Een zeer speciale editie van de Nationale Controllersdag gaat over verbinden in tijden van verandering. Hoe ga je als controller om met issues als duurzaamheid en digitale transformatie? Hoe en wanneer ga je het gesprek aan? En hoe overtuig je de business?
Op een zonovergoten festivalterrein in Deventer komen controllers en andere financials samen voor alweer de 32e editie van de Nationale Controllersdag. Dit jaar is het evenement georganiseerd in samenwerking met Het Grootste Kennisfestival van Nederland. Dat levert een bijzonder congres op. De dag wordt opgeluisterd door muziek, eten en drinken, naast de vele inspirerende sprekers. In zitzakken op het gras of stoeltjes in de schaduw van het controllersplein verwerken financials onder het genot van een drankje tussen sessies door de presentaties van sprekers zoals Sacha Spoor, Jim Stolze, Mathijs Bouman, James van de Merbel, Linda Hoebe, John Reynders en Pacelle van Goethem.
In de grote tent legt econoom en journalist Mathijs Bouman aan het begin van de dag de vinger op de zere plek: niet de inflatie, niet de milde recessie, maar het personeelstekort zorgt ervoor dat ondernemingen voor uitdagingen staan. Dat het consumentenvertrouwen laag is, heeft volgens de econoom alles te maken met hoe het publiek de markt ervaart. ‘Bij een recessie komt het negatieve sentiment vooral van mensen die voor hun baan vrezen, laten we zeggen negen van de tien ondervraagden. Bij inflatie merkt een veel groter aandeel de effecten en dat zien we terug bij een binaire vraagstelling als ‘verwacht u dat het beter of slechter zal gaan?”
Zijn advies is om nieuws over inflatiecijfers in perspectief te zien en de consumentenvertrouwenindex om bovenstaande reden met een korreltje zout te nemen. ‘Het is niet: de inflatie is wéér hoger. Nee, hij is nog steeds hoog.’ De relatieve afname van de inflatiecijfers in mei is in veel berichten geïntroduceerd als absoluut hoog cijfer, terwijl er eigenlijk een positieve trend zichtbaar wordt, legt Bouman uit.
Automatisering als oplossing krapte
Daarentegen is de verwachte bedrijvigheid hoog en daarmee ligt ook het producentenvertrouwen op een hoog niveau. ‘Er is geen vraagtekort, de problemen liggen nu aan de aanbodkant. Dat is ook geen fijn probleem om te hebben, maar wel een probleem van een prettiger type,’ merkt hij droogjes op. ‘Maak je niet druk over toenemende werkloosheid, maar over het personeelstekort.’ Dat staat innovatie en groei in de weg. De krappe arbeidsmarkt is daarom een grotere uitdaging voor de economie op langere termijn dan bijvoorbeeld de inflatie.
Hij vertelt dat iedere beleidsmaker die de suggestie doet om personeel uit het buitenland te halen beter weggestuurd kan worden. ‘Je moet geen werknemers binnenhalen, maar banen juist vernietigen.’ Hij adviseert om taken meer te automatiseren en meer te robotiseren om zo de werkdruk te verlagen. ‘We zijn alleen maar harder gaan werken, maar niet slimmer.’ Door de werkdruk omlaag te brengen met bijvoorbeeld RPA en andere tools, kunnen bedrijven inderdaad met minder mankracht meer bereiken.
Rol verandert
Dat is een thema dat op de Nationale Controllersdag 2022 keer op keer terugkomt: digitale transformatie, robotisering en automatisering zetten ons niet zonder werk, ze zijn juist een oplossing. Bovendien zijn dit tools die ons helpen ons werk prettiger en sneller te doen. ‘Als een rekensom te lastig wordt, wie grijpt er dan naar een rekenmachine of Excel?’ vraagt technologie-ondernemer Jim Stolze aan het publiek, waarna veel handen omhoog gaan. ‘We moeten niet bang zijn dat technologie banen gaat opeten. Je krijgt er juist handjes bij. Hier moet je blij mee zijn.’
