Als gevolg van de crisis zullen meer ondernemingen en organisaties zich gaan afvragen wat echt belangrijk is: waartoe zijn wij op aarde? Ook het besef dat keuzes niet alleen voor nu, maar ook voor de middellange termijn belangrijk zijn, krijgt meer en meer urgentie binnen organisaties.
Bovendien zullen onderwerpen als thuiswerken, milieu en diversiteit steeds belangrijker worden. Integrated reporting is een manier van verslaggeven die kan bijdragen om deze informatie beter over te brengen aan externe belanghebbenden. Wordt integrated reporting de nieuwe norm? En welke rol gaat ‘core and more’ spelen bij het opstellen van een jaarverslag?
Het doel van integrated reporting (IR) is het geven van een holistische visie, waarbij financiële informatie op een geïntegreerde manier wordt gecombineerd met niet-financiële informatie. Hierbij dienen ondernemingen en organisaties dus ook belangrijke onderwerpen te bespreken zoals werknemerstevredenheid, diversiteit, milieu en het gebruik van natuurlijke bronnen (in lijn met de NFI Directive) en te operationaliseren vanuit haar strategie in kpi’s. Het doel van IR is daarbij het verbeteren van de transparantie en relevantie van het jaarverslag op een zo’n beknopt mogelijke manier, om externe belanghebbenden op een goede manier te informeren. Zie ook figuur 1.
Figuur 1. Model voor integrated reporting (Bron: Flynth adviseurs en accountants)
Core and more
Binnen het brede concept IR is ‘core and more’ belangrijk, zodat ondernemingen en organisaties geen dikke boekwerken schrijven, maar juist beknopt en relevant rapporteren wat hen echt uniek maakt. ‘Core and more aims to present corporate reporting in a smarter way, organizing financial and non-financial information based on the interests of users. Information relevant for a wide range of stakeholders would be in the core report, and supplementary details for a more limited audience would form the more reports’ (Accountancy Europe).
Lees ook: Ferdy van Beest over duurzaamheid en integrated reporting: ‘Duurzaamheid kan ook geld opleveren’
Wat houdt core and more in?
Core and more komt er grofweg op neer in de analyse onderscheid te maken tussen (wettelijk) verplichte onderdelen en onderdelen die misschien wel weggelaten kunnen worden (en eventueel in een separate bijlage kunnen worden bijgevoegd). Op deze manier wordt het jaarverslag gestroomlijnder, het rapport leesbaarder, de inhoud relevanter en tegelijkertijd bespaart deze aanpassing kosten bij het opstellen en controleren van het jaarverslag. Daarnaast heeft deze discussie veelal als positieve bijvangst dat organisaties opnieuw gaan kijken naar processen, wat ook daar mogelijkerwijs tot extra kostenreductie kan leiden.
Stappen core-and-morejaarverslag
Het is daarbij dus uiteraard belangrijk te definiëren wat voor een onderneming of organisatie de kern is, en wat wordt gezien als nice to have. Belangrijk is wel dat de organisatie zelf bepaalt wat voor haar de kern is, aangezien ‘vrijwillige’ onderdelen dusdanig urgent kunnen zijn voor hen, dat ze als core moeten worden beschouwd. Een proces van een traditioneel jaarverslag omzetten naar een integrated report met core and more kan op basis van onderstaande stappen:
Stap 1: Wat is de core?
- Welke verplichtingen zijn er vanuit wet- en regelgeving? (Nederlandse wet- en regelgeving/ Richtlijnen voor de jaarverslaggeving/ International financial reporting standards)
- Wat is voor ons ‘vrijwillig’ verplicht? Onderwerpen die vanuit de status van een onderneming als te belangrijk worden geacht om niet toe te passen (denk aan corporate governance codes bij niet-beursgenoteerde OOB-ondernemingen)
- Belangrijke benchmarks waar de onderneming hoog op wil scoren.
Stap 2: Core-rapportage maken
Het toepassen van integrated reporting. Het beknopter maken van het jaarverslag; betere samenhang tussen onderdelen binnen het jaarverslag en het juist weglaten van andere onderwerpen die buiten de core vallen.
Onderwerpen die opgenomen kunnen worden in de ‘core’-rapportage.
- Ondernemingsstrategie
- Kerncijfers financieel met analyse
- Kerncijfers van niet-financiële zaken
- Maatschappelijk verantwoord ondernemen
- Sociaal
- Key performance indicators
Stap 3: Vaststellen maximaal aantal pagina’s voor:
- Bestuursverslag
- Jaarrekening
- Overige gegevens
Deze stap is noodzakelijk, omdat er altijd argumenten zijn om het rapport maar verder en verder uit te breiden. Juist het verplicht aanbrengen van focus zorgt voor een betere prioriteitstelling.
Stap 4: Vertaalslag naar jaarverslag
De keuzes omtrent dit beleid worden vertaald in een soort blauwdruk van hoe het jaarverslag er dan uit dient te zien, zodat alle belangrijke dingen erin staan, maar de organisatie zich wel volledig kan uiten in wat zij belangrijk vinden. Stel dat we een grote multinational nemen als voorbeeld, dan zou de blauwdruk er als volgt uit kunnen zien:
Blauwdruk jaarverslag core and more
Uitwerking bestuursverslag
Op basis van de gedefinieerde core wordt vastgesteld dat het bestuursverslag +/- 50 pagina’s moeten innemen met de volgende inschatting op hoofdlijnen:
- Forward looking view chairman: max. 5 pagina’s;
- Strategie, VCM, materialiteitsmatrix, kpi’s: 35 pagina’s;
- Overige informatie binnen bestuursverslag: 10 pagina’s.
