Een aantal beginnerstips voor Excel wordt snel weer vergeten, maar ze leveren tegelijkertijd een paar trucs op waar ook de door de wol geverfde spreadsheettijger tijd kan besparen, zoals andere manieren om door een blad te bewegen of het transponeren van gegevens. Hier zijn zeven van zulke ondergewaardeerde methodes.

Rijen naar kolommen (of andersom)

Wanneer gegevens worden aangeleverd met rijkoppen en relevante data in rijen, maar het document waar u alles in verwerkt gaat uit van kolommen, is dat eenvoudig op te lossen. Selecteer de gewenste gegevens, klik met de rechtermuisknop op Kopiëren (Copy), ga in de cel staan waar u de nieuwe indeling wilt starten en klik op rechtermuisknop Plakken speciaal > Transponeren (Paste Special > Transpose) (onder het kopje Plakken (Paste)). Dit maakt van rijen kolommen en van kolommen rijen.

Uniforme opmaak

Bij het kopiëren van gegevens uit verschillende bronnen lopen Execl-gebruikers al snel tegen allerlei opmaakissues aan. De feature Opmaak kopiëren/plakken zorgt ervoor dat een geselecteerde opmaak wordt toegepast op alle cellen die u daarna aangeeft. Klik rechtsboven onder Start naast het pictogram Plakken (Paste) op het verfkwastpictogram. Selecteer vervolgens het bereik waar de opmaak toegepast dient te worden. Naast het gebruikelijke pluspictogram staat bij het toepassen van de opmaakfunctie dezelfde verfkwast om aan te geven dat deze functionaliteit wordt toegepast op de selectie.

Cellen met meerdere gegevens opsplitsen

Cellen met meerdere gegevens kunnen worden opgesplitst in aparte kolommen. Neem een serie cellen met naam, leeftijd en woonplaats. Deze zijn te splitsen op basis van het scheidingsteken, bijvoorbeeld een komma of een spatie. Ga hiervoor naar Gegevens > Tekst naar kolommen (Data > Tekst to Columns). Volg de wizard waarin u het scheidingsteken (Delimiter) aangeeft. Als er komma’s en spaties worden gebruikt, kunt u ook aangeven om beide tekens als één scheiding te zien.

Scrollen zonder positie te verliezen

Bij te scrollen door een blad met Page Down of een pijltjestoets, verplaatst ook de positie van de geselecteerde cel. Maar het is ook mogelijk om naar beneden te scrollen zonder de originele positie te verliezen. Druk simpelweg op Scroll Lock, waarna linksonder in de balk SCROLL-LOCK komt te staan. Als u nu de pijltjestoetsen gebruikt, beweegt het blad zonder dat de geselecteerde cel meebeweegt.

F2 om te bewerken

Om de geselecteerde celpositie te bewerken kunt u dubbelklikken op de cel, maar als u ergens verderop bezig bent (met de hierboven genoemde Scroll Lock-tip), kunt op gewoon op F2 klikken om data in te voeren in de geselecteerde cel. De weergave springt dan meteen terug naar die cel. Dat is handig als u verderop in de gegevens iets wilt controleren zonder op een neer te hoeven bewegen en uw plek te verliezen.

Standaardlettertype wijzigen

Voor organisaties die een huisstijl gebruiken met een eigen lettertype, of bedrijven die bijvoorbeeld een standaardlettertype eisen in de communicatie, is het makkelijk om een lettertype zo toe te wijzen dat bij elke nieuwe werkmap of blad ervan uitgaat. Klik hiervoor op Bestand > Opties (File > Options) en kies onder Algemeen (General) bij het uitouwmenu Dit als standaardlettertype gebruiken (Use this as the default font) een lettertype.

Kolomkoppen zonder Tab

Bij het invoeren van een kolomkop, springt de selectie na Enter naar de volgende rij. Bij een serie kolomkoppen is Tab vereist om naar rechts te navigeren, maar omdat motorisch geheugen gebruikers parten kan spelen, is er ook een optie voor mensen die standaard op Enter drukken na elke invoer. Selecteer daarvoor de rij waarin u wilt typen en begin met het tikken van de kop. Druk op Enter om de invoer een plek naar rechts in de rij te schuiven.

Volg CMWeb op LinkedIn!