Zoals elke controller weet, kunnen fiscale regels vrij snel behoorlijk complex worden. Daarom vindt u op cmweb.nl artikelen voor allerlei verschillende scenario’s van btw-aangifte. In dit artikel maken we ondernemers wegwijs in de basisregels van de btw.
Tip! Gratis download Btw en facturatie
Over gemaakte omzet zijn ondernemers in principe btw verschuldigd. Voor een aantal werkzaamheden geldt een vrijstelling en voor sommige activiteiten een laag tarief. Maar de meeste ondernemers dragen standaard 21 procent van hun omzet af. Dit bedrag wordt doorberekend aan klanten en vervolgens afgedragen aan de Belastingdienst, eens per kwartaal voor de meeste kleine ondernemers, maar maandelijks als het om bedragen waar 15.000 euro of meer omzetbelasting per kwartaal over verschuldigd is.
Let op: De aangifte voor elk tijdvak moet ook worden ingediend als er géén omzet gedraaid is. Vooral starters en bepaalde zzp’ers krijgen hiermee te maken.
Drie btw-tarieven
Er zijn drie btw-tarieven in Nederland:
Btw-tarief: 0 procent
Bedrijven die internationaal leveren binnen de EU, dragen daarvoor in Nederland geen btw meer af. Sinds de zomer van 2021 betalen zij het lokale tarief in het land van de ontvanger. Dit tarief geldt ook voor internationaal personenvervoer, bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer en werk aan goederen die worden geëxporteerd aan landen buiten de EU. Ook accijnsgoederen, visvangst, goederen die nog niet zijn ingevoerd, of bevoorrading van schepen en vliegtuigen vallen in sommige gevallen onder het nultarief. Daarbij moet u met uw administratie kunnen aantonen dat u levert aan een klant binnen de EU. Als het gaat om zakelijke leveringen kan dat bijvoorbeeld met het btw-nummer van de ondernemer waarmee u zaken doet. Bij consumenten bewijst u export binnen de EU met bijvoorbeeld een kopie van de vrachtbrief of een vervoersverklaring. Ondernemers die btw in andere EU-lidstaten betalen kunnen deze btw vaak terugvragen.
>> Lees ook: 5 vragen over belastingplannen voor groente, fruit en suiker
Btw-tarief: 9 procent
Bepaalde producenten en dienstverleners rekenen het lage tarief. In principe geldt dit tarief voor producten en diensten die de overheid noodzakelijk acht. Er geldt een lager tarief om lage inkomens te ontlasten, bijvoorbeeld voor voeding, geneesmiddelen en boeken. Maar ook op diensten als fietsreparatie, een knipbeurt of overnachtingen. Bij de Belastingdienst is te zien welke ondernemers voor goederen of diensten lage tarief hanteren.
Btw-tarief: 21 procent
Dit is het standaardtarief dat op de meeste ondernemers van toepassing is. Voor alle ondernemers die niet in aanmerking komen voor het lage tarief of zijn vrijgesteld, geldt 21 procent.
Een aantal beroepen is vrijgesteld van btw. Bijvoorbeeld ondernemers die werkzaam zijn in de uitvaartbranche, en bepaalde activiteiten van journalisten, activiteiten die worden ontplooid onder de kantineregeling en ondernemers die onder de Wet kinderopvang vallen, dragen geen btw af. Bij de Belastingdienst staat te lezen welke ondernemers in welke gevallen zijn vrijgesteld.
>> Alle artikelen uit cm: van btw-deskundige Carola van Vilsteren staan hier op een rij
Oninbare facturen en btw
Btw betaalt u op basis van de factuurdatum, ongeacht of er inmiddels aan de factuur is voldaan. De btw schiet u in dat geval voor bij de aangifte en betaling aan de Belastingdienst, in afwachting van de betaling vanuit de klant. Mocht een factuur oninbaar blijken, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is gegaan, dan kunt u de betaalde btw bij de Belastingdienst terugvragen. Dat kan pas een jaar na de uiterlijke betaaldatum die op de factuur is vermeld. Op dat moment is de oninbare factuur te verrekenen met de aangifte van het nieuwe tijdvak.
Let op: Als een factuur op een debiteur die niet in staat is te betalen wordt omgezet in een lening, geldt dit voor de btw wél als betaling en mag deze niet worden verrekend. Mocht de lening later alsnog niet worden afbetaald, kunt u deze btw ook niet meer alsnog verrekenen.
