie en in de wereld daarbuiten kun je jouw expertise verbinden aan de in- en externe ontwikkelingen. Kijk welke problemen en verbeteringen je ziet en ga daar zelf mee aan de slag: adviseer proactief. Hierbij gaat het natuurlijk ook om het over de bühne krijgen van je boodschap: gelijk hebben is niet hetzelfde als gelijk krijgen. Staat het management open om ongevraagd advies te krijgen? Hiervoor moet je meedenken, signaleren en voeling hebben met wat er in de organisatie gebeurt. En je moet ook het lef hebben om een tegengeluid te laten horen. Zo word je gezien als iemand die een waardevolle bijdrage levert. Zoek een opdrachtgever en vorm jouw idee tot een opdracht die aansluit bij het management.
‘Ik denk dat een adviseur een meester is op het moment dat hij volledig geaccepteerd wordt door de mensen die hij moet adviseren. Dat je naast het gevraagde advies ook ongevraagd advies geeft, dat je zo die partner in business bent. Dit is waar een meesteradviseur voor zou moeten staan. En dat de inhoud dan op orde is, dat is een randvoorwaarde, een basis.’ – Bram Moonen, manager business support (Rabobank)
Tip 6. Reflecteer en zorg voor jezelf
Onderzoek jouw eigen opvattingen en handelen, en het effect hiervan op anderen. Reflecteer op situaties die goed verliepen of juist niet goed gingen. Zet anderen in om je blinde vlek te verkleinen. ‘Alleen ga je sneller, samen kom je verder.’ Bouw aan een professioneel netwerk van vakgenoten en collega’s waarmee je casuïstiek bespreekt en samen leert. Door je continu te ontwikkelen, samen met anderen, word je steeds beter in je werk.
Ken jezelf, je kwaliteiten maar ook je scherpe kantjes en werk hier aan. En zorg dat je zelf vitaal blijft in je werk en blijft groeien.
‘Ik heb een boekje dat ik altijd bij me heb waarin ik lastige situaties opschrijf. ’s Avonds zit ik iets verder op afstand en bedenk ik welke patronen ik zie, wat goed gaat en wat minder goed.’ – Ingrid Halewijn, directeur HR (TU Delft)
Kortom:
Je wordt steviger in jouw adviesrol als business controller door jezelf te ontwikkelen en daardoor kan je eigen werk nóg leuker worden. In positie komen doe je door vertrouwen op te bouwen. Niet alleen doordat jouw financiële analyses kloppen maar ook doordat je gesprekspartner bent van het management en signalen oppikt uit de rest van de organisatie.
Als je in positie bent, is het ook makkelijker om eens op de rem te trappen als jij het vanuit jouw expertise ergens niet mee eens bent of wanneer je je zorgen maakt over het financiële risico van een investering. Zorg dat je gezien wordt. Niet alleen vanuit je expertise, maar ook als mens. Als er iets op de managementagenda staat, dan moet het management denken: ‘Laten we hem/haar er eens bijhalen.’
Het ontwikkelmodel voor de interne adviseur
Om als business controller in positie te komen moet je jezelf continu ontwikkelen. Het ontwikkelmodel van de adviseur kan hierbij behulpzaam zijn.
- Expertise: jouw expertise als financial en deze up-to-date houden en ontwikkelen is de kern van iedere adviseur.
- Speelveld: dit is het samenspel tussen de adviseur, zijn interne klant en de doelgroep rond het vraagstuk in een specifieke organisatie met haar externe omgeving
- Persoon: jouw eigenschappen en de manier waarop jij je verhoudt tot en kijkt naar je omgeving zijn bepalend voor jouw advies. Jij bent degene die vertrouwen moet opbouwen bij je klanten en daarmee ben je de sleutel van je eigen succes.
- Adviesinstrumentarium: de tools, modellen en theorieën die je kunnen helpen om inzicht te krijgen in jouw adviesproject. Het fasemodel voor adviseren met onder meer aandacht voor probleemverkenning, draagvlak en veranderkunde.
- Competenties: de acht competenties voor de interne adviseur.
- Professioneel netwerk: het netwerk om je expertise, handelingsrepertoire en casuïstiek te toetsen en te ontwikkelen.
Auteur: Noëlle van der Hagen en Machiel Willemsen
Noëlle van der Hagen en Machiel Willemsen schreven het boek Advieskunst, de interne adviseur in positie
Dit artikel is verschenen in cm: 2019, afl. 2 en is geactualiseerd op 4 augustus 2020.
Collegereeks Controller als Business Partner
Organisaties opereren steeds meer in een complexe en dynamische wereld. De controller krijgt hierdoor ook een meer uitdagende rol. Naast de controlerende taken staat hij het management bij en geeft hij advies bij de operationele en strategische besluitvorming. De controller als businesspartner is mede verantwoordelijk voor waardecreatie in het bedrijf.
Business control is daarmee wezenlijk iets anders dan financial control. Het vraagt andere vaardigheden en kennis van de controller. Hij heeft inzicht in de wendbaarheid van de organisatie en kan nieuwe businessmodellen doorgronden waarbij waardetoevoeging plaatsvindt op niet-financiële indicatoren. De controlfunctie verandert meer naar een adviserende rol. Dit vraagt om bevlogen leiderschap en goede communicatieve vaardigheden.
Wat kunt u verwachten in de collegereeks?
Nyenrode en cm: organiseren samen een collegereeks waarin de uitdagingen van de business controller centraal staan. In zes exclusieve colleges gaan hoogleraren en experts uit de praktijk in op al deze aspecten. Verdieping, inspiratie en praktijkvoorbeelden geven inzichten in uw veranderende rol binnen de organisatie. Er is voldoende ruimte voor vragen en discussies. Start vanaf dinsdag 26 oktober 2020. Sander Klous legt tijdens dit college uit wat de impact van de informatiesamenleving is op het werk van de controller. Meer informatie over het programma van de collegereeks Controller als Business Partner en aanmelden.
