De wetgever biedt werkgevers verschillende mogelijkheden om studiekosten voor werknemers te vergoeden. Het is goed om eens stil te staan bij de fiscale mogelijkheden die u heeft als het gaat om studiekosten.
Per 1 augustus is de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking getreden. Deze wet heeft als doel de inhoud van het werk vooraf transparanter en beter voorspelbaar te maken. Deze wet omvat diverse maatregelen, één daarvan is dat op grond van gewijzigd artikel 7:611a BW. Hierin wordt geregeld dat opleidingen die de werkgever op grond van de wet of cao verplicht is aan te bieden voor het beoefenen van het beroep waarvoor de werknemer is aangenomen altijd kosteloos en als arbeidstijd aangeboden dienen te worden.
Tip! Gratis download ‘Waarom u moet blijven leren in finance’
Kortom, het is niet meer toegestaan dergelijke studiekosten op de werknemer te verhalen. In de praktijk zal dit in veel situaties al niet gebeuren, maar er zijn situaties waarbij werkgevers dit via een studiekostenregeling regelen. Een werkgever wil immers niet het risico lopen dat een werknemer elders aan de slag gaat met de door de werkgever gefinancierde kennis. Als er sprake is van een studiekostenregeling voor verplichte scholing dan is deze per 1 augustus 2022 nietig verklaard. Bestaande studiekostenbedingen die betrekking hebben op niet-verplichte scholing blijven wel rechtsgeldig en kunnen ook in de toekomst worden afgesproken.
Werkkostenregeling
Voor de aftrek van studiekosten kan de stelling worden ingenomen dat werknemers bevoordeeld worden en dat er sprake is van loon. De wet kent immers een ruim loonbegrip. Fiscaal loon is ‘al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking is genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking’. Kortom iets is nogal snel loon. Om dit te ondervangen is de werkkostenregeling in het leven geroepen, op deze manier kan de werkgever (onbelaste) vergoedingen aan werknemers geven zonder dat dit direct in de loonadministratie verwerkt hoeft te worden. De wetgever heeft als doel hiermee de administratieve lasten voor de werkgever te verminderen.
In het kort komt het erop neer dat via de werkkostenregeling een werkgever een jaarlijks vastgesteld percentage van het totale (fiscale) loon binnen zijn onderneming belastingvrij aan zijn werknemers mag betalen. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Over het bedrag dat hierboven wordt uitgekeerd moet de werkgever 80 procent eindheffing betalen.
Binnen de werkkostenregeling zijn er een aantal uitzonderingen:
- er zijn gerichte vrijstellingen die buiten de vrije ruimte vallen;
- bepaalde verstrekkingen mogen op nihil gewaardeerd worden;
- sommige aanspraken kunnen belastingvrij worden verstrekt;
- loon in natura wordt gewaardeerd op factuurwaarde;
In beginsel zijn alle verstrekkingen aan het personeel loon. Hierbij heeft de wetgever het niet alleen over het salaris, maar ook over kerstpakketten, cadeautjes en dus ook een studie.
Verruiming vrije ruimte WKR 2022
In 2022 geldt voor de eerste 400.000 euro een opbouw van de vrije ruimte van 1,7 procent. Over het bedrag boven de 400.000 euro wordt het opbouwpercentage 1,18 procent. Dit is de zogenaamde vrije ruimte. Daarnaast kan de werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Je mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste onkostenvergoeding geven.
Lees ook: Belastingplan 2023: verhoging werkkostenregeling
Voorwaarden van een gerichte vrijstelling
Gerichte vrijstellingen en vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte als er aan de volgende voorwaarden voldaan wordt:
- de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen als eindheffingsloon, dit moet blijken uit de administratie: loonstrook, grootboekrekening of het personeelshandboek. Zorg er daarom voor dat de administratie op juiste manier wordt ingericht. Daaruit dient namelijk te blijken dat het aangewezen is als eindheffingsloon. Wanneer dit niet het geval is kan de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling als loon van de werknemer worden aangemerkt. De keuze tussen gerichte vrijstelling (eindheffingsloon) en loon van de werknemer dient gemaakt te worden op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
- de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijven binnen de normen die voor deze gerichte vrijstellingen gelden.
