Internationaal topspreker en communicatiecoach Lars Duursma stelt dat het voor iedereen goed is om te kijken hoe je een boodschap doeltreffender brengt. Vooral in videovergaderingen moeten sprekers zich extra bewust zijn van de chemie met ontvangers van de boodschap.
‘Vaak zijn mensen zich niet bewust hoe iets overkomt.’ Hij haalt als voorbeeld een directeur aan die medewerkers moest meedelen dat er banen zullen verdwijnen. Die wilde zich vervolgens kwetsbaar opstellen en laten zien dat hij dit zich ook persoonlijk aantrekt. ‘Dat doet hij ook. Hij gaat voor de groep staan en zegt: “Het is voor mij ook ontzettend moeilijk om dit nieuws te brengen.” Dat kan heel gemakkelijk de verkeerde snaar raken. Een hoop mensen denken dan: “Maar jij hebt straks nog een baan en ik niet.”’ De manier waarop zo’n boodschap wordt gebracht is cruciaal, want zulke momenten zijn bepalend voor hoe personeel de organisatie ervaart. ‘Dat wordt wel eens onderschat.’
E-learning Persoonlijke overtuigingskracht
Het belang van goede communicatie – niet alleen wát u vertelt, maar ook hoe u het brengt – wordt nogal eens onderschat. In deze e-learning leert u wat u kunt doen om uw persoonlijke overtuigingskracht te verbeteren, welke elementen goed werken en welke valkuilen u dient te vermijden. In deze cursus leert u onder meer:
- Waar het vaak misgaat en welke valkuilen u dient te vermijden
- Het juiste woordgebruik kiezen en waarom dat op deze manier werkt
- Tips om uw verhaal memorabel te maken
- Welke non-verbale methodes er zijn om uw overtuigingskracht te vergroten
- Hoe u krachtig afsluit
>> Bekijk de cursus hier in de catalogus.
>> Al abonnee? Ga hier naar de e-learning in uw dashboard.
Een van de tips die Duursma geeft voor financials om hun verhaal krachtiger te maken is de illustratie. Vaak worden cijfers toegelicht met een voorbeeld, maar hij adviseert om dat om te draaien: begin met het beeld, het concrete voorbeeld, en licht dat toe met cijfers. ‘Stel dat u jaarcijfers presenteert bij Ahold. Het kan beginnen met de bottom-line, wat de winst is, wat de omzet, welke verliezen er zijn en alle andere jaarcijfers. Maar u kunt ook met een voorbeeld beginnen: “We verkopen al zeker vijf jaar mondkapjes bij Bol.com. Maar tegenwoordig verkopen we er meer per uur dan in alle jaren voor de coronacrisis bij elkaar. En dat geldt wel voor meer producten. Kortom, de vraag naar onze producten is enorm veranderd door de coronacrisis. En vaak ook gegroeid. Dat blijkt ook wel uit de volgende cijfers.” Begin met een voorbeeld.’
Niet moeten, maar willen
Ga daarbij uit van de luisteraar: waarom is dit interessant voor ze? ‘Heel vaak als je aan c-level vraagt waarom medewerkers hiernaar zouden luisteren, dan is het antwoord iets als “omdat we ze gevraagd hebben om in de zaal te zitten”. Dat vind ik een zwaktebod,’ zegt Duursma. ‘U moet niet zorgen dat mensen móéten luisteren, maar zorgen dat mensen wíllen luisteren. Juist in de eerste minuut van het verhaal is het belangrijk om mensen nieuwsgierig te maken naar wat u gaat vertellen. Ik denk dat dat in elke presentatie moet zitten.’
Volgens hem gaat het juist in die cruciale eerste minuut vaak mis met clichés of saaie introducties. ‘Iets als: “Goedemorgen, welkom bij deze Teams-meeting. Het is weer maandagochtend en jullie weten wat dat betekent…” Dan krijgen mensen ook geen zin in de meeting. Als u op een goede manier start, krijgt u zélf ook meer zin in het verhaal.’ Als tip geeft hij het gebruiken van een feitje van Wikipedia. ‘Het is vandaag 28 april, er is vast wel iets gebeurd dat is te relateren aan waar de vergadering over gaat. Bijvoorbeeld: precies 17 jaar geleden won San Marino voor het eerst in haar geschiedenis een voetbalwedstrijd. Zo zie je maar: de aanhouder wint. Nu proberen wij gelukkig niet al 17 jaar om onze nieuwe website te lanceren…’ (Overigens heeft San Marino sinds die ene wedstrijd nooit meer gewonnen, misschien leuk om aan het einde van de vergadering een grapje over te maken.)
Abstract woordgebruik
Om te overtuigen en een aansprekend verhaal te vertellen is het verstandig om het taalgebruik bij uzelf te houden en de taal niet af te stemmen op wat u denkt dat een bepaald publiek verwacht. ‘Op het moment dat u zegt “de efficiëntie te optimaliseren teneinde te komen tot een herverdeling van de werkprocessen waarbij de medewerkerstevredenheid wordt getoetst aan de criteria van de procesoptimalisatie” – zijn er twee effecten merkbaar. Eén: het publiek haakt af. En twee: het is voor uzelf gewoon minder interessant.’ Volgens Duursma is de truc te vertellen alsof het aan een collega is tijdens een sociale setting en niet tijdens een officiële vergadering. ‘Als bestuurders bijvoorbeeld samen dineren hanteren ze een heel ander taalgebruik dan in een formele setting.’ Dat soort gewonere spreektaal zorgt ervoor dat een verhaal meer aanspreekt dan wanneer ze ambtelijke terminologie bezigen. ‘Het is niet nodig om opeens formele, conceptuele taal te gebruiken.’
