De richtlijn ViDA stelt e-facturatie in de Europese Unie stapsgewijs verplicht. De aloude PDF-factuur zal verdwijnen en plaatsmaken voor een elektronische standaard (bijvoorbeeld Peppol, UBL of XML). Binnen zo’n format staan alle factuurgegevens altijd op een vaste plek. Dat maakt automatische verwerking ervan in diverse administratiesystemen veel eenvoudiger. Bovendien biedt zo’n systeem de overheid meer zicht en controle op BTW-afdrachten. De afkorting ViDA staat dan ook voor ‘VAT in the Digital Age’.
Internationale ontwikkeling
“Vida past in een wereldwijde ontwikkeling”, zegt Arjan Sloot. “Wereldwijd is e-facturatie al in meer dan tachtig landen verplicht gesteld of staat de invoering ervan voor de komende jaren ingepland. Dat aantal neemt alleen maar toe.” Sloot is country manager Benelux van SPS Commerce, de wereldwijde marktleider in EDI, de elektronische uitwisseling van transacties in de supply chain. Het Amerikaanse bedrijf nam vorig jaar de Nederlandse EDI- en e-facturatie specialist TIE Kinetix over. Bij SPS Commerce houden ze van elk land ter wereld de status van e-facturatie bij.
ls je als Nederlands bedrijf importeert en/of exporteert, dan heb je er nu al mee te maken”
“In Nederland wordt achter de schermen gewerkt aan implementatie van de ViDA-richtlijn in nationale wetgeving”, weet Sloot. “Maar een ingangsdatum is nog niet bepaald.” Hij wijst erop dat in ons omringende landen invoering al wel concreet op stapel staat. Duitsland voert het vanaf 2025 stapsgewijs in, België stelt e-facturatie vanaf 2026 verplicht en ook Frankrijk start er in 2026 mee. Italië werkt er al mee. “Als je als Nederlands bedrijf importeert en/of exporteert, dan heb je er nu al mee te maken.”
Complexe factoren
“Wat kenmerkend is, is dat elk land het anders invult”, ziet Sloot. “Soms word je verplicht om de e-factuur eerst in te dienen via een platform van de overheid, alvorens de factuur wordt doorgezet naar de leverancier of afnemer. Andere landen verplichten om te werken via een netwerk als Peppol, of juist niet. In veel landen wordt het gefaseerd ingevoerd: eerst de overheid, dan het grootbedrijf en vervolgens het mkb, maar soms ook weer in een andere volgorde.”
Hij kan zich voorstellen dat een CFO binnen een grote onderneming door de bomen het bos niet meer ziet. “Ook al omdat de wettelijke kaders voortdurend veranderen. Elk land hanteert bijvoorbeeld andere BTW-tarieven en dat wisselt regelmatig. Of wat dacht je van de bewaartermijn van facturen? In Nederland is die 7 jaar, maar ergens anders kan dat bijvoorbeeld 10 jaar zijn. De complexiteit is enorm en ik durf wel te voorspellen dat die alleen maar verder zal toenemen. De fasering en de aanpak is binnen Europa per land al verschillend, laat staan in de rest van de wereld.”
Noodzaak tot compliance
Hij wijst er aanvullend op dat, vooruitlopend op de wettelijke verplichting, diverse overheden, sectoren en individuele bedrijven elektronisch factureren nu al verplicht stellen. “De wetgeving is het eindstation, een kader dat helpt om de ontwikkeling te stimuleren. Maar in bepaalde branches is het al gemeengoed: de automotive, de levensmiddelenbranche en doe-het-zelf-branche om er een paar te noemen. De Rijksoverheid stelt het in Nederland ook verplicht, net als sommige lokale overheden, zoals de gemeente Amsterdam; de rest zal de komende jaren volgen.”
“Hoe complex de context ook is, je wilt toch voldoen aan de regels die een land of bedrijf stelt”, denkt Sloot. “Daar heb je namelijk alle belang bij, want anders zit je zelf met de problemen. Bijvoorbeeld dat facturen niet worden betaald, of dat je heel veel extra werk moet verrichten om een factuur alsnog aan de eisen te laten voldoen. Dat wil je allemaal niet.”
Centrale aanpak
De sleutel tot succes begint in zijn ogen bij een centrale aanpak. “Als je nou een holding hebt, met werkmaatschappijen in meerdere landen, kan het zijn dat men op lokaal niveau oplossingen gaat bedenken. Maar die zijn niet op elkaar afgestemd. Als je vervolgens een keer je ERP- of facturatiesysteem gaat upgraden, gaat dat direct knellen.”
E-facturatie is het begin van de digitalisering van de gehele supply chain”
Doordat elk land met andere modellen voor e-facturatie werkt en de invoering overal anders verloopt, zal de ViDA-wetgeving voor een continue stroom aan veranderingen zorgen. “Wij zien de worsteling binnen bedrijven”, zegt Sloot. “Diverse klanten die in het verleden voor een decentrale aanpak hebben gekozen, willen nu echt over naar een centrale oplossing.”
Digitalisering van de supply chain
Hij wil het onderwerp nog een niveau hoger trekken: e-facturatie is het begin van de digitalisering van de gehele supply chain. Dat is een discipline waarin SPS Commerce is gespecialiseerd. Sloot wijst als voorbeeld naar de retailbusiness, een belangrijke sector voor SPS Commerce c.q. TIE Kinetix. “Daar heb je te maken met verschillende distributiemodellen, via fysieke winkels, online, supermarkten, doe-het-zelf-zaken, noem maar op. Die hebben allemaal verschillende logistieke modellen en afwijkende afspraken, over volumes, transportkosten, enzovoorts. Als de supply chain niet op orde is, levert dat geheid problemen op. Bijvoorbeeld als uitwisseling van informatie over artikelen niet goed is, of als facturen niet matchen met bestellingen en/of leveringen.”
Zulke problemen hebben veel impact op de financiële processen. In zijn ogen moet Finance daarom integraal betrokken zijn bij de inrichting van de supply chain. “Net zo zeer als iemand van merchandise of transport.”
Betere financiële resultaten
“Finance is de linking pin. De factuur is onderdeel van het hele proces, het eindresultaat”, stelt hij. “Het begint ermee dat een leverancier een goede order moet krijgen. Stap twee is dat de orderstatus helder moet zijn: wanneer gaat de leverancier wat leveren? Daarna volgt het transport, waarbij duidelijk moet zijn wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is. Als die drie stappen goed verlopen, volgt automatisch een goede factuur. En dit kun je alleen maar bereiken door het hele proces te digitaliseren. Het is de enige weg om de supply chain op orde te krijgen en betere financiële resultaten te boeken.”
Dit artikel is gesponsord door SPS Commerce.
