Het ontvangen en versturen van facturen door bedrijven gaat nog steeds massaal per post. De moderne digitale snelweg verliest het op alle fronten van de traditionele postkoets. Ook de verwerking van facturen gebeurt bij het merendeel van de bedrijven nog steeds handmatig. Het optimaliseren van de inkomende en uitgaande factuurstroom is wel een van de belangrijkste speerpunten voor het komende jaar. Dit blijkt uit onderzoek van bedrijfssoftwareleverancier IBS onder financieel managers bij honderd middelgrote ondernemingen.
Het onderzoek geeft dat 50 procent van de ondernemingen maandelijks 500 tot 2500 inkomende facturen krijgt te verwerken. 42 procent verwerkt op maandbasis minder dan 500 inkomende facturen en 8 procent meer dan 2500. Opvallend is dat alle respondenten de inkomende facturen per post ontvangen. Slechts 22 procent van de ondervraagden geeft aan ze ook als e-mailbestand (XML) te ontvangen. Zeven procent downloadt de inkomende factuur via de website van de leverancier. Ook uitgaande facturen worden doorgaans door alle respondenten traditioneel per post verstuurd. Het bewaren van facturen gebeurt slechts bij 19 procent in digitale vorm.
Arjen Nijdam, productmanager financial solutions bij IBS: ‘De resultaten geven aan dat digitalisering van facturen nog ver achterblijft in het bedrijfsleven. Opvallend, want het zorgt voor enorme tijdbesparing en is een stuk minder arbeidsintensief. Dit geldt niet alleen voor het digitaal archiveren, maar ook voor het elektronisch verzenden van facturen. Uitgaande van een middelgroot bedrijf dat honderd of meer medewerkers heeft, wordt bij het verwerken van 2000 inkomende en uitgaande facturen per maand een besparing gerealiseerd van 0,5 fte. Een modaal brutojaarsalaris van een administratief medewerker bedraagt 30.000 euro en wanneer we dit vermenigvuldigen met 10.000 middelgrote bedrijven in Nederland, dan hebben we het dus over 150 miljoen euro kostenbesparing die het bedrijfsleven laat liggen’.
Voor grote bedrijven in Nederland is het versturen van elektronische facturen in veel gevallen al gemeengoed geworden. Het onderzoek laat zien dat veel middelgrote bedrijven deze ontwikkeling wel interessant vinden, maar niet in praktijk kunnen brengen. Volgens Nijdam is dat jammer. ‘De ROI is juist bij middelgrote bedrijven veel gunstiger omdat het factureringsproces daar nog heel arbeidsintensief is’.