Wat is krachtig woordgebruik dan wel? In zijn e-learning laat Duursma een forse lijst zien van woorden die beter vermeden kunnen worden in een toespraak. Denk aan woorden die in de meeste onderzoeksrapporten staan, maar iemand in een sociale setting niet snel gebruikt, zoals ‘omstandigheid’, ‘evident’, ‘karakteriseren’, ‘significant’ en vele, vele andere. Maar de globale vuistregel is dat abstracte woordkeuze zoveel mogelijk vermeden dient te worden en dat beeldend taalgebruik beter werkt. Net als deze tip van collega Alexandra Smith onlangs is de kleurpotlodentest een goede: als een concept niet goed te tekenen is als een luisteraar naderhand met kleurpotloden de boodschap moet tekenen, is het verhaal te abstract. ‘Vertel iets dat anderen voor zich kunnen zien.’
Blijven bij de boodschap
Het is meestal aan te raden dat het woordgebruik de centrale boodschap reflecteert. ‘We helpen wel eens directeuren met belangrijke speeches en dan kijken we met een tool wat de meest gebruikte woorden zijn. Bij een speech waarbij geprobeerd wordt om de medewerker of de klant centraal te stellen, blijkt dan dat het meest gebruikte woord “ik” is. Dat botst. Met deze uitkomst is het lastig te geloven dat de strekking van het verhaal is dat de klant of medewerker centraal wordt gesteld.’
De woordkeuze is uiteraard niet allesbepalend, vertelt de overtuigexpert, maar het geeft wel een eerste indicatie. Een ander voorbeeld dat hij aanhaalt is van politieke partijen in de oppositie die als centrale boodschap wilden aangeven dat ze constructief en oplossend zijn. ‘Dan blijkt dat “niet” het vaakst wordt gebruikt. Het zegt niet alles, maar het zegt wel wát.’
Communicatie tijdens corona
Zulke details dragen bij aan hoe een boodschap overkomt. Uitstraling en geloofwaardigheid zijn van kritiek belang in communicatie, benadrukt hij. De vraag die u zich daarbij moet stellen: Hoe komt het verhaal over op het luisterende publiek? Dat is in deze tijd nog lastiger dan normaal, omdat er in de coronatijd meer gecommuniceerd wordt met videoboodschappen of via een grote Teams-groep, waarbij de spreker de non-verbale cues van het publiek mist. Chemie is volgens Duursma de crux van communicatie. ‘De klik tussen u en de ontvanger. Als er geen chemie is met de groep die u probeert te overtuigen, slaat de communicatie dood.’
Dat is een element dat nog zichtbaarder is geworden in de coronatijd. ‘Een van de dingen waar ik me het meest aan heb geërgerd het afgelopen jaar is dat iedereen zich standaard op mute zet en soms zelfs de camera uit laat staan. Dan is het onmogelijk om enige chemie te krijgen.’ Het is volgens hem verstandig voor het groepsgevoel om elkaar tenminste even welkom te heten aan het begin van het gesprek. ‘Laat de microfoon gewoon openstaan, tenzij er achtergrondgeluid is, een krijsende baby, blaffende hond of klussende buurman. Dan zie je dat er een beetje gelachen wordt, dat je kleine interactiemomentjes hebt. Neem een plotselinge nies en iemand die daar op reageert. Dat klinkt heel simpel, maar het leidt wel tot meer chemie. Als iedereen netjes op mute staat en z’n beurt afwacht, krijg je heel saaie vergaderingen.’
Universeel toepassen
Beter communiceren is niet zozeer een kwestie van een paar keer per jaar oefenen voor een speech, maar door kleine gewoontes aan te leren die u vervolgens altijd kunt inzetten. ‘Mensen worden niet van de ene op de andere dag een groot overtuiger, maar begin met kleine dingen. Stel u bent financieel directeur en wilt leren om met lastige vragen om te gaan. Wat nou als u bij elke e-mail met een vraag en elke vergadering oefent hoe u vragen het beste kunt beantwoorden. Grijp elke gelegenheid aan, zodat bij grote spreekmomenten die routine is opgebouwd. Leid vergaderingen in met een aandachtstrekker, zodat het bij een belangrijke presentatie vanzelf gaat.’ Door dit soort handelingen regelmatig uit te voeren, wordt het een tweede natuur. ‘Dan zijn het allemaal geen trucjes meer, maar dingen die bij u horen, waar u steeds beter in bent geworden.’
Over Lars Duursma
Lars Duursma is oprichter van Debatrix en communicatiecoach van onder meer Tweede Kamerleden, leden van het Europese Parlement en ceo’s die een grote presentatie moeten geven of bijvoorbeeld sprekers die een TED-talk voorbereiden. Hij is vaste deskundige voor onder meer NRC Handelsblad en was eerder onder meer te zien bij Jinek, EénVandaag, Editie NL, RTL Nieuws, VRT, ZDF en CNN, en presenteert samen met Victor Vlam de podcast De Communicado’s.
Auteur: Henk-Jan Buist
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
