Excel-bladen zijn privé te maken met wachtwoordbeveiliging of te delen in een beperkt team met beveiligingsmaatregelen. Ook is er een feature om werkbladen te vergrendelen en delen ervan uit te zonderen, zodat niet-eigenaren die het document zien alléén in specifieke cellen kunnen werken. Cm: neemt u mee door de verschillende opties.
Excel-bestand privé maken
Om een Excel-bestand ontoegankelijk te maken voor derden, kunt u het document versleutelen. Om het bestand te openen, moeten gebruikers dan een wachtwoord invoeren. De versleuteling is sinds Excel 2016 een AES-algoritme met een sleutellengte van 256 tekens, wat momenteel onkraakbaar zou moeten zijn.
Open het document en ga naar Bestand > Info (File > Info) en klik op het uitvouwmenu Werkmap beveiligen (Protect Workbook). Selecteer Versleutelen met een wachtwoord (Encrypt with Password). Geef vervolgens een wachtwoord op in het dialoogvenster onder De inhoud van dit bestand versleutelen (Encrypt the contents of this file). Deze wachtwoorden hebben geen eisen aan lengte of tekens, maar zijn wel hoofdlettergevoelig. Klik op OK. Hierna moet u uw wachtwoord bevestigen in het dialoogvenster Wachtwoord opnieuw invoeren (Reenter Password) om typfouten te voorkomen. Klik opnieuw op OK. Als u het bestand wilt openen, verschijnt een dialoogvenster dat aangeeft dat het document is beschermd en de gebruiker een wachtwoord moet invullen.
Let op: In het verleden was het mogelijk om met enkele trucs wachtwoordbeveiliging (bijvoorbeeld met een VBA-script) ongedaan te maken, zodat u bij verlies van wachtwoorden uw document alsnog kon openen. Deze gaten heeft Microsoft dichtgetimmerd en in moderne Excel-versies zijn er geen trucs meer om dit te doen, los van eventuele kwetsbaarheden in de software die worden ontdekt. Bij verlies heeft u dan gespecialiseerde software nodig om het wachtwoord te kraken – wat niet altijd mogelijk is. Wees dus heel zorgvuldig met deze toegangscode en sla het wachtwoord op in een wachtwoordmanager.
Toegang tot documenten beperken
De toegang tot Excel-mappen is uiteraard te beperken met een wachtwoord dat onderling wordt gedeeld, maar dat is verre van een goed beveiligde manier om toegang te beperken. Die bescherming is namelijk maar zo sterk als de geheimhouding van het wachtwoord, dat op den duur overal rondzwerft binnen de organisatie en met verloop van personeel buiten de organisatie. Als beveiligingsmiddel is dit dus ook zeer ontoereikend.
cm:Excel
Dé nieuwsbrief voor de financial die meer wil weten over Excel.
In de maandelijkse nieuwsbrief staat informatie over nieuwe toepassingen, handigheidjes, tips en trucs en opleidingen.
Schrijf u vandaag nog in voor onze gratis Excel nieuwsbrief!
Beter is het om voorwaardelijke toegang (middels een access-policy) toe te laten passen, zodat alleen gedefinieerde gebruikersgroepen of gebruikersrollen toegang hebben tot de mappen. Hiervoor moet u meestal uw IT-afdeling inschakelen, want dergelijke machtigingen worden ingesteld middels beheersoftware als Microsoft Azure Active Directory. Daarin kan systeembeheer voorwaardelijke toegangsinstellingen maken voor specifieke mappen.
Delen werkblad vergrendelen voor andere gebruikers
Een fijnmazigere manier is de bladbeveiliging, waarbij u ervoor zorgt dat gebruikers waar u het document mee deelt bepaalde acties niet kunnen uitvoeren. Zo kunt u voorkomen dat mensen per ongeluk belangrijke informatie wissen of veranderen. Door het werkblad te beveiligen kunnen teamleden alleen in specifieke cellen bewerkingen uitvoeren. Hiervoor dient u eerst het volledige blad te beveiligen, waarna u een specifiek bereik kunt ontgrendelen, zodat gebruikers daar wel bewerkingen in kunnen uitvoeren.
Let op: Deze bladbeveiliging is meer een dwingend advies voor gebruikers dan een technisch afgedwongen maatregel, aangezien gebruikers deze vergrendelingen kunnen opheffen. Om ervoor te zorgen dat dat niet mogelijk is, kunt u een wachtwoord instellen die gebruikers moeten opgeven om de vergrendeling ongedaan te maken door in het dialoogvenster een vinkje te zetten bij Wachtwoord voor het opheffen van de bladbeveiliging (Password to unprotect sheet) en een wachtwoord in te voeren en te bevestigen.
Selecteer het bereik van het blad waar medewerekers wel in mogen werken en deblokkeer deze cellen via de linkermuisknop en het tabblad Bescherming (Protection) onder Celeigenschappen (Format Cells). Zet het vinkje uit bij Geblokkeerd (Locked). Ga vervolgens naar het tabblad Controleren (Review) en kies voor Blad beveiligen (Protect Sheet) om te selecteren wat gebruikers kunnen doen in de cellen onder Alle gebruikers van dit werkblad mogen (Allow all users of this worksheet to:).
