Wanneer ergens iets niet goed gaat, wordt nog weleens gezegd dat het aan de informatievoorziening ligt. ‘Vaak is er echter informatie genoeg, maar is die niet concreet genoeg om op te sturen’, meent Anjo Hofman, portfoliocontroller bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Zij staan aan het begin van een transitie.
De Dienst Uitvoering Onderwijs, bij velen beter bekend als DUO, is bij uitstek een organisatie waarin veel data omgaat. Logisch dus dat ook zij nadenken over digitale transitie. ‘Waar wij bij DUO tegenaanlopen is dat we heel veel gegevens hebben, maar dat het lastig is om die gegevens te vertalen naar managementinformatie,’ vertelt businesscontroller Anjo Hofman.
‘Wij werken al een aantal jaren met Business Objects, BI Startpunt,’ zegt Hofman. ‘Daar kun je zelf managementinformatierapporten in bouwen. Dat doen wij voor scholen en instellingen, maar ook voor bijvoorbeeld CBS en belastingdienst. Alle scholen en instellingen moeten jaarrekeningen, -verslagen en rapportages aan ons verstrekken. Wij gaan over de bekostiging, en dus moeten zij verantwoorden hoe hun financiële plaatje eruitziet.’
Zelf houdt Hofman zich bezig met de interne informatievoorziening. ‘Dat zijn meer de apparaatskosten: wat kost een medewerker? Wat kost een project? Wat kost een programma? We doen daarbij steeds meer met data-analyse. Je moet dus steeds meer data-analist zijn dan controller. Of eigenlijk moet je allebei kunnen. Dat is best lastig. We hebben hier ook geen data-analisten in huis. Er is wel een bedrijfsinformatiecentrum en een datawarehousingsysteem.’
Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
De Dienst Uitvoering Onderwijs is een uitvoeringsorganisatie van het Nederlandse Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. DUO is op 1 januari 2010 ontstaan door een fusie van de Informatie Beheer Groep en de Centrale Financiën Instellingen (CFI). DUO is bekend van de studiefinanciering, maar daarnaast financiert en informeert DUO onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert het examens. Ook ondersteunt DUO het Ministerie van SZW en de gemeenten bij het invoeren van de Wet inburgering, de dienst verstuurt de boetes voor het CJIB en organiseert ook de examens voor de WFT.
Businesscase ontwikkelen
‘We zijn nu bezig een platform BI analytics en data-analyse neer te zetten, om een goede basis te krijgen,’ zegt Hofman. ‘Dat traject gaat anderhalf jaar duren. Daarna kunnen we dan de juiste tools aanschaffen om meer met onze gegevens te kunnen doen, om die op een gemakkelijke manier te ontsluiten. Vorig jaar zomer is er een projectmanager binnengekomen om dit in gang te zetten. Hij is de businesscase aan het uitwerken, die moet in januari af zijn. Dan gaan we op zoek naar een oplossingsrichting. Hij gaat verschillende scenario’s en oplossingsrichtingen uitwerken. Op basis daarvan maken we een keuze en dan gaan we het bestelproces in. Dat zal Europees aanbesteed moeten worden.’
Nu nog een verrijkingsslag maken in Excel
‘We werken momenteel met de rapportagetool Business Objects BI-startpunt,’ vervolgt Hofman. ‘Ons bedrijfsinformatiecentrum heeft daar standaardrapporten voor ontwikkeld en die kunnen wij als controller gebruiken. Vaak moeten we daar als controller dan nog een verrijkingsslag overheen doen in Excel en er een context bij maken om het te doen landen bij het management. Dat betekent zoeken in heel veel verschillende bronnen om informatie bij elkaar te krijgen.
Onlangs was ik op een netwerkbijeenkomst, waar corporate performance expert Gary Cokins betoogde dat je niet de antwoorden moet zoeken, maar de juiste vragen moet stellen. Dat vond ik wel mooi. Want dat is wat we nu nog te vaak doen: de antwoorden zoeken. En die antwoorden zijn er vaak gewoon niet. Maar die willen we wel graag weten. Dat systeem gaat ons nu als het goed is helpen de juiste vragen te stellen.’
Concreet voorbeeld
In cijfers
Omzet: 400 miljoen
Medewerkers: ca. 3500
Waarvan in de financiële kolom: ca: 60 mensen (verdeeld over financiële administratie en control)
‘Om een concreet voorbeeld te geven van waar we tegenaan lopen: we zijn nu bezig met een project IT Finance. Daarbij proberen wij de kosten van ICT boven water te halen, en hoe we die kosten over de diverse businesseenheden moeten verdelen. Dat is een heel gedoe met verdeelsleutels en toerekeningsmechanismen en dergelijke. Daar zitten heel veel aannames in. En of die aannames kloppen, weten we eigenlijk niet precies,’ legt Hofman uit. ‘We hebben heel veel generieke infrastructuurkosten, maar hoe reken je die nu toe aan de juiste businesseenheden? We hopen dat het nieuwe systeem daar betere tooling voor biedt. Zodat we met enige zekerheid kunnen zeggen: die businesseenheid heeft dit aandeel in ICT-kosten.’
