Het aanmaken van interactieve elementen is makkelijker in Power BI, maar soms is het handig om met een draaitabel of -grafiek aan de slag te gaan met de spreadsheet die al worden gebruikt in de software waar iedereen thuis in is. Met draaitabellen is een onoverzichtelijk logge tabel of spreadsheet een stuk informatiever en met een paar simpele trucs zijn deze tabellen handiger te beheren.
Een draaitabel geeft een specifieke selectie van gegevens weer, zodat het makkelijker wordt om voor ogen te krijgen wat er met data gebeurt. Een dergelijke tabel heeft een andere opzet dan de spreadsheet waar hij op is gebaseerd: kolommen geven de tabel-ID’s weer en rijen richten zich op de hoeveelheden (bijvoorbeeld voorraad, budget of tijdsperiodes) en omdat de gebruiker selecteert welke data-elementen uit de gegevensset worden gebruikt, is dit een eenvoudige manier om trends weer te geven. Deze draaitabellen zijn weer eenvoudig weer te geven in grafieken op een dashboard.
Tabel maken
Het is vrij simpel om zo’n specifieke draaitabel te maken op basis van een bestaande tabel. Mocht u een spreadsheet hebben zonder tabel te gebruiken, geen nood. Dergelijke gegevens zijn in een handomdraai tot een tabel te vormen. Selecteer de velden in de spreadsheet waar u een tabel van wilt hebben en klik in het lint onder Start op Opmaken als tabel. Kies een design en vink Mijn tabel bevat kopteksten aan als u van de eerste rij kolomkoppen wilt maken. Klik op OK.
Draaitabel ontwerpen
U hoeft geen genoegen te nemen met het de tabel zoals hij wordt gepresenteerd door Excel. Op basis van de gegevens is het bijvoorbeeld mogelijk om subtotalen weer te geven op aparte rijen onder Ontwerpen > Subtotalen, om het kleurenthema aan te passen of om rij- of kolomkoppen toe te voegen. Met de verschillende opties onder Ontwerpen wordt een droge tabel al direct een stuk overzichtelijker.
Berekend veld toevoegen
Een draaitabel is verder te verfijnen met enkele toevoegingen, zoals berekende velden, slicers en andere elementen. Een berekend veld voegt een veld toe in de tabel met een standaardberekening van de gegevens die u selecteert. In dit voorbeeld ziet u bijvoorbeeld een draaitabel met verkoopcijfers.
Een praktijkvoorbeeld van het gebruik van een berekend veld in een tabel aan de hand van een kostenvergelijking van werkelijke en jaarlijks begrote cijfers: Excel voor gevorderden: Vergelijken van werkelijke kosten met begroting
Om een berekening toe te voegen van de winst, klikt u in de tabel en gaat u in het tabblad Analyseren dat vervolgens bovenin verschijnt naar Velden, items en sets > Berekend veld. In het venster dat opduikt geeft u de kolom een naam en selecteert u onder Velden het eerste veld voor uw formule. Klik op Veld invoegen om deze toe te voegen aan het onderdeel Formule. In het voorbeeld is dat bijvoorbeeld de simpele som =Verkoopprijs – Kostprijs. Klik op OK om de nieuwe data toe te voegen aan de draaitabel. Dit veld is te selecteren of te verwijderen aan de rechterkant onder Draaitabelvelden.
Direct spreadsheet van selectie
Een handige snelkoppeling die niet veel gebruikers kennen, is het met één dubbelklik op de draaitabel het direct openmaken van de tabel met totaalgegevens. Deze is gebaseerd op enkel de kolommen en rijen die voor de tabel worden gebruikt en het opent op een nieuw tabblad. Met deze snelkoppeling is het ook makkelijk om direct een nieuwe, overzichtelijkere tabel te maken op basis van een onwenselijk grote spreadsheet: maak een draaigrafiek op basis van specifieke gegevens en dubbelklik om een nieuwe tabel te genereren. Deze simpele truc kan erg veel tijd schelen.
Tijdlijn invoegen
Een feature die de meeste mensen zullen gebruiken, is de tijdlijn. Met deze schakelaar kunnen gebruikers een selectie eenvoudig verfijnen op een bepaalde tijdsperiode. Een tijdlijn is als het ware een extra knop om een draaitabel beheersbaarder te maken. Klik ergens in de tabel en dan bovenin Excel op Analyseren > Tijdlijn invoegen. De software detecteert relevante velden die een indicatie van tijdsduur geven, bijvoorbeeld een datumveld of andere timestamp. Klik op OK om de schakelaar toe te voegen aan het werkblad met de draaitabel.
Door op een plek op de tijdlijn te klikken, geeft de draaitabel enkel de gegevens van die periode weer. De selectie is, voor zover mogelijk, aan te passen met een uitvouwmenu rechtsboven met daarin verschillende periode-opties en de draaitabel is weer terug te brengen naar de oorspronkelijke vorm door ALT + C in te drukken of door op het rode kruisje rechtsboven te klikken met Filter wissen. De tijdlijn keert dan terug naar zijn oorspronkelijke, volledige selectie.
Filteren met slicers
Slicers geven gebruikers een krachtige tool om grafieken en tabellen een stuk beheersbaarder te maken. Ook deze menu’s geven een verfijnd beeld van de draaitabel op basis van gegevens die worden toegevoegd aan het element, maar in tegenstelling tot de tijdlijn zijn gebruikers in staat om selecties te verfijnen op welke criteria ze maar willen, in plaats van enkel op een tijdsperiode.
Meer informatie over het gebruik van deze feature is te lezen in deze uitgebreide blik op slicers: Excel voor gevorderden: slice and dice
Slicers kunnen onbeperkt worden toegevoegd – voor sommige scenario’s leent het zich om twee of drie te gebruiken voor fijmmazige selecties – via Analyseren > Slicer invoegen. In het volgende menu kunt u een kiezen welk veld u wilt toevoegen aan de knop. De slicer bestaat vervolgens uit waarden uit dat veld en door erop te klikken, worden de specifieke gegevens van deze waarde weergegeven. Door op de knop bovenaan naast het rode kruisje te klikken, kunnen meerdere waardes worden geselecteerd.