‘Je rol valt niet weg, je gaat werk anders doen,’ zegt cio en digitale transformatie-deskundige James van de Merbel. Digitale transformatie gaat niet om technologie, maar om organisatorische verandering. ‘Een proces, een applicatie, of een stakeholder verandert. Wat betekent dat voor de organisatie?’ Hij vraagt het publiek wie digitale transformatie moet leiden: de cfo of de cio? Het antwoord is eigenlijk geen van beide, maar de organisatie als geheel moet hiermee aan de slag. ‘Dit is geen taak van finance of IT, het is veel groter.’ Digitale transformatie is een businessvraagstuk dat alle facetten van het bedrijf raakt. Het gesprek met elkaar is daarom belangrijk.
Praat met elkaar
Het gesprek binnen de organisatie is niet alleen van essentieel belang bij transformatie, maar ook bij het bewaken van de ethiek en morele keuzes, legt onderzoeker en Nyenrode-docent Sacha Spoor uit. Ze vertelt dat men vroeger naar integriteit keek als heel binair: iets is goed of iets is fout. ‘Geen foute dingen doen, betekent alleen niet dat je het goede doet,’ vat ze de inzichten die zijn opgedaan samen. Ze signaleert drie dingen die het lastig maken voor controllers om het geweten van de organisatie zijn.
Ten eerste komen controllers regelmatig voor dilemma’s te staan waar misschien geen goed antwoord op is. Vaak is het dilemma een strijd tussen twee ‘goeden’. Betrouwbaarheid aan de ene kant staat bijvoorbeeld soms op gespannen voet met eerlijkheid: een leugentje om betrouwbaarheid bij collega’s of de baas te behouden, gaat ten koste van de eerlijkheid. Ten tweede worden controllers vaak gezien als degenen met het morele kompas, maar dat kompas zetten we vaak even uit als er voordeel te behalen valt, legt Edgar Karssing uit in een video die Spoor toont. Ten derde ontbreekt het controllers soms de moed om correct te handelen. ‘Bij lichte dingen, zoals onjuiste informatie, spreken we sneller iemand aan op correct gedrag.’ Maar hoe zwaarder het probleem, hoe meer we neigen om het uit te besteden aan bijvoorbeeld een meldpunt of ons er zelfs helemaal niet mee bemoeien.
Volgens Spoor kan de controller om deze redenen niet het geweten van de organisatie zijn en moeten we dat ook helemaal niet willen. ‘Een controller kan wél bijdragen aan het geweten van de organisatie. Stel vragen, geef afwegingen mee, ga met elkaar in gesprek,’ adviseert ze om dilemma’s en morele vraagstukken bespreekbaar te maken. Dat vereist voor sommige organisaties een heel andere cultuur. ‘Vergroot de wil om ethisch te handelen en verklein de angst.’
Lees ook ons uitgebreide gesprek met Sacha Spoor hierover: Controller en integriteit: ‘Afwegingen meegeven, vragen stellen, mensen aan het denken en praten zetten’
Rem of gaspedaal
Bedrijven die transformeren krijgen te maken met onontgonnen terrein en financiële vraagstukken waar de financial groen licht voor moet geven, of juist niet. ‘Moet je als controller juist het gaspedaal of de rem gebruiken?’ vraagt dagvoorzitter Jeroen Smit aan Visma’s John Reynders in gesprek over succesvol groeien in de 21e eeuw. ‘Geen van beide,’ zegt Reynders. ‘Als je de metafoor van de auto doortrekt: de controller is eigenlijk het ‘car information system’. Die gebruikt sensorinformatie om signalen van de weg terug te geven aan de bestuurder die vervolgens beslissingen neemt.’
Hij gaat nog even verder met de analogie van Smit. ‘De achteruitkijkspiegel moet er eigenlijk uit.’ Het is in de auto belangrijker om naar voren te kijken dan om alsmaar te zien wat er achter je gebeurt. Hetzelfde geldt in zijn optiek voor het werk van de controller: rapporteren over prestaties moet gebeuren, maar het is voor het voortbestaan van het bedrijf van groter belang om te kijken naar de toekomst.
