De focus rond procesmanagement heeft de laatste jaren heel sterk bij risk en control gelegen. Ofwel, compliance. De komende tijd zullen de drijfveren wat betreft procesmanagement weer meer komen te liggen op IT, voorspelt Jan Bosman van ConQuaestor.
Door: Ronald Buitenhuis
Grosso modo zijn er vier redenen om meer procesgericht te werken: efficiency, effectiviteit, managementinformatie en compliance. En bij alle vier de drijfveren speelt procesmanagement een belangrijke rol. Idealiter zouden alle vier tegelijkertijd aanwezig moeten zijn bij aandacht voor procesmanagement. Maar de ervaring leert volgens Jan Bosman dat er altijd wel één van de vier deelgebieden dominant is. En de afgelopen jaren stond, onder invloed van boekhoudschandalen als Enron, Worldcom, Ahold, Parmalat en de oplossingen hiervoor zoals SOx en de code-Tabaksblat, compliance in het middelpunt van de belangstelling.
Inhaalslag
Het bedrijfsleven zorgde er – met man en macht en met heel veel investeringen – in ieder geval voor dat alle processen juridisch de toetssteen der kritiek nu kunnen doorstaan. ‘Dat fenomeen verdwijnt nu langzaam naar de achtergrond’, schetst Bosman. ‘Daar hebben bedrijven een enorme inhaalslag gemaakt. Het is nu weer meer business as usual. Nu neemt IT deze plek in qua dominantie.’ Volgens Bosman zit er een soort ERP 2.0 aan te komen. ‘ERP heeft tien jaar lang beloftes gedaan die niet helemaal en soms ook helemaal niet zijn uitgekomen. De afgelopen tijd zie je dat er nu toch standaarden zijn die wel in staat zijn om verschillende systemen aan elkaar te koppelen. Dat is een voorwaarde voor goed procesmanagement. Als het goed is zie je dat terug in het domein van de managementinformatie. Er komt steeds meer bruikbare informatie waarmee processen geoptimaliseerd kunnen worden. Vooral omdat er nu dwars door de organisatie heen aan processen gesleuteld kan worden. Het zit dan niet langer binnen één bedrijfskolom.’
Gelijktijdig aandacht
Dat veel aandacht (en geld) binnen de wereld van procesmanagement naar IT zal gaan, is enerzijds mooi, maar heeft ook een valkuil in zich. Bosman: ‘Door steeds te kiezen voor één van de vier drivers, is er telkens weer onbalans. Eigenlijk moet je de kunst verstaan om procesmanagement gelijktijdig in de gehele organisatie aandacht te geven en niet op één plek. Uiteindelijk gaat het om een “balanced proces management”. In welke fase je ook zit; mensen, middelen, methodes en management moeten in samenhang zijn. Maar wat je vaak ziet, is dat er vooral met een kortetermijnfocus projecten worden opgestart; bijvoorbeeld vanuit de druk van autoriteiten als de AFM of vanuit efficiencyoverwegingen. Dan gaat er veel geld en energie uit naar dat ene project, waarbij de andere onderdelen weer uit het oog worden verloren.’ Op een schaal van nul tot tien geeft Bosman procesmanagement in Nederland een kleine voldoende. ‘Een 6,5 of een zeven min.’ Met andere woorden: er is nog heel veel te verbeteren.
Spreker op Jaarcongres Procesmanagement
Hoe u dat in uw situatie zou kunnen aanpakken, hoort u van Jan Bosman tijdens het tweede Jaarcongres Procesmanagement, waar hij één van de sprekers is. Het congres wordt gehouden op dinsdag 15 november in het CineMec te Ede. Hij zal onder meer ingaan op de volgende thema’s:
- Wat maakt het verschil tussen het managen van processen en het managen door middel van processen?
- Wat zijn de kenmerken van succesvolle procesmanagementimplementaties?
