Bedrijven kunnen fors besparen op accountantskosten. Voor de administrateur is volgens Fred Bloem van financieel adviesbureau Alfa Delta Compendium een cruciale rol weggelegd. ‘Omdat een administrateur tijdens de feitelijke controle het meeste met de accountants te maken heeft, kan hij in principe direct invloed uitoefenen op de hoogte van de auditfee. Hij weet precies hoe de informatie wordt aangeleverd en welke medewerker van het controleteam wat doet tijdens de controle. Voor veel bedrijven is er een wereld te winnen’. Op de Nationale Administrateursdag zal Alfa Delta Compendium dit uitgebreid toelichten.
Uit een onderzoek naar de kosten van accountants, dat Alfa Delta Compendium in september 2005 uitvoerde onder 2500 CFO’s in Nederland, bleek dat 71 procent van de respondenten geen inzage had in de samenstelling van de factuur van de accountant. ‘Een onrustbarend hoog aantal’, vindt Fred Bloem (36), directeur van de business unit Finance van Alfa Delta Compendium. Sinds 1998 levert het bedrijf met bijna tachtig medewerkers adviezen op maat aan bedrijven en non-profitinstellingen.
Het blijkt lastig de werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de controle van de jaarrekening te doorgronden. De rode draad in de antwoorden was dat de prijskwaliteitverhouding niet in orde was en dat discussies over dit onderwerp vaak tot niets leidden. ‘Het merendeel van de CFO’s wilde wel graag besparen, mits de relatie met de eigen accountant niet onder druk kwam te staan. Aan de woorden van een accountant wordt veel waarde toegekend, ook wanneer het de motivatie van een niet onderbouwd controlebudget betreft’, merkt Bloem op. Hoewel hij begrip heeft voor het vertrouwen in de onderlinge relatie, vindt Bloem dat de accountant zijn factuur stevig moet onderbouwen, net zoals iedere andere leverancier. ‘Vertrouwen is goed maar controleren is beter’, is zijn stellige overtuiging.
Uitgangspunt moet altijd zijn dat er inzicht is in de werkzaamheden, waardoor de dienstverlening van de accountant op de juiste waarde kan worden geschat. ‘Een CFO zou het controlebudget beter kunnen delegeren aan de administrateur die meer zicht heeft op wie wat doet tijdens de audit. Alleen als de administrateur zich bewust is van de kosten, kunnen er besparingen worden gerealiseerd’.
Behoud relatie voorop
Bloem kan zich voorstellen dat een administrateur huiverig is om met de accountant over de prijs te onderhandelen. ‘Ik vergelijk het altijd maar met het kopen van een auto van je beste vriend. Best lastig dus. Als wij de onderhandelingen doen, hoeft geen enkel bedrijf angst voor aantasting van de relatie te hebben. Overigens zijn we naar beide kanten kritisch: ook de opdrachtgever die zijn administratieve organisatie niet op orde heeft, krijgt dit eerlijk te horen’.
De geheimzinnigheid van accountantsbureaus stuit Bloem tegen de borst. ‘Dat is nergens voor nodig’. Het verwondert hem ook dat onduidelijkheid over de hoogte van de facturen en over de verrichte werkzaamheden bij veel bedrijven waar hij komt aan de orde van de dag is.
Verken de markt
Bloem is ervan overtuigd dat in de toekomst de rekening van de accountant standaard via de inkoopafdeling van een bedrijf zal lopen. ‘Dat is nu nog zeker niet het geval. Ook zullen bedrijven vaker en makkelijker van accountant wisselen. Dat is een goede ontwikkeling. Kwaliteit hoort altijd voorop te staan, maar waarom vraagt men zich niet af wat de organisatie werkelijk nodig heeft? Niet elk bedrijf is gebaat bij een uitgebreid pakket aan diensten. Wat is bijvoorbeeld de toegevoegde waarde als een accountantsbureau internationale activiteiten heeft ontwikkeld terwijl uw bedrijf zich op Nederland focust? Zoiets zit wel verdisconteerd in de tarieven en dus in de rekening’.
De vanzelfsprekendheid van de keuze van een accountantskantoor is hem een doorn in het oog. ‘Ik hoor vaak als argument om niet te wisselen van accountant dat men dan alles weer opnieuw moet uitleggen. Natuurlijk kost dat tijd, maar het kan op de langere termijn geld opleveren. Vergist u zich niet, ook uw huidige accountant moet zich elk jaar voorbereiden. Denk alleen maar aan de veranderende wet- en regelgeving. Dat komt weer terug in de factuur, dus daar betaalt u ook bij uw huidige accountant voor’.
De zwaarte van het team is een ander discussiepunt. ‘Niet voor ieder wissewasje is er een senior manager in het team nodig. Veel detailcontroles kunnen worden uitgevoerd door goedkopere stafmedewerkers’.
Zelf doen
Administrateurs hebben hun eigen rol en bevoeg<