Smit vraagt hem naar de worsteling van controllers om aan de ene kant bezig zijn met het in control zijn van het hier en nu en aan de andere kant richten op de toekomst. ‘Controllers hebben de skills om met niet-financiële impact om te gaan,’ zegt Reynders. Hij vertelt dat juist de controller op zoek moet gaan naar de ‘ruimte voor avontuur’, bijvoorbeeld door op zoek te gaan naar een circulair businessmodel.
Praktijkervaring balans control en perspectief
Met die balans heeft Linda Hoebe van Auping praktijkervaring. De beddenfabrikant heeft vorig jaar een 100 procent circulair matras in de markt gezet. Dat vereiste forse investeringen in nieuwe technologie, nieuwe productiemethodes en nieuwe ontwerpen. ‘Dat vraagt om circulair denken, om hoe we uiteindelijk de matrassen terughalen. Maar alles wordt lineair doorgerekend en closing the loop kun je niet in deze actuele cijfers kwijt.’
Controllers moeten daarbij een delicate balans bereiken waarbij wordt gekeken naar de bedrijfsvoering over vijf tot tien jaar, die vaak niet te kwantificeren valt in cijfers van nu, terwijl het financiële plaatje van vandaag blijft kloppen. ‘Je moet niet alles stukrekenen, maar tegelijkertijd ook de continuïteit bewaken. Er zijn geen harde regels voor. Grondstoffen komen op een dag terug, maar een model daarvoor is er nog niet. Tegelijkertijd moet je ook nu geld verdienen. Uiteindelijk heeft niemand er iets aan als je mooie circulaire plannen hebt, maar het bedrijf het in de tussentijd niet redt.’
Hoebe legt haar ervaringen met deze duurzaamheidsslag uit: Linda Hoebe (Auping): ‘Ook wij zijn nog volop aan het pionieren’
Het is wel evident dat controllers hiermee aan de slag moeten, omdat regelgeving ons dwingt om dit op te pakken. Smit en Hoebe hebben het bijvoorbeeld over de CSRD. Deze Europese verplichting voor het rapporteren op ESG-cijfers geldt vanaf 2024 voor grote bedrijven, maar zij moeten harde duurzaamheidcijfers van alle ondernemers in hun keten weten. Hierdoor raakt deze richtlijn ook veel mkb’s, die dus aan de slag moeten met duurzame bedrijfsmodellen. ‘Controllers moeten omgaan met de financiële spanning tussen toekomstgerichtheid en continuïteit. Je moet nú een roadmap hebben voor het bedrijf.’
Smit vraagt later aan de aanwezige controllers wie er nu bijvoorbeeld al bezig is met iets als een B Corp-certificering, een model voor bedrijven om duurzaamheid tot een kernactiviteit te verheffen. De vraag levert geen opgestoken handen op. De dagvoorzitter vertelt de zaal dat controllers een grote impact kunnen hebben op verduurzaming binnen het bedrijf. Als ze die moed tenminste durven te tonen. ‘Ik denk dat juist júllie de mensen zijn in de organisatie waarnaar wordt geluisterd.’
Einde aan saai werk
Transformatie naar een circulair model gaat vaak gepaard met technologieën die ons helpen, zoals RPA of AI. ‘Entrepe-nerd’ Jim Stolze legt uit dat kunstmatige intelligentie niet is wat we vaak denken dat het is. ‘AI is niets meer dan een serie technieken om machines slim te laten lijken,’ zegt hij. Hij staat stil bij enkele facetten, zoals machine learning – het detecteren van patronen en daar lessen van leren – en Generative Adverserial Networks, beter bekend als deepfakes. Het gaat in de media vaak over misbruik en nepnieuws met AI-gedreven realistische nepfilmpjes waarin gefabriceerde politici uitspraken lijken te doen, maar hij wijst ook op de goede toepassingen.
