Belastingfraude kent vele gedaanten en kan in elke organisatie voorkomen: ondernemingen, overheden en semioverheidsinstanties. Bepaalde omstandigheden vormen een vruchtbare bodem voor belastingfraude. Wanneer moeten de alarmbellen gaan rinkelen? En hoe vermindert u de kans op belastingfraude?
Belastingfraude kan in vele vormen voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan schaduwboekhoudingen, te veel voorbelasting terugvragen, geen btw afdragen of het niet melden van grensoverschrijdende transacties die onder de regels van DAC6 vallen. Ook het onbewust of bewust niets doen aan een situatie, kan onder opzet vallen. Denk bijvoorbeeld aan het niet onderkennen van een risico, zoals het niet melden van een grensoverschrijdende situatie binnen 30 dagen terwijl dit wel had gemoeten. Kortom, regelmatig voorkomende omstandigheden.
Wat is belastingfraude?
Maar allereerst: wat is nu belastingfraude? Belastingfraude is het opzettelijk niet voldoen aan de eisen die de Nederlandse belastingwetten stellen. Daarbij gaat het met name om de omzetbelasting, loonheffingen, vennootschapsbelasting en de inkomstenbelasting. Die eisen gaan over de inhoud en tijdige betaling van aangiften, maar ook steeds meer over het voldoen aan extra antimisbruikverplichtingen. Bijvoorbeeld melding van bepaalde grensoverschrijdende transacties tussen groepsvennootschappen (DAC6) of het opstellen van een groepsdossier en lokaal dossier als de geconsolideerde omzet 50 miljoen euro of meer bedraagt.
Lees ook: Belastingen in de jaarrekening: inzicht door 6 vragen
Straffen voor belastingfraude
De straffen op belastingfraude variëren van geldboeten met een maximum van 870.000 euro tot gevangenisstraffen van maximaal 6 jaar, en combinaties daarvan. Deze straffen gelden niet alleen voor bedrijven en/of hun directeuren, maar ook steeds vaker voor hun medewerkers en adviseurs zoals accountants en belastingadviseurs. Daarnaast kan belastingfraude ook aanzienlijke reputatieschade opleveren.
Signalen voor belastingfraude
Belastingfraude kan grote financiële en niet-financiële schade opleveren en daarom is het zaak dit zoveel mogelijk te voorkomen. Dat begint bij het onderkennen van risicofactoren. Hieronder volgen acht omstandigheden die kunnen bijdragen aan het risico op belastingfraude.
1. De onderneming verkeert in zwaar weer
Bij zwaar weer wordt de kans op belastingfraude groter. Het geld – en daarmee ook het belastinggeld – is hard nodig om te kunnen overleven en sleutelposities worden vacant, waardoor ook de broodnodige kennis over belastingen en contacten met de Belastingdienst verloren gaan.
2. Veel leveranciers en kleine leveringen
Dit betekent vaak grote aantallen facturen, waarvan de boeking en betaling volledig is geautomatiseerd. Daardoor leidt een fout bij inregeling of latere wijzigingen in de belastinggevolgen die niet zijn doorgevoerd, direct tot grote belastingfouten en belastingfraude. Ook kan er een malafide kleinere partij tussen zitten, die onder de radar blijft.
3. Persoonlijke omstandigheden van financieel verantwoordelijken
Wanneer een financieel verantwoordelijke zelf door acute of structurele persoonlijke omstandigheden in financieel zwaar weer komt, bestaat de kans dat diegene bedragen die bestemd zijn voor de belastingdienst deels aan zichzelf betaalt, of onkosten declareert en betaalt die helemaal niet verstrekt kunnen worden en daardoor belast zijn voor de loonheffingen.
4. Gebrek aan twee handtekeningen
Wanneer bij uitgaande facturen en de betaling daarvan twee handtekeningen nodig zijn, kijken twee paar ogen naar een transactie. Als dat niet het geval is, is het makkelijker om voor die ene klant toch geen btw te rekenen of toch die onkosten uit te betalen.
5. Grote verwevenheid persoonlijke belangen van zakenpartners
Grote verwevenheid tussen zakenpartners op persoonlijk vlak vergroot de kans op fraude. Want je wilt vaak niet voor elkaar onder doen bij leuke dingen als voetbal, golf, uiteten of evenementen. En leuke dingen met elkaar doen, zorgt weer voor meer bonding waardoor ‘nee zeggen’ steeds moeilijker wordt. Bijvoorbeeld voor die ene factuur die niet helemaal correspondeert met wat er echt is geleverd.
6. Langdurige relatie met één grote klant
Wanneer één bedrijf al jarenlang zorgt voor 30 procent of meer van de omzet en dat bedrijf vraagt op een goed moment om een gunst bij de facturering, dan is de neiging al snel om daarin mee te gaan. Zeker als het niet meer zo goed gaat met dat bedrijf en een mogelijke neergang ook een grote invloed heeft op je eigen voortbestaan.
