Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen rond financiële software die nu en in de komende jaren een belangrijke rol voor u gaan spelen? En waar moet u op letten bij de selectie van een pakket? De stand van zaken.
Implementatiepartners
De functionele mogelijkheden van softwarepakketten zijn de laatste jaren steeds verder naar elkaar toegegroeid. Dit geldt voor de applicaties zelf en de onderliggende databases, maar ook voor de steeds uitgebreidere en veelal gestandaardiseerde uitwisselingsmogelijkheden. Hierdoor zijn er steeds meer mogelijkheden om tussen applicaties, maar ook tussen organisaties, informatie uit te wisselen.
Dit betekent dat én de implementatiepartner én kennis van de functionele mogelijkheden een steeds belangrijker onderscheidende factor wordt. Enerzijds vraagt dit nog steeds specifieke kennis van het te implementeren pakket en de processen van de klant. Anderzijds is toenemende kennis nodig van het koppelen van verschillende applicaties, al dan niet over bedrijfsgrenzen heen. Deze kennis kan zowel door de implementatiepartner zelf worden ingebracht, als door een derde partij. Gezien het belang is het in beide gevallen van belang om vast te stellen hoeveel ervaring aanwezig is met dergelijke koppelingen.
Daarnaast blijven specifieke thema’s als IFRS, fast close, management accounting en consolidatie een grote uitdaging voor veel implementatiepartners.
Gevolgen voor pakketselectie:
Voor een pakketselectie betekent dit dat niet alleen de keuze voor het juiste pakket, maar zeker ook de implementatiepartner steeds belangrijker wordt. Er wordt in toenemende mate gekeken naar mogelijkheden om het pakket te koppelen. Daarbij moet u een keuze maken om deze koppelingen te laten realiseren door de implementatiepartner of door een derde partij. Het aantal succesvol uitgevoerde implementaties, alsmede de vaardigheden op specifieke thema’s zijn hierbij belangrijke criteria.
Interne beheersing
Bij interne beheersing en bijbehorende beheersmaatregelen moet enerzijds aandacht worden besteed aan het definiëren van procedures ten aanzien van de administratieve organisatie, anderzijds kunnen ook in softwarepakketten veel beheersmaatregelen worden ondergebracht. Voorbeelden zijn toegangsbeveiliging/autorisatiestructuren en audit trails/logging. Een trend is dat steeds meer applicaties ‘continuous control’ ondersteunen. Hiermee worden door het systeem op de achtergrond continu controles uitgevoerd op stambestanden en processen die als bedrijfskritisch/risicovol zijn gedefinieerd. Bij het mogelijk manifest worden van een risico krijgt de betreffende verantwoordelijk functionaris of wellicht de controller een melding per e-mail of SMS waarin een melding van dit feit wordt gemaakt.
Gevolgen voor pakketselectie:
Voor de pakketselectie betekent dit dat een bedrijf moet definiëren welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn om in control te zijn en te blijven. Vervolgens zal er bepaald moeten worden of de financiële pakketten voldoende functionaliteit bieden om dit te ondersteunen. Ook de mate van transparantie, de mate waarin een pakket inzage biedt in verwerkingen, moet hierbij betrokken worden. Het proces van het selecteren van een nieuw pakket is hiermee een eerste stap geworden naar het optimaliseren van de interne beheersing.
Ten aanzien van interne beheersing is niet alleen de pakketselectie van belang. De implementatie vormt hier een minstens zo belangrijk onderdeel van. Dit betekent dat ook steeds meer eisen aan implementatiepartners worden gesteld onder andere op het gebied van documentatie. Dit betreft de documentatie van de inrichting en werking van het systeem, maar ook de formele vastlegging en invoering van nieuwe procedures op het vlak van de administratieve organisatie. Dit leidt tot een verlaging van de risico’s. Tevens wordt de situatie hiermee controleerbaar gemaakt. Ervaring leert dat veel implementatiepartners op dit terrein kunnen verbeteren.
Workflow-functionaliteit
In relatie tot interne beheersing wordt ook in toenemende mate gebruik gemaakt van workflow-functionaliteit binnen financiële systemen.<
