Het domein van het Gerechtshof Arnhem strekt zich tegenwoordig al uit tot Curaçao. Daar kan Ivor Helmink, controller tussen de toga’s, intussen over meepraten. Begin maart vertrok hij naar dit zonnige oord om er voor acht weken aan een aantal projecten te werken. Het opzetten van een management informatiesysteem voor intern en extern gebruik, het ontwikkelen van een werkend plannings- en verantwoordingsmodel en het opstellen van financiële procedures en het vastleggen van bevoegdheden stonden op het programma. Een volle agenda, maar met een aangename temperatuur en het strand pal voor je kantoor is dat toch een buitengewoon interessante klus….
Ondanks dat Ivor inmiddels alweer een aantal weken terug is in ons kikkerlandje, is hij nog steeds niet echt gewend aan de kille temperaturen en de voortdurende regen. “Ja, dat was daar wel een stuk beter,” verzucht hij. Natuurlijk heeft Ivor daar van de mooie omgeving en het heerlijke weer kunnen genieten, maar een vakantie was het niet. “Nee, zeker niet. Ik ging er naar toe om te werken aan drie projecten, maar het werden er vier. Bij aankomst bleek namelijk dat het jaarverslag over 2006 nog niet af was. Ik had daar eigenlijk wel een klein beetje rekening mee gehouden, maar toch, het kostte veel extra tijd. Dit ‘project’ moest ik eerst aanpakken, omdat ik die cijfers nodig had als input voor de andere projecten. Terwijl we met dat jaarverslag bezig waren, praatten we gelijk over definities. Dat kwam later weer van pas bij het vastleggen van begrippen en procedures, dus het is zeker nuttig geweest.”
Samenhang
Is alles gelopen volgens plan? “Ja en nee,” aldus Ivor. “Ja, want alle projecten en zelfs een project extra zijn uitgevoerd. Nee, want vanaf de eerste dag liep het al anders dan dat ik had bedacht. Ik had met het management informatiesysteem willen beginnen, maar omdat de jaarverslaglegging nog niet was afgerond, ging dat niet door. Vervolgens bleek alles zo met elkaar samen te hangen, dat ik besloot om alle producten (definities, werkinstructies, stroomschema’s, procedures, etc.) die voortvloeiden uit de drie genoemde projecten te bundelen in één handboek planning & verantwoording, waarbij elk hoofdstuk werd afgestemd op de doelgroep. Voor wat betreft het boekhoudkundige deel heb ik de samenwerking gezocht met het Openbaar Ministerie aldaar. Zij hadden al enige ervaring met het nog in te voeren nieuwe boekhoudsysteem.
Verantwoording
“In Nederland hebben we bij de gerechten te maken gehad met de omslag naar integraal management, maar op Aruba en de Nederlandse Antillen zijn ze nog niet zo ver,” schetst Ivor. Het Gemeenschappelijk Hof wil over een eigen budget beheren en zal daarom ook verantwoording af moeten leggen. Voorlopig gebeurt dit nog op het niveau van de Ministeries van Financiën (van Aruba en de Nederlandse Antillen).
Als het goed is, zijn ze nu begonnen aan de verantwoording over de eerste helft van 2007. Ik heb nog regelmatig contact met Willem Jan, mijn ‘baas’ op de Antillen. Hij had het liefst gehad dat ik nog was gebleven om onder andere ook dit in goede banen te leiden, maar ja, hier in Arnhem lag ook weer werk op mij te wachten. Mijn collega’s hebben goed waargenomen, maar toch moest ik weer een inhaalslag maken. Je mist in een paar maanden veel informatie en er blijft toch altijd wel werk liggen. Misschien ga ik eind dit jaar of begin volgend jaar terug om daar bepaalde werkzaamheden verder op te pakken en uit te bouwen.”
Cultuurverschillen
Heeft Ivor nog duidelijke cultuurverschillen waargenomen in zijn contact met collega’s daar? “De mensen zijn over het algemeen heel meewerkend. Ik heb minder weerstand ondervonden dan ik had verwacht. Ik bespeurde alleen in het begin enige argwaan toen ik werd voorgesteld als ‘controller’. Toen eenmaal duidelijk was dat ik niet was gekomen om hen te controleren, verliep alles vlot. Dat wil zeggen, wel in harmonie maar niet al te snel. Ik moest wel achter mensen aan blijven jagen, één keer vragen was meestal niet genoeg. Er heerst een hele relaxte sfeer, die vaak toch ook wel prettig is. Verder vond ik de mensen soms onzeker overkomen. Als ik ze dan aanmoedigde en complimenten gaf, fleurden ze helemaal op. Ook wel opvallend vond ik het verschil tussen de eilanden. In het kader van afstemming heb ik ook Aruba, St. Maarten en Bonaire bezocht. Er heerst een soort onderlinge concurrentie tussen met name Aruba en Curaçao. In Aruba willen ze heel graag laten zien dat ze onafhankelijk zijn, waardoor ze heel fanatiek zijn. Daar kon ik soms handig op inspelen . Op Bonaire zijn ze heel bescheiden en St.<
