Veel werkgevers betalen te veel premies werknemersverzekeringen en maken bovendien lang niet altijd gebruik van bestaande subsidieregelingen. Dit kunt u voorkomen, want met beperkte maatregelen kunt u aanzienlijke besparingen realiseren. Aan de hand van de actualiteit geeft mr. Jan-Bertram Rietveld, senior tax manager bij Ernst & Young Human Capital, tijdens de Nationale Administrateursdag op 11 oktober aan waar het geld voor de werkgever nog op straat ligt en wat u kunt doen om het op te kunnen rapen. In deze In Focus geeft hij u vast een aantal tips.
Forste toename looncontroles
De Belastingdienst besteedt steeds meer aandacht aan de controle van loonadministraties en aangiftes loonbelasting. Dit zal alleen nog maar toenemen: het ministerie van Financiën stelt voor het jaar 2007 een forse toename van looncontroles in het vooruitzicht. Om die reden is het zinvol eens met een frisse blik te kijken naar de administratie: is deze controle-proof? Wat zou een belastingcontroleur ervan vinden? Dergelijke toetsingen blijken in praktijk altijd erg nuttig: in de loop der jaren slijten er procedures in, die bij nader inzien fiscaal niet erg gelukkig zijn. Het gericht investeren van tijd en energie in een periode waarin er niet wordt gecontroleerd, kan erg veel kosten besparen op het moment dat de controle er wel is. Bij een controle loonbelasting gaan alle kleine correcties voor alle werknemers vijf jaar terug, en dan hebben we het ineens toch over forse bedragen.
Identificatiebewijs
Wist u dat de Belastingdienst standaard controleert of er van alle werknemers een kopie van het identificatiebewijs in de administratie zit? Een kopie die door de werknemer is aangeleverd, keuren ze af want de wet schrijft voor dat u de werknemer zelf moet identificeren. Ook wordt gecontroleerd of er wel een loonbelastingverklaring van iedere werknemer in de administratie zit. Indien een goede kopie van het identificatiebewijs ontbreekt, is het toepasselijk tarief vanaf de eerste euro 52 procent. De Belastingdienst neemt het standpunt in dat dit ook geldt als de loonbelastingverklaring niet meer voorhanden is. Het is dus zinvol eens na te gaan of alle kopieën er zijn. Strikt formeel is een later toegevoegde kopie of loonbelastingverklaring te laat, maar herstel wordt nog wel eens gedoogd.
Mobieltje
Een ander item waarop ondernemingen veel geld verliezen bij controles is de mobiele telefoon. Deze mag alleen belastingvrij worden gegeven als het zakelijk gebruik ten minste 90 procent is. In veel situaties is dit niet goed geregeld. Meestal is er helemaal niets afgesproken en in de situaties waarin wel iets is overeengekomen, wordt hier niet op getoetst. De Belastingdienst verlangt meer dan een regeling: er dient ook daadwerkelijk te worden nagegaan of de telefoon wordt gebruikt voor privé-doeleinden. Indien dit het geval is, moet dit ofwel worden belast ofwel worden teruggevorderd. Dit is niet met terugwerkende kracht te repareren.
Kostenvergoeding
Veel werknemers hebben een vaste kostenvergoeding. Dit is alleen acceptabel als hieraan een onderbouwing naar kostensoort, met daaraan gekoppeld een bedrag, ten grondslag ligt. Deze onderbouwing moet er zijn per functie. Indien deze onderbouwing er niet is, blijkt het in praktijk heel erg lastig de inspecteur ervan te overtuigen dat de werknemer deze kosten daadwerkelijk maakt.
Tip
Mocht u worden gecontroleerd, reken dan altijd de naheffing goed na. De Belastingdienst gaat er snel van uit dat elke fout van de werkgever als nettoloon moet worden aangemerkt. Er zijn veel argumenten om te bewerkstelligen dat de beloning als brutoloon moet worden aangemerkt. Dit kan een tariefvoordeel van tientallen procenten opleveren en het scheelt ook voor de boete en de rente.
* * *
Deze In Focus is ook opgenomen als artikel in de rubriek ‘Betaal niet te veel!’ in Tijdschrift Administratie nr. 9, die begin september is verschenen.<
