De in Nederland gebruikelijke praktijk van handmatige declaraties en controles is niet alleen frustrerend voor controllers, maar ook kostbaar. Uit onderzoek van het Institute of Finance & Management blijkt dat handmatige factuurverwerking meer dan vijf keer duurder is dan geautomatiseerde alternatieven.
Van Dongen benadrukt: “Hoe meer taken handmatig worden uitgevoerd door de financiële afdeling, hoe groter de frustraties, en hoe meer de groei van het bedrijf wordt geremd.”
Slimme oplossingen
Medewerkers die geld uitgeven, moeten worden uitgerust met een zakelijke betaalkaart, stelt Van Dongen. Maar een traditionele betaalkaart van de bank is volgens hem niet de oplossing. Controllers moeten immers nog steeds de uitgaven handmatig controleren, en het blokkeren van een kaart kan weken duren. “Dat is allemaal onhandig”, zegt hij.
Hoe meer taken handmatig worden uitgevoerd door de financiële afdeling, hoe meer de groei van het bedrijf wordt geremd”
De oplossing ligt volgens Van Dongen in het gebruik van slimme betaalkaarten. Die kaarten bieden werkgevers de mogelijkheid om specifieke voorwaarden in te stellen, zoals wanneer de kaart gebruikt mag worden, bij welke leveranciers, en binnen welke limieten. Bovendien hebben bedrijven realtime inzicht in alle uitgaven, wat het toezicht en beheer aanzienlijk vergemakkelijkt.
“Door slimme tools in te zetten, kun je waardevolle finance professionals vrijspelen”, legt Van Dongen uit. “In plaats van reactief bezig te zijn met declaraties en controles, kunnen ze hun zakelijke kennis inzetten en zich richten op strategische taken. Zo wordt een finance professional veel meer een sparringpartner voor de c-suite.”
Transformatie van de controller
De visie van Van Dongen komt niet uit de lucht vallen. Volgens het 2024 EY DNA of the Financial Controller Report ondergaat de rol van financial controllers een grondige revisie. Maar liefst 86 procent van de respondenten verwacht binnen vijf jaar aanzienlijke veranderingen in hun functie. Meer dan een kwart voorspelt dat hun rol tegen 2029 volledig nieuwe en onbekende vaardigheden zal vereisen.
De belangrijkste verschuiving? Een focus op waardebescherming maakt plaats voor waardecreatie. Dit wordt door 39 procent van de controllers en senior financiële leiders genoemd als centraal voor de toekomst van het beroep. Tools zoals die van Payhawk spelen daarbij een cruciale rol. Met nieuwe betaaloplossingen kunnen bedrijven een efficiëntere uitgavencultuur creëren. Teams krijgen meer duidelijkheid, verantwoordelijkheid en autonomie, terwijl handmatige processen en ongeautoriseerde uitgaven worden beperkt.
Praktische voorbeelden
De Luxemburgse luchtvaartmaatschappij Luxair is een voorbeeld van een bedrijf dat Payhawks oplossingen gebruikt om kosten efficiënt te beheren in een industrie waar tijd en transparantie essentieel zijn. Ook snelgroeiende techbedrijven zoals Gain.pro profiteren van de flexibiliteit en schaalbaarheid die de technologie biedt.
Voor beursgenoteerde klanten zoals de DGB-groep is het realtime inzicht in uitgaven een cruciaal hulpmiddel om aan compliance-eisen en transparantie te voldoen.
Met slimme aanpassingen kan de maandafsluiting wel 50 procent sneller”
Realtime inzicht is volgens Van Dongen een gamechanger voor veel financiële afdelingen. Bedrijven moeten volgens hem direct kunnen zien waar en wanneer geld wordt uitgegeven, door wie en binnen welke categorieën. Dit geeft finance professionals niet alleen betere controle over het uitgavenbeleid, maar voorkomt ook verrassingen aan het einde van de maand.
Traditioneel zoeken controllers uitgaven achteraf bij elkaar, een tijdrovend proces. ”Met slimme aanpassingen kan de maandafsluiting wel 50 procent sneller”, stelt Van Dongen.
“Hoeveel efficiënter zou het zijn”, vervolgt hij, “als controllers niet meer alleen bezig zijn met wat er is verdiend, uitgegeven en teruggevorderd, maar strategisch kunnen inschatten waar – bijna letterlijk – winst te behalen valt en waar het knelt. Zo worden ze onmisbare partners in besluitvorming en dragen ze proactief bij aan groei.”
Toekomstperspectief
De transitie naar een moderne uitgavencultuur is niet alleen een kwestie van efficiëntie, maar ook van strategische noodzaak. Met de integratie van slimme betaaloplossingen en automatisering kunnen Nederlandse bedrijven hun finance-afdelingen transformeren van kostencentra naar strategische partners.
Van Dongen concludeert: “Zelfverzekerde controllers helpen hun rol opnieuw uit te vinden door verantwoordelijkheden op ondernemingsniveau op zich te nemen en tijd te investeren in toekomstgerichte taken. Dat is een gezonde uitgavecultuur.”
Dit artikel is gesponsord door Payhawk.