7. Onvoldoende fiscale kennis
De fiscale regelgeving is complex en wordt steeds complexer. Elke maand is er in de loonheffingen, vennootschapsbelasting of omzetbelasting wel een wijziging in de wet of een uitspraak van een rechter die van invloed kan zijn op uw eigen bedrijfsvoering. Wanneer er in een organisatie onvoldoende fiscale kennis is en ook geen periodiek contact met een extern fiscaal deskundige, is de kans groot dat dit niet wordt gezien. Zeker als een bedrijf hard groeit en/of internationaal actief is, kan een onbeheersbare situatie ontstaan als niemand de actieve verantwoording heeft of neemt voor het voldoen aan belastingverplichtingen.
8. Overschatting bestaande fiscale kennis
En als iemand de verantwoordelijkheid voor belastingen heeft, is het van belang dat diegene ook echt inhoudelijke kennis van zaken heeft – of die inschakelt. Te vaak worden belastingen onderschat of wordt de kennis van de externe partij overschat. Zo is een accountant of boekhouder geen fiscalist. Een fiscalist heeft een fiscale hbo- of wo-opleiding afgerond, is goed op de hoogte van fiscale regelgeving en is vaak aangesloten bij het Register Belastingadviseurs of de Nederlandse Orde van belastingadviseurs.
Lees ook: Stappenplan fraudebeheersing: Zo handelt u bij (vermoedens van) fraude
Belastingfraude verminderen
Er zijn vier pijlers die de kans op belastingfraude in een organisatie verminderen: heldere processen, duidelijke controles achteraf, regels voor persoonlijke geschenken en aanstelling van een fiscaal verantwoordelijke binnen en/of buiten de organisatie.
1. Heldere processen: tax control framework
Een tax control framework (TCF) zorgt voor structuur om aan belastingverplichtingen te voldoen. In een TCF wordt per belastingsoort beschreven hoe de betreffende belasting wordt aangegeven en betaald, en hoe correcties achteraf worden verwerkt. Naast de functies worden ook de personen benoemd, zodat de verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk is geborgd en niet blijft zweven. Te denken valt aan het benoemen van verantwoordelijken voor het samenstellen van de aangifte, de review van de aangifte, de betaling en het verwerken van correcties. Door al deze facetten over verschillende personen te verdelen, bevat het TCF ook een vorm van controle.
2. Duidelijk controlesysteem: twee ogen en steekproeven achteraf
Het eerste onderdeel van het controlesysteem is het twee-ogenprincipe. Bij elke aangifte en betaling zijn twee paar ogen betrokken. De ene persoon stelt de aangifte op en de ander gaat na of deze in orde is. En als partijen het eens zijn, zet een derde persoon de betaling klaar. Is de aangifte eenmaal ingediend en betaald, dan is een periodieke steekproef achteraf een goed controlemechanisme. Wanneer daarbij de methode van de belastingdienst als uitgangspunt wordt genomen, is het mogelijk dat fouten worden opgespoord voordat de belastingdienst die zelf constateert. Eventuele aanpassingen worden dan op tijd verwerkt.
3. Regels voor geschenken
Zakenrelaties bestaan niet zonder relatiegeschenken, die zijn feitelijk een bindmiddel. En een lunch of diner kan op zich geen kwaad. Maar als geschenken zich vaak voordoen of groot zijn in relatieve omvang, dan wordt het een ander verhaal. Regels over relatiegeschenken en actieve aandacht voor integriteit, kunnen veel ruis voorkomen.
4. Benoemen fiscaal verantwoordelijke binnen de organisatie
Ten slotte is het benoemen van een fiscaal verantwoordelijke en het actief ruchtbaarheid daaraan geven binnen de organisatie, een goede manier om de kans op belastingfraude te verminderen. Medewerkers weten dan waar ze hun fiscale vragen kwijt kunnen. Snelle en adequate beantwoording van hun vragen is daarbij een must, want als het vragen zijn waarop het antwoord snel nodig is om een deal te kunnen sluiten, is geen tijd te verliezen. Ook een goed netwerk aan externe belastingadviseurs is belangrijk, zodat acute maar specialistische vragen tijdig beantwoord kunnen worden.
Auteur: Margreet Teuben (margreet.teuben@teuben.com) is gespecialiseerd in belastingen van grote en groeiende ondernemingen die internationaal actief zijn. Haar grote kracht: belastingzaken helder maken en belastingrisico’s onder controle krijgen. In 2004 richtte zij Teuben Tax Advisory op. Daarvoor was Margreet werkzaam bij EY en de Belastingdienst, team Grote ondernemingen.
Dit artikel is verschenen in cm: 2021, afl. 8.