Mocht een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet voldoen aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling dan kan er uiteraard voor gekozen worden dit onder te brengen in de vrije ruimte. Ook dit dient uit de administratie te blijken.
Gerichte vrijstellingen staan beschreven in de werkkostenregeling, voorbeelden zijn reiskostenvergoedingen, studiekosten, kosten voor verhuizingen, zakelijke overnachtingen, arbovoorzieningen en bijvoorbeeld de thuiswerkvergoeding.
Studiekosten
Zoals aangegeven zijn vergoedingen en verstrekkingen in verband met het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen gericht vrijgesteld. Daarvan is sprake als de werknemer een opleiding volgt waarmee hij zijn eigen werk kan blijven doen of verbeteren. Kortom de vrijstelling voor studiekosten is in eerste instantie gericht op het carrièreperspectief van de werknemers. De kosten van een opleiding zijn ook gericht vrijgesteld als de werknemer de opleiding volgt om tot ander betaald werk te komen. Studiekosten zijn hierbij lesgeld, examengelden, de kosten van boeken en andere leermiddelen en de reiskosten. Bij de uitleg hiervan kan de redelijkheid en billijkheid in acht worden genomen.
Welke opleidingen zijn er bijvoorbeeld vrijgesteld?
- Een opleiding die verplicht is voorgeschreven door wet- en regelgeving of een beroepsorganisatie. Bij een aantal beroepen zijn werknemers verplicht tot het volgen van opleidingen. Bijvoorbeeld accountants die aan hun PE-verplichting moeten voldoen.
- Opleidingen gericht op persoonlijke ontwikkeling of het verbeteren van vaardigheden. Bijvoorbeeld communicatietrainingen.
- Soft skills. Het betreft bijvoorbeeld cursussen in de sfeer van mindfulness of omgaan met stress. De hieraan verbonden kosten zijn aan te merken als scholingskosten als er een direct verband bestaat tussen het doel van de cursus en de huidige of toekomstige beroepsuitoefening.
De gerichte vrijstelling geldt ook als een werkgever aan een oud-werknemer kosten vergoedt voor het volgen van een opleiding, scholing of studie ter verwerving van (meer) inkomen of de verstrekking daarvan. Dit geldt ook voor een outplacementtraject. Outplacement is het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om een passende nieuwe werkkring te vinden door het verbeteren van kennis en vaardigheden.
Let op: Vergoedingen voor een studeerruimte en de inrichting ervan horen wel tot het loon. Dit geldt ook als er bijvoorbeeld een iPad of laptop voor de werknemer gekocht wordt speciaal voor het volgen van de opleiding (gebruik eventueel de vrije ruimte).
Let op: Stel er is sprake van een kaasfabriek en de werknemer wil op kosten van de werkgever een studie kunstgeschiedenis gaan volgen. Aangezien in deze situatie het duidelijk is dat de persoonlijke interesses van de werknemer zwaarder wegen dan de belangen van de werknemer valt de vergoeding van deze opleidingskosten niet onder de gerichte vrijstelling. Er is immers sprake van een hobby van de werknemer. De werkgever heeft dan de keuze om de vergoeding als werknemersloon aan te merken of om aan te wijzen binnen de werkkostenregeling. Dit is dan onbelast voor zover er nog vrije ruimte is. Daarboven betaalt de werkgever 80 procent eindheffing.
Voor het lidmaatschap van een verplicht beroepsregister geldt tevens gerichte vrijstelling, onder de werkkostenregeling worden dergelijke kosten aangemerkt als opleidingskosten. De werkgever kan deze dus vrijgesteld vergoeden of verstrekken. De gerichte vrijstelling geldt onder voorwaarden ook voor een beroepsregister dat niet verplicht is.