Eigenlijk begrijpen we de term verkeerd, licht Jim Stolze toe: ‘Het zou eigenlijk geen kunstmatige intelligentie moeten heten’
Zo genereert lalaland.ai modellen voor online kledingwinkels met verschillende lichaamstypes, huidskleuren, haarkleuren, et cetera. Dat zorgt niet alleen voor een inclusiever beeld, maar heeft nog een groot financieel én duurzaam voordeel. ‘Tachtig procent van online gekochte kleding wordt geretourneerd. Mensen kopen verschillende maten en sturen terug wat niet past.’ Daarbij komt ook nog eens dat veel van deze spullen op de vuilnisbelt belanden. Het is namelijk voor veel bedrijven financieel logischer om de teruggestuurde spullen weg te gooien, dan om arbeidskracht in te zetten om ze te controleren, opnieuw te verpakken en terug te nemen in de keten. ‘Met deze technologie zien mensen aan de hand van verschillende modellen beter wat ze precies kopen en dat zorgt voor minder retourzendingen.’
Daarom wijst Stolze erop dat verbieden van zulke technologie, wat regelmatig wordt geopperd door politici en in media, geen goede oplossing is. ‘Je moet de technologie niet verbieden, maar het misbruik ervan.’ Hij wijst op de kansen die datatechnologieën bieden, bijvoorbeeld voor een vervelende taak waar veel controllers mee te maken krijgen: het verwerken van cijferoverzichten. ‘Met RPA leer je een softwarerobot bijvoorbeeld hoe een proces werkt door het een paar keer voor te doen.’ De robot kan vervolgens dit repetitieve saaie proces overnemen. Het is als het gebruiken van een Excel-macro, maar dan geavanceerder en breder in te zetten. Daardoor heeft de controller tijd om grondiger te kijken naar disruptieve, duurzame en transformatieve bedrijfsmodellen.
De AVG van AI
AI draait om algoritmes. In de basis daarvan gebruiken we formules die zeggen: ‘als dit gebeurt, doe dan dat’. In de loop der jaren zijn deze instructies complexer geworden met formules die feedbackloops gebruiken om fijnmazigere acties te doen en te leren van de resultaten van andere instructies. Een modern algoritme is eigenlijk in essentie een serie formules die een computer vertelt hoe ze iets moeten doen en de resultaten gebruikt om verdere bewerkingen uit te voeren, daar weer de resultaten van gebruikt, enzovoorts, enzovoorts.
Dat zorgt ervoor dat algoritmes bijvoorbeeld patronen kunnen herkennen, voorspellingen doen op basis van historische gegevens en inderdaad realistische afbeelden kunnen genereren. Maar door de complexiteit weten mensen vaak niet precies meer waarom een algoritme een bepaalde voorspelling doet of advies geeft. Dat levert bedrijfsrisico’s op legt universitair docent Dr. Stefan Buijsman van de TU in Delft uit. Hij spreekt in een sessie namens de VRC over het verantwoord inzetten van AI.
‘Als je algoritmes ontwerpt, is het vaak lastig om in te schatten wat de impact is.’ Hij neemt het voorbeeld van Google Maps die bestuurders adviseert om files op de snelweg te vermijden met een alternatieve route. ‘Omdat veel mensen dat gebruikten, liep het verkeer vast in stedelijke gebieden. Daar lossen files minder snel op dan op de snelweg en gaat de veiligheid van stedelijke gebieden achteruit. Dat zijn effecten die je niet bedenkt bij het ontwerpen.’
Daarnaast heb je discriminerende effecten. Hij noemt bijvoorbeeld een algoritme dat gezondheidsrisico’s inschat op basis van zorguitgaven in de VS. Maar omdat arme mensen daar minder geld uitgeven aan zorg, krijgen rijke mensen een hogere risicoscore omdat ze meer uitgeven. Het effect was dat arme, veelal zwarte burgers voor dezelfde aandoening een lagere risico-inschatting ontvangen dan een wit en rijker persoon. Buijsman wijst erop dat bedrijven binnenkort vanuit EU-regelgeving te maken krijgen met compliance-eisen en boetes bij discriminerende AI, net zoals nu normen gelden voor privacy-overtredingen onder de AVG.