Verleggingsregel
In een aantal gevallen betaalt de ondernemer aan wie u levert de btw. De Belastingdienst spreekt dan van het verleggen van btw naar de afnemer. De verleggingsregeling geldt bijvoorbeeld bij personeel uitlenen in bepaalde sectoren, executieverkoop en bij het leveren of afnemen van bepaalde diensten in het buitenland. De fiscus biedt deze tool om te analyseren of de verleggingsregeling van toepassing is. Is dat het geval, dan doet de afnemer de btw-aangifte en vermeldt u ‘btw verlegd’ op de factuur met vermelding van het btw-identificatienummer van de afnemer naar wie de btw is verlegd.
>> Lees ook: Btw en de binnenlandse verleggingsregeling
Als btw naar u verlegd is, vult u in de aangifte in hoeveel er naar u verlegd is op basis van de facturen die dit vermelden. Deze bedragen vult u in bij rubriek 2 ‘Verleggingsregelingen binnenland’, of bij rubriek 4 ‘Prestaties uit het buitenland aan u verricht’. Als hebt btw hebt verlegd, vult u in de aangifte omzetbelasting in voor welke omzet dat geldt. U doet dit bij rubriek 1 ‘Prestaties binnenland’, of bij rubriek 3 ‘Prestaties naar of in het buitenland’.
Voorbelasting
De btw van zakelijke uitgaven mogen ondernemers aftrekken van de btw die ondernemers over omzet betalen. De Belastingdienst spreekt dan van ‘aftrekken als voorbelasting’. Op de aangifte is een veld ‘voorbelasting’ waar u de btw opgeeft die leveranciers in die periode in rekening hebben gebracht. Dat bedrag trekt de fiscus af van de verschuldigde omzetbelasting.
>> Meer over btw-aftrek: Btw en doorbelasten kosten
Let op: Een aantal zaken kunt u niet aftrekken van de btw, maar wel van opgeven als zakelijke kosten onder vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. Dit geldt onder meer voor eten en drinken in de horeca, giften en privéaankopen.
Correcties op de btw-aangifte
Correcties op btw-aangiftes kunt u verrekenen in de volgende aangifte, mits het om een bedrag van maximaal 1.000 euro gaat. Hier volgt geen naheffingsaanslag of teruggaafbeschikking op, omdat de correctie is verwerkt in de nieuwe aanslag.
Boven 1.000 euro dient u correcties in via het digitale formulier Suppletie Omzetbelasting via de ondernemersportal. Met een correctie voorkomt u dat boetes en heffingsrente verder oplopen. Daar vult u niet alleen de verbeteringen in, maar ook de reeds aangegeven btw in het vak ‘Saldo al aangegeven bedrag over dit suppletietijdvak’. Na deze correctie stuurt de Belastingdienst een naheffingsaanslag of teruggaafbeschikking. Als het suppletieformulier is ingediend binnen drie maanden na afloop van het tijdvak waarover btw verschuldigd was, ontvangt u een verzuimboete, maar geen belastingrente.
Boetes
De Belastingdienst deelt een boete uit wanneer niet op tijd aangifte wordt gedaan. Voor de meeste kleine ondernemers is dat een periode van een kwartaal en als de laatste datum van het tijdvak gepasseerd is. Daarna volgt een coulanceperiode van 7 dagen. Een verzuimboete kan ook worden opgelegd als er te weinig btw is afgedragen. De verzuimboete bedraagt 3 procent van het niet-betaalde bedrag, met een minimum van 50 en een maximum van 5.514 euro.
Als u opzettelijk geen suppletie indient, maar wel btw verschuldigd was, kan de fiscus een vergrijpboete opleggen. In veel gevallen kunnen ondernemers op een verzuimboete van 5 procent rekenen wanneer ze fouten niet corrigeren. Maar bij opzet wordt dat een vergrijpboete. Die bedraagt 50 procent van de belasting die u opzettelijk hebt verzwegen en dat kan oplopen tot 100 procent.
Bij grove schuld in plaats van opzet is de boete 25 procent van het bedrag. Daarnaast bekijkt de Belastingdienst of er redenen of omstandigheden zijn om de boete verder te verhogen of te verlagen. De boete wordt hoger als u bijvoorbeeld al eerder een vergrijpboete kreeg of als er sprake is van fraude. De boete valt lager uit als sprake is van verzachtende omstandigheden.