Studiekostenregeling
Na invoering van de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden moet u als werkgever de afweging maken of een studiekostenregeling nog wel is toegestaan. Maak hiervoor onderscheid tussen verplichte en niet-verplichte scholingen. Niet alle opleidingen zijn verplichte scholingen. Het gaat alleen om opleidingen die de werkgever op grond van de wet of cao verplicht is aan te bieden om het werk uit te voeren waarvoor de werknemer is aangenomen. Het gaat hier om opleidingen die noodzakelijk zijn voor het kunnen (blijven) uitvoeren van de functie. Bijvoorbeeld opleidingen voor nieuwe software of een bepaald veiligheidscertificaat voor het werken met giftige stoffen.
Let op: Verplichte scholing moet niet alleen worden vergoed (zonder studiekostenregeling), dit geldt ook voor de tijd waarin de studie gevolgd wordt. De studie moet in principe worden gevolgd binnen de gebruikelijke werktijd of in ieder geval worden vergoed.
Check of het beroep van de werknemer valt onder de ‘gereglementeerde beroepen’ van de Beroepskwalificatierichtlijn die gepubliceerd is door de overheid. Deze kent een lijst van uiteenlopende beroepen. Staat het beroep op die lijst? Dan is een studiekostenregeling nog steeds mogelijk.
Mocht een werknemer overstappen naar een andere werkgever en brengt deze werknemer een studieschuld en een studiekostenregeling mee, dan is het voor de nieuwe werkgever nog steeds mogelijk deze kosten over te nemen. De kosten hiervoor vallen gewoon onder de gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Wel is het nu aan te raden om te checken of de studiekosten waarover de regeling gaat wel onder een regeling mogen vallen, en dus niet voor rekening van de oude werkgever zijn.
STAP-budget
Als werknemers studiekosten zelf betalen waren deze altijd aftrekbaar (rekening houdend met drempelbedragen) in de inkomstenbelasting. Vanaf 1 januari 2022 is deze aftrekpost komen te vervallen en heeft het STAP-budget (STimulering ArbeidsmarktPositie) haar intrede gemaakt. Kort gezegd komt het erop neer dat met dit budget bijna iedereen maximaal 1.000 euro bij het UWV kan aanvragen als investering in een opleiding, cursus of training. Deze wordt door het UWV rechtstreeks aan de opleider betaald. Als werkgever kunt u in overleg met uw werknemers, uw werknemers stimuleren een opleiding te volgen met het STAP-budget.
Voor wie is het STAP-budget?
Het STAP-budget is voor bijna iedereen. Maar er zijn een paar voorwaarden:
- de werknemer is ouder dan 18 jaar;
- de werknemer krijgt geen AOW;
- de werknemer krijgt geen studiefinanciering;
- de werknemer heeft in de afgelopen 24 maanden in Nederland gewerkt, gewoond of een uitkering ontvangen.
Wel is het budget in 2022 gelimiteerd op 160 miljoen euro en het kan op vijf verschillende momenten in het jaar worden aangevraagd. In de praktijk blijkt tot nu tot dat het budget binnen enkele dagen verbruikt is, dus wees op tijd als u hieraan mee wilt doen.
Let op: Werknemers die wel een studiekostenregeling hebben konden bij vertrek bij een werkgever de studiekosten voortvloeiende uit de regeling in aftrek brengen bij hun eigen aangifte inkomstenbelasting. Deze mogelijkheid is ook komen te vervallen. Ook het opgeven van negatief loon is niet toegestaan.
Resume
De wetgever biedt werkgevers voldoende mogelijkheden om studiekosten voor haar werknemers te vergoeden. Dit doordat er in veel gevallen geopteerd kan worden voor een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Mocht de studie daarvoor niet in aanmerking komen dan kan er nog gekozen worden voor de vrije ruimte. Ook kunnen werknemers via het STAP-budget gesubsidieerd studeren. Wellicht heeft u hier als werkgever ook profijt van. Gezien de wijzigingen in de regelgeving van arbeidscontracten is het goed om uw studiekostenregelingen eens tegen het licht te houden.
Auteur: B.A. (Bas) Middeldorp AA RB – Trivent accountants en belastingadviseurs
Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 8.