Infomatievoorzieningsstrategie
DUO heeft een grote vervangingsagenda, vertelt Hofman. ‘Wij zijn een IT-gedreven organisatie. Als je ziet hoe groot onze ICT-directie nu geworden is: dat groeit echt heel erg hard. En zo langzamerhand krijg je veel kosten voor onderhoud en beheer in het applicatielandschap. Om dat wat terug te dringen hebben we een grote vervangingsagenda. Om alle applicaties weer up-to-date te maken, AVG-proof en compliance-proof. Dat is een grote klus. Om daar versnelling in aan te brengen is dit traject ook ontstaan. Dit hebben wij nodig om uitvoering aan de informatievoorzienings(IV-)strategie te geven.
Een ander traject dat wij ook doen vanuit die IV-strategie is een digitaal klantinteractieplatform. Dat is om beter met de klant te kunnen communiceren. Dat is waar je het uiteindelijk voor doet. Om meer inzicht te krijgen in de klantwensen en de vragen die wij krijgen van klanten. Er zijn nu vaak heel veel verschillende systemen om die vragen te kunnen beantwoorden. We willen toe naar één platform waar alles samenkomt.’
Er waait een andere wind
‘Ons oude studiefinancieringssysteem is een aantal jaren geleden al vervangen. Dat was een heel groot project en dat heeft heel veel geld gekost, maar is uiteindelijk wel goed gelukt. Waar het bij heel veel ICT-trajecten binnen de overheid niet goed gaat: er wordt heel veel geld in gestopt en dan wordt het uiteindelijk toch nog stopgezet. Maar het is bij ons goed gelukt.’
De belastingdienst is wat dat betreft natuurlijk een schrikbeeld. Vijfentwintig jaar geleden was dat nog een paradepaardje. Daarna kwam bezuiniging op bezuiniging op bezuiniging. En daar plukken ze nu de zure vruchten van. Hofman: ‘Dat heb je bij ons natuurlijk ook gezien. In de inmiddels 25 jaar dat ik hier werk was het ook alleen maar bezuinigen. Dat begon bij Balkenende en dat ging onder Rutte even hard door. Alleen maar bezuinigen. Pas de laatste 2 jaar gaat het de andere kant op, mede ingegeven door de toeslagenaffaire. Je merkt echt dat er nu een andere wind waait. Nu komt er geld beschikbaar. Maar nu hebben we een ander probleem: nu krijgen we de mensen niet. En dan hebben we nog geluk dat we hier in het Noorden zitten.’
Eerste lijn gaat meer zelf doen
Het droombeeld van Hofman is dat je met één druk op de knop real-time alle informatie beschikbaar hebt. Maar of dat ook reëel is? ‘De reële verwachting is dat we in ieder geval betere managementinformatie beschikbaar hebben. Informatie die betrouwbaar is en op basis waarvan je beter onderbouwde beslissingen kunt nemen. Nu gaat dat nog wel eens op onderbuikgevoel. En dan ga je ook wel eens nat. Daar willen we minder risico’s op lopen.’
Gaat digitale transitie er bij DUO ook over dat het hele businessmodel er anders uit gaat zien. Dat de processen anders gaan lopen? Hofman: ‘Dat vind ik nog heel lastig te zeggen. Wat ik wel zie, is dat we nu werken in het 3 lines of defence-model, waarbij control in de tweede lijn zit. Wat anders aan het worden is, is dat de eerste lijn zelf meer met gegevens gaat doen. Dat is een goede ontwikkeling, want daardoor gaat het voor hen ook meer leven. Waar ze nu nog veel leunen op control, kunnen ze het dan zelf. Dat zou wel een goede ontwikkeling zijn. Maar zover zijn we nog niet.’
Anjo Hofman (59) is businesscontroller bij Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Hij is al jaren werkzaam in de financiële wereld. Hij komt uit een ondernemersgezin en is zelf ook zelfstandig geweest in de supermarktwereld. Daarna is hij in de financiële functie terechtgekomen bij de IB-groep, een voorganger van DUO. Sinds 1996 werkt hij daar in allerlei rollen, voornamelijk op controlvlak. Zijn opleidingen deed hij naast het werk: SPD, financialcontrollersopleiding, post-master Control, Controller voor de Rijksoverheid. ‘Ik zit nu vooral in de portfoliokant. Ik heb ook in de lijn gewerkt. Maar de portfoliokant is heel dynamisch om in te werken. Ik heb als controller ook het hele traject nieuwbouw meegemaakt. Dat was ook heel leuk om te doen. Van aanbesteding tot en met het realiseren van het gebouw, daar heb ik ook een hoop van geleerd. Ik heb het bedrijf van 1.200 medewerkers tot 3.500 zien groeien. Ik ben meegegroeid met het bedrijf dus eigenlijk.’
Auteur: Anja Jalink
Foto’s: Van Vliet Fotografie
Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 1.