Een overzicht van de opties:
| Optie | Werking |
|---|---|
| Vergrendelde cellen selecteren
(Select locked cells) |
De aanwijzer verplaatsen naar cellen waarvan het selectievakje Geblokkeerd (Locked) op het tabblad Bescherming (Protection) van het dialoogvenster Celeigenschappen (Format Cells) is ingeschakeld. Standaard mogen gebruikers vergrendelde cellen selecteren. |
| Ontgrendelde cellen selecteren
(Select unlocked cells) |
De aanwijzer verplaatsen naar cellen waarvan het selectievakje Geblokkeerd (Locked) op het tabblad Bescherming (Protection) van het dialoogvenster Celeigenschappen (Format Cells) is uitgeschakeld. Standaard kunnen gebruikers ontgrendelde cellen selecteren en daarna op de Tab-toets drukken om tussen de ontgrendelde cellen van een beveiligd werkblad te navigeren. |
| Cellen opmaken
(Format cells) |
Wijzigingen aanbrengen in het dialoogvenster Celeigenschappen (Format Cells) of Voorwaardelijke opmaak (Conditional Formatting). Als u voorwaardelijke opmaak hebt toegepast vóór het beveiligen van het werkblad, blijft de opmaak veranderen wanneer een gebruiker een waarde opgeeft die voldoet aan een andere voorwaarde. |
| Kolommen opmaken
(Format columns) |
De opdrachten voor het opmaken van kolommen gebruiken, inclusief het wijzigen van de kolombreedte of het verbergen van kolommen (tabblad Start (Home), groep Cellen (Cells), knop Opmaak (Format)). |
| Rijen opmaken (Format rows) |
De opdrachten voor het opmaken van rijen gebruiken, inclusief het wijzigen van de rijhoogte of het verbergen van rijen (tabblad Start (Home), groep Cellen (Cells), knop Opmaak (Format)). |
| Kolommen invoegen (Insert columns) |
Kolommen invoegen. |
| Rijen invoegen (Insert rows) |
Rijen invoegen. |
| Hyperlinks invoegen (Insert hyperlinks) |
Nieuwe hyperlinks invoegen, zelfs in ontgrendelde cellen. |
| Kolommen verwijderen (Delete columns) |
Kolommen verwijderen. Als Kolommen verwijderen (Delete columns) is beveiligd en Kolommen invoegen (Insert columns) niet is beveiligd, kan een gebruiker kolommen invoegen, maar deze niet verwijderen. |
| Rijen verwijderen (Delete rows) |
Rijen verwijderen. Als Rijen verwijderen (Delete rows) is beveiligd en Rijen invoegen (Insert rows) niet is beveiligd, kan een gebruiker wel rijen invoegen, maar niet verwijderen. |
| Sorteren (Sort) |
Opdrachten gebruiken om gegevens te sorteren (tabblad Gegevens (Data), groep Sorteren en filteren (Sort & Filter)). Gebruikers kunnen bereiken met vergrendelde cellen in een beveiligd werkblad niet sorteren, ongeacht deze instelling. |
| AutoFilter gebruiken (Use AutoFilter) |
De vervolgkeuzepijlen gebruiken om het automatische filter voor een bereik te wijzigen. Gebruikers kunnen geen automatische filter in een beveiligd werkblad toevoegen of verwijderen, ongeacht deze instelling. |
| Draaitabelrapporten gebruiken (Use PivotTable reports) |
Maak draaitabelrapporten op, wijzig de lay-out ervan, vernieuw ze, pas ze op een andere manier aan of maak nieuwe rapporten. |
| Objecten bewerken (Edit objects) |
Een of meer van de volgende handelingen uitvoeren: • Wijzigingen aanbrengen in grafische objecten, zoals kaarten, ingesloten grafieken, vormen, tekstvakken en besturingselementen, waarvan u de vergrendeling niet hebt opgeheven voordat u het werkblad hebt beveiligd. Als een beveiligd werkblad bijvoorbeeld een knop bevat waarmee een macro wordt uitgevoerd, kunt u nog steeds op deze knop klikken om de macro uit te voeren, maar kunt u de knop niet verwijderen. • Wijzigingen aanbrengen in ingesloten grafieken, zoals in de opmaak ervan. De grafiek wordt overigens nog wel bijgewerkt wanneer u de brongegevens wijzigt. • Notities toevoegen of bewerken. |
| Scenario’s bewerken (Edit scenarios) |
Scenario’s weergeven die zijn verborgen, wijzigingen aanbrengen in scenario’s die u tegen wijzigingen hebt beveiligd en deze scenario’s verwijderen. Gebruikers kunnen de waarden in gewijzigde cellen wijzigen, mits de cellen niet zijn beveiligd, en nieuwe scenario’s toevoegen. |
