Budgettering kost organisaties veel tijd en geld. Als belangrijkste gebreken worden genoemd: budgettering kost te veel tijd, het is geen continu proces, resultaten zijn snel achterhaald, het leidt tot overvragen, het is een te complex proces en het leidt tot niet-ambitieuze doelstellingen. Desondanks is budgettering nog steeds een veelgebruikt instrument om planning en beheersing in organisaties vorm te geven. Veel organisaties zullen dan ook niet resoluut kiezen voor het afschaffen van budgettering, maar veeleer voor verbetering ervan.
De internationale benchmarkorganisatie Hackett doet regelmatig wereldwijd onderzoek naar de best practices op financieel gebied. Uit hun onderzoek uitgevoerd in 2005 blijkt dat de gemiddelde kosten van het budgetteringsproces rond 360 000 euro per miljard euro omzet bedragen (Wijngaarden, 2005). De doorlooptijd van het proces is de laatste jaren opgelopen en bedraagt nu tussen de drie en vier maanden (42 procent van de bedrijven), met uitschieters naar langer dan vijf maanden (negentien procent van de bedrijven). Deze relatief lange doorlooptijd wordt veroorzaakt door de tijd die het kost om de data voor het budgetteringsproces te verzamelen en te valideren, 50 procent van de doorlooptijd gaat hieraan op. Ruim 70 procent van de gebenchmarkte organisaties wil het budgetteringsproces reorganiseren met als belangrijkste doel de efficiëntie van het proces te verhogen, de workflow te verbeteren en het normenstellen te verbeteren. Drie procent van de organisaties wil het budgetteringsproces zelfs helemaal afschaffen. Er blijken grote verschillen te zitten tussen de gemiddelde organisatie en de best practiceorganisaties op budgetteringsproces. Zo hebben de best practices 81 line items in hun budget, tegen 191 line items in het gemiddelde budget. Bovendien passen de best practiceorganisaties exceptierapportage, leading indicators, forecasts op KPI’s en flexibele prognoses vaker toe dan hun gemiddeld presterende broeders. Daarbij zijn de kosten van de best practice financiële administraties ook nog eens significant lager (0,74 procent van de omzet tegen gemiddeld 1,08 procent).
Budgettering in Nederlandse ondernemingen
Recent is een onderzoek gedaan naar de stand van zaken op budgetteringsgebied in Nederland waar 66 organisaties door middel van het invullen van een enquête aan mee hebben gedaan (Waal et al., 2006). Van deze 66 organisaties gebruikt het overgrote deel (95 procent) een budget dat vooral wordt ingezet ten behoeve van control (71 procent van de respondenten), nadenken over het komende jaar (52 procent) of komende jaren (27 procent), ondersteunen bij het realiseren van de strategie (50 procent) en nadenken over de benodigde middelen voor het komende jaar (44 procent).
Vierenveertig procent van de respondenten denkt de doorlooptijd te kunnen bekorten met minder dan één maand, 27 procent denkt dat een kortere doorlooptijd helemaal niet mogelijk is. Vijfenvijftig procent van de respondenten denkt dat het opstellen van het budget met maximaal tien werkdagen kan worden verminderd, dertien procent denkt dat vermindering met meer dan 50 werkdagen mogelijk is. De resultaten van het onderzoek laten zien dat in 2005 de doorlooptijd van het budgetteringsproces is opgelopen ten opzichte van de resultaten van een soortgelijk onderzoek in 2002 (zie voor meer informatie Waal, 2002). De kosten van budgettering blijken gelijk te zijn gebleven voor de grote ondernemingen, enigszins hoger uit te vallen voor kleine ondernemingen en lager uit te vallen voor middelgrote organisaties.
In doorsnee blijkt dan ook dat Nederlandse organisaties nog steeds niet al te tevreden zijn met hun budgetteringsproces, 31 procent vindt dat de kwaliteit van het budget absoluut omhoog moet, 42 procent is op zich wel tevreden maar vindt toch dat de kwaliteit verbeterd moet worden, terwijl maar 27 procent zegt tevreden te zijn. Als grootste nadelen van het budgetteringsproces worden gezien: het kost veel managementtijd (53 procent), budgettering is geen continu proces (32 procent), de resultaten zijn snel achterhaald (29 procent), budgettering leidt tot overvragen (23 procent), het is een te complex proces (21 procent) en het leidt tot niet-ambitieuze doelstellingen (zeventien procent). Het is dan ook geen wonder dat veel organisaties op zoek zijn naar een alternatief voor hun huidige budgetteringsmethodiek, waarbij vooral activity-based budgeting hoge ogen gooit. Van de respondenten blijkt overigens nog steeds de meerder<
