Bedrijven kunnen veel geld besparen door kritisch naar hun eigen facturen te kijken. Doordat men aanneemt dat het allemaal wel duidelijk is, lopen de uitstaande factuurbedragen onnodig hoog op. Dit kost niet alleen tijd en geld, maar leidt ook tot onnodige ergernissen bij de klant. Zeven praktische tips om uw facturen duidelijker te maken.
Voor het verbeteren van het debiteurenbeheer van uw organisatie, is in de eerste plaats vereist dat u een duidelijk beleid voor uw debiteurenbeheer heeft vastgesteld. Wees helder over uw betalingsvoorwaarden en confronteer uw klanten daar al tijdens het verkoopgesprek mee. Uw klanten nemen uw facturen serieus als zij weten dat u uw debiteurenbeheer op orde heeft. Bovendien voorkomt u dat achteraf discussie ontstaat.
Nederlandse bedrijven moeten gemiddeld om en nabij de 55 dagen wachten op betaling van facturen. Wanneer die termijn alleen al door een duidelijke, overzichtelijke factuur kan worden teruggebracht tot vijftig dagen, dan heeft u tien procent op uw betalingstermijn bespaard. De duidelijkheid van een factuur is het goedkoopste en snelst te implementeren instrument om de gemiddelde betalingstermijn van uw debiteuren te verkorten. Het gaat dan in het bijzonder om de informele zaken, zoals de vormgeving en de omschrijving van het geleverde. Duidelijke facturen maken deel uit van uw relatiemanagement.
Tip 1. Zorg dat het totaal te betalen bedrag duidelijk is
In de eerste plaats moet het totaalbedrag van de factuur in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veelvoorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt. Vermeld dus duidelijk het totaalbedrag inclusief BTW, bijvoorbeeld vet gedrukt.
Tip 2. Vermeld de vervaldatum voluit
Vermeld de exacte datum waarop het door de debiteur verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Vaak staat er onder aan een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’. Vermeld in plaats daarvan de vervaldatum voluit, dus ‘betalen vóór 24 maart 2006’. Zo kan er ook geen discussie ontstaan of de betalingstermijn van veertien dagen ingaat na verzending van de factuur of na ontvangst van de factuur.
Tip 3. Zorg voor een duidelijke en herkenbare vormgeving
Zorg voor een duidelijke vormgeving van de factuur met een herkenbaar logo van uw bedrijf. Veel ondernemers maken gebruik van de standaard lay-out die hun boekhoudpakket biedt. Print uw facturen op het briefpapier van het bedrijf, bij voorkeur met voorgedrukt uw adresgegevens en bankrekening- en BTW-nummer.
Tip 4. Leg de relatie met voorafgaande offertes/overeenkomsten
Een factuur moet duidelijk aansluiten bij eerder uitgebrachte offertes en overeenkomsten. Verwijs naar die offertes en overeenkomsten. Houd het niet bij standaardzinnen als ‘conform afspraak’ zonder verdere verklaring. Vermeld ook de offertedatum en eventueel het referentienummer van de offerte.
Tip 5. Gebruik geen coderingen zonder die te omschrijven
Vaak werken organisaties met productcodes. Voor uw eigen administratie voldoet dat uitstekend, maar bij de klant kan het gebruik van codes alleen maar vragen oproepen. Wanneer niet direct duidelijk is welk bedrag voor welke dienst of product moet worden betaald, groeit de tegenzin van de debiteur om te betalen. Geef daarom een uitgebreide omschrijving van het geleverde op de factuur. Wanneer u slechts artikelnummers en/of vaktermen kunt gebruiken, voeg dan een bijlage toe met een heldere omschrijving. Een vuistregel is: ‘gebruik geen codering zonder die te omschrijven’.
Tip 6. Specificeer kostenposten
Ook voor de kostenposten geldt dat het voor zowel de factuureigenaar als de boekhouder duidelijk moet zijn waarvoor wordt betaald. Omschrijf duidelijk de hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en een exacte omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis en vertraging. Voeg deze specificatie eventueel als een extra bijlage toe.
Tip 7. Factureer tijdig en frequent
En last but not least: wacht niet met het versturen van uw factuur. Zodra u het product of de dienst hebt geleverd, hebt u recht op uw geld en zou er eigenlijk direct betaald moeten worden. Een vuistregel is dat e<