Uitwerking jaarrekening
Op basis van de verplichtingen van de organisatie, afhankelijk van de grootte kan worden besloten dat het jaarrekening gedeelte circa 70 pagina’s mag beslaan. De verbeterslag die gemaakt kan worden liggen veelal op de volgende terreinen:
- Verminderen boiler plate language bij de uitleg van jaarrekeningposten.
- Durven weg te laten als gevolg van materialiteitskeuzes, waarbij vooral de focus in termen van prioritering verbetert.
Uitwerking overige gegevens
Naast de controleverklaring en eventuele gebeurtenissen na balansdatum is de core van de overige gegevens binnen een jaarverslag zeer beperkt, zolang het maar niet in strijd is met het bestuursverslag en de jaarrekening. De grootste verbetering valt dus te realiseren door niet grote hoeveelheden appendices op te nemen. Alles wat belangrijk is, dient gewoon in het jaarverslag opgenomen te worden en indien het nice to have is kan verwezen worden naar de website of andere uitingen. De overige gegevens kunnen veelal beperkt blijven tot 20 pagina’s:
- Verslag Supervisory board;
- Gebeurtenissen na balansdatum;
- Controleverklaring;
- Assurance verklaring niet-financiële informatie.
Lees ook: Integrated reporting: Stappenplan om te komen tot geïntegreerde informatie over waardecreatie
Een mooi voorbeeld van de toepassing van core and more is bij ABN AMRO, waarbij zij de core zelfs hebben weten te reduceren tot 80 pagina’s. Wat wel belangrijk is, is dat er niet wordt getwijfeld of deze methode wel MAG?! En daarom wordt er juist heel specifiek gewerkt vanuit wet- en regelgeving, zodat er geen problemen ontstaan voor organisaties die IR en core and more toepassen.
Core and more: duurzaamheid in of buiten het jaarverslag?
Stel een onderwijsinstelling wil zich expliciet bezig houden met duurzaamheid door onder andere gezonde traktaties. Het beleid van de school is dat zij staan voor gezonde traktaties en dat het niet is toegestaan dat kindjes snoep uitdelen als traktatie. En stel vervolgens dat van de 30 leerlingen, 28 leerlingen keurig iets van groente of fruit trakteren en 2 leerlingen chips of een ijsje.
Het grote verschil ontstaat in de registratie en verifieerbaarheid van informatie. Wanneer er een folder (‘more’) wordt gemaakt waarin het beleid van de school wordt uiteengezet: dat zij gezonde traktaties erg belangrijk vinden en dat het dus niet toegestaan is om snoep of chips te trakteren, is er vanuit beleid dan geen enkel probleem als twee leerlingen dit niet doen. Maar wat is er nodig als dit beleid helemaal uitgewerkt moet worden binnen het jaarverslag (‘core’)? Wat moet er worden vastgelegd? Wat moet er worden geverifieerd? In hoeverre is het beleid inzake gezonde traktaties in lijn met de financiële resultaten van de onderwijsinstelling?
Voorbeeld toepassing core and more bij een primaire onderwijsinstelling
Om keuzes te kunnen maken in het kader van de distinctie tussen core and more dienen eerst de wettelijke kaders te worden bepaald. Hierbij worden de belangrijkste standaarden meegenomen, zodat hier later naar verwezen kan worden. Voor een onderwijsinstelling lieert dit primair aan RJ 660. De basis voor de verslaggeving begint uiteraard met het Burgerlijk Wetboek, specifiek BW 2 (Rechtspersonen), Titel 9 (De jaarrekening en het bestuursverslag), alsmede wetgeving rondom de overige gegevens. Daarnaast kan het format van de PO-raad worden gebruikt voor het opstellen van een bestuursverslag. Door dit format te gebruiken is er een hele heldere opbouw, worden de opstellers automatisch gestimuleerd na te denken over de kern van de instelling en verhoogt de relevantie van het jaarverslag door het verwijderen van redundante informatie.
Hierdoor ontstaat dus ook een deel van de kostenbesparing. ‘More’ informatie hoeft namelijk niet noodzakelijkerwijs gecontroleerd te worden door de accountant, functiescheidingen zijn minder relevant en het format dat gehanteerd kan worden is veel vrijer.
Conclusie: voordelen Integrated reporting en een core-and-morejaarverslag
- Lagere kosten voor het opstellen van de jaarrekening.
- Voldoet nog steeds gewoon aan wet- en regelgeving.
- Betere communicatie naar externe belanghebbenden.
- Relevantere informatie binnen het jaarverslag.
Kortom, juist door te focussen kunnen kosten worden bespaard, terwijl de kwaliteit en relevantie van het jaarverslag toenemen.
Auteur: Dr. Ferdy van Beest is directeur data proposities en integrated reporting bij Flynth adviseurs en accountants en assistant professor Financial reporting aan de Nyenrode Business Universiteit.
Dit artikel is verschenen in cm: 2021, aflevering 2.
Geef een reactie