Het meest gebruikte bestandsformaat voor facturen is nu nog PDF. Onder invloed van de ViDA-richtlijn zal dit documenttype op termijn uit het facturatieproces verdwijnen. Daarvoor in de plaats komt de e-factuur (elektronische factuur), verstuurd via een format als UBL, XML of Peppol. Alle gegevens staan er op een vaste plek, met een eigen betekenis. Dat moet automatische verwerking ervan in diverse administratiesystemen mogelijk maken.
Hogere BTW-opbrengst
De afkorting ViDA staat voor ‘VAT in the Digital Age’. De oorsprong van het wetsvoorstel ligt dan ook in BTW. De Europese Commissie constateerde in 2022 dat alle lidstaten bij elkaar jaarlijks meer dan 90 miljard euro aan BTW-inkomsten mislopen. Een antwoord op dit BTW-gat is elektronische uitwisseling van facturen. De fiscus wil zo zicht krijgen op alle facturen: Continuous Transaction Control (CTC).
“Italië is er al mee begonnen”, weet Arjan Sloot, Country Manager Benelux van SPS Commerce, het voormalige TIE Kinetix. “In het eerste jaar leverde dat de Italiaanse staat al 1,9 miljard euro meer BTW-opbrengst op dan gedacht.” Die wetenschap zet meer landen aan tot een vergelijkbaar systeem voor e-facturatie. “Het is een wereldwijde ontwikkeling. Overal geldt eigenlijk hetzelfde motief: direct inzicht krijgen in de BTW die betrokken is bij alle zakelijke transacties.”
Marktleider in data-uitwisseling
SPS Commerce is wereldwijd marktleider in EDI, de elektronische uitwisseling van transacties in de supply chain. Het Amerikaanse bedrijf zette in 2023 voet op Europese bodem door de Nederlandse EDI- en e-facturatie specialist TIE Kinetix over te nemen. “SPS Commerce had al wel zo’n duizend Europese klanten, maar nog geen grootschalige operatie in Europa. Bovendien willen ze actief meedoen met de ontwikkeling van e-facturatie”, zo verklaart Sloot de overname.
Het softwareplatform van SPS Commerce integreert inmiddels al volledig met het supply chain en e-invoicing platform van TIE Kinetix. Dit ondersteunt internationaal de uitwisseling van data tussen bedrijven, overheden, leveranciers, klanten en fiscale platforms. “Wij brengen koppelingen tot stand en zorgen ervoor dat de data-uitwisseling foutloos verloopt. Het platform integreert naadloos met vrijwel elk ERP-systeem; er zijn standaardkoppelingen met meer dan 400 systemen.”
Sneller, veiliger en goedkoper
In Nederland is de ViDA-richtlijn nog niet geïmplementeerd. Toch krijgen bedrijven en overheden nu al met e-facturatie te maken. “In een sector als de automotive moet elke toeleverancier ermee werken. Albert Heijn stelt het verplicht voor al haar leveranciers. En als je internationaal werkt en facturen stuurt en ontvangt, kun je er niet meer omheen. België stelt het vanaf 2026 verplicht, Duitsland en Frankrijk starten stapsgewijs in 2025 respectievelijk 2026. Wij houden wereldwijd de status van e-facturatie bij, van alle landen.”
De factuur is slechts een onderdeel van het volledige inkoopproces. Het geldt natuurlijk ook voor offertes, orders en pakbonnen, zegt Sloot. “Maar het kan ook worden toegepast bij tijdkaarten in de uitzendbranche.”
“Uitwisseling van elektronische databestanden verloopt via beveiligde verbindingen en is dus veiliger. Handmatige verwerking van facturen per post of e-mail kost gewoon meer tijd en is foutgevoeliger. E-facturatie is beter en sneller en daarmee ook in het belang van leveranciers, want facturen kunnen eerder worden betaald.” Hij noemt als voorbeeld de gemeente Amsterdam. “Daar verloopt inmiddels 80% via e-facturatie. De meeste facturen worden binnen vijf dagen betaald.”
Straight Through Processing
Volgens Sloot vragen de meeste facturen nu nog extra aandacht. “Door ontbrekende data, onduidelijkheden of controle door de budgethouder.” Standaardisatie moet Straight Through Processing (STP) mogelijk maken. “Dat loont zeer de moeite. Bedenk je bijvoorbeeld eens dat een klant van ons, een landelijke supermarktketen, maandelijks 300.000 facturen verwerkt, met gemiddeld 50 tot 80 regels met aantallen en prijzen. Stel dat elke factuur 10 minuten extra werk zou vragen: dat is 50.000 arbeidsuren per maand…”
Die menselijke capaciteit kan en moet effectiever worden ingezet, vindt hij. “Mensen op de afdeling Crediteuren verdienen dat ook. Die kunnen veel meer toegevoegde waarde bieden aan het bedrijf, door zich bijvoorbeeld te gaan focussen op business spend management. Personeel werven wordt makkelijker als je meer kunt bieden dan alleen factuurcontrole.”
Verantwoordelijkheid leverancier
Ook bij organisaties die al zijn overgegaan op automatische factuurverwerking, is nog ruimte voor verbetering, ziet Sloot. “Zij controleren vaak nog of e-facturen correct en compleet zijn en gaan die waar mogelijk zelf manipuleren, zodat ze goed kunnen worden verwerkt. Dat kan anders. Je kunt facturen, nog voordat ze in jouw systeem terecht komen, controleren. In ons portaal kun je je eigen validatieregels invoeren. De leverancier krijgt dan bericht over wat onjuist of onvolledig is en zal daarop de factuur aanpassen. En zo hoort het ook: de verantwoordelijkheid voor een juiste factuur ligt bij de leverancier.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met SPS Commerce
