Exact Online is eenvoudig in gebruik, doet functioneel wat het moet doen en is goed afgestemd op de MKB-ondernemer. Het pakket is gebruikersvriendelijk te noemen en prima afgestemd op het werken met een (web)browser.
Dat zijn de belangrijkste conclusies van het onderzoek van Onderzoeksbureau GBNED naar het op de jaarlijkse Accountancy Dag van Exact Software (2 november) geïntroduceerde online boekhoudpakket Exact Online.
In eerste instantie wordt een basisadministratie aangeboden, bestaande uit een grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie. Functies voor budgettering, kostenplaatsen en facturering zijn eveneens meegenomen in de test, maar komen volgens de leverancier iets later (dit jaar) commercieel beschikbaar. Nog in ontwikkeling zijn functies voor een activa-administratie en vreemde valuta. Deze laatste functies heeft GBNED nog niet kunnen testen.
Het vastleggen van basisgegevens gaat goed met dit pakket en de snelheid waarmee boekingen kunnen worden vastgelegd heeft GBNED positief verrast. Dat laatste geldt ook voor de uitvoer van het pakket (een punt waar GBNED bij Exact Compact toch wat commentaar op had).
Exact heeft dit pakket duidelijk mede gericht op de accountant die online met cliënten wil samenwerken. Speciaal voor accountants- en administratiekantoren is de optie “accountancytools” beschikbaar met ondermeer: de mogelijkheid templates aan te maken die als basis dienen voor (nieuwe) administraties van cliënten; een scherm waarop zichtbaar is in welke periodes een klant heeft geboekt en een rapport van gewijzigde stamgegevens. Tevens kan de accountant met de ondernemer online berichten uitwisselen met deze toepassing.
GBNED signaleert echter ook enkele aandachtspunten, met name:
– Op dit moment nog de noodzaak van Excel 2003 (of hoger) om met aanmaningen (en straks facturen) te kunnen werken.
– Bij een handmatige kas-, bank- of giroboeking op een debiteur of crediteur moet eerst de grootboekrekening debiteuren of crediteuren worden gekozen.
– Het online goedkeuren en versturen van een elektronische aangifte Omzetbelasting gaat (nog) niet automatisch binnen dit pakket.
Exact Online is zeker niet goedkoop te noemen. Een ondernemer die een administratie wil voeren binnen Exact Online moet rekening houden met een bedrag van(af) 59 euro per maand. Dit bedrag is weliswaar inclusief hosting en support, maar exclusief opties als aanmaning, facturering en budgettering. De tarieven die gaan gelden voor de opties zijn nog niet bekend.
Het belangrijkste voorbehoud dat GBNED moet maken, is de vraag of het pakket ook goed functioneert als straks duizenden gebruikers ermee aan de gang gaan met even zoveel administraties die in de loop van de tijd qua omvang flink zullen toenemen. GBNED zal hier extra aandacht aan schenken bij een volgende test.
De bevindingen zijn opgenomen in het rapport “Software op de testbank: Exact Online”. Het rapport is online te bestellen voor 29 euro (excl. BTW) via www.softwarepakketten.nl en www.boekhoudplaza.nl . Afnemers van het rapport kunnen op 15 december 2005 met korting het Nederlands Kampioenschap internetboekhouden bijwonen. U betaalt dan 45 euro. Leveranciers die zijn uitgenodigd om aan dit evenement deel te nemen zijn: Exact, Reeleezee, Twinfield, YOB, Kleisteen, Join Account, Unit 4 Agresso en Muis software. Het is nog wel even afwachten of alle leveranciers de uitdaging inderdaad aandurven. Meer informatie en inschrijven via de hiervoor genoemde websites.