Houtje-touwtje technologie
De inzet van technologie van de afgelopen decennia groeit veel bedrijven boven het hoofd met een wirwar van houtje-touwtje oplossingen die ooit zijn gebouwd, maar waarvan het institutioneel geheugen inmiddels verloren is gegaan. Daardoor weten mensen niet meer precies hoe de systemen afhankelijk van elkaar zijn. Dat legt cio James van de Merbel uit in een sessie over het architectuurprobleem waar bedrijven mee worstelen.
Van de Merbel legt uit waarom we digitale transformatie vaak niet goed benaderen: ‘Digitale transformatie gaat niet over technologie’
‘Je moet naar het gehele plaatje kijken. Wat springt er op rood als je er iets uittrekt?’ Hij laat zien hoe dit is ontstaan omdat er steeds oplossingen werden bedacht voor een automatiseringsprobleem van een afdeling of zelfs persoon. Dat werd quick and dirty gedaan en vaak zonder holistisch idee van hoe alles samenhangt. ‘Doordat processen destijds per silo zijn geautomatiseerd ontstaat een hair ball van systemen. Hoe zorg je ervoor dat je dat weer uit elkaar trekt én hoe zorg je ervoor dat je niet opnieuw zo’n hair ball bouwt?’
Net als Bouman en Stolze benadrukt hij dat technologie, vooral als deze gestructureerd is opgezet, controllers juist meer controle geeft. Hij vergelijkt het met de komst van ERP als centrale databron van een organisatie en de voordelen die dat oplevert. Dat veranderde de rol, maar de rol verdwijnt niet. De vraag is dus wat digitale transformatie betekent voor je functie en de rol van ieder individu in het bedrijf. Voor de controller die met digitaliseringsprojecten te maken krijgt, heeft Van de Merbel één kernadvies: ‘Je moet jezelf de vraag stellen: hoe help jij jouw bedrijf verder?’
Ode aan de bescheiden mens
Als je dat antwoord hebt, is het nog zaak om mensen te overtuigen van het idee. Samen met gitarist Coen Bardelmeijer sluit Pacelle van Goethem de dag af met een muzikale sessie rond een thema over bescheiden mensen met goede ideeën. Die gaan vaak verloren in de ruis, omdat ze vaker niet spreken wanneer luide mensen het hoogste woord voeren. In haar boek ‘Macht aan de aardige mens’ beschrijft Van Goethem dit probleem en ook de oplossing: hoe overtuig je wél?
De kern ligt in het omdraaien: begin niet met de verandering, maar laat zien wat het probleem is en verplaats je in je collega. ‘Je kunt het onthouden aan de zin Even een Biertje Drinken (EBD). ‘Erkenning: ik snap je reactie. Leef je in in je collega. Bewijs: laat zien dat je het probleem snapt. Draaien: Ga daarna pas over op hoe de nieuwe situatie iets anders vereist. Begin niet meteen met het voorstel,’ zo legt ze uit.
Lees meer over hoe je overtuigingskracht leert: Genuanceerde controller legt het af tegen blaaskaak: hoe overtuigt u wel?
In de sessie brengt Bardelmeijer enkele klassiekers ten gehore op de gitaar. Deze zijn thematisch verbonden met het verhaal van de gedragswetenschapper. De gitarist vertelt bijvoorbeeld over hoe de stilste Beatle, George Harrisson, zijn kont tegen de krib gooide toen er wrijving ontstond in de band en wegliep. In de rust schreef hij, in de optiek van de gitarist, een van de mooiste nummers van The Beatles: Here Comes the Sun. Hij zingt en speelt vervolgens dit nummer, met aanvullende zang van Van Goethem. Op deze manier zingt het duo onder meer nummers van Neil Young, The Eagles en David Bowie. Een leerzame en leuke afsluiting van een bijzondere editie van de Nationale Controllersdag.
