Excel is veel meer dan een tool om makkelijk mee te kunnen rekenen. Wie Excel in de vingers heeft, kan er duidelijke presentaties en rapportages mee maken. Ook kunt u eenvoudig modellen inzichtelijk maken om bijvoorbeeld kosten te besparen. U hoeft geen programmeur te zijn om met Excel te kunnen werken. Toch leert de ervaring dat ook financials nog steeds niet optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden die Excel en de rest van het Officepakket bieden.
Tony de Jonker, spreker tijdens de Nationale Administrateursdag op 30 oktober en Excel-deskundige bij uitstek constateert dat ook financials nog (te) veel tijd kwijt zijn aan allerlei administratieve handelingen. Ook zijn spreadsheets ondoorzichtig of onbetrouwbaar door een onjuiste opbouw. Bovendien wordt er geen gebruikgemaakt van de alternatieve mogelijkheden en worden spreadsheets in de organisatie nog maar al te vaak als geïsoleerde eilandjes behandeld.
Tips & trucs voor Excel-experts
Tony de Jonker zal tijdens zijn sessie ingaan op de volgende onderwerpen:
- Sneller werken met Excel
- Controle tools voor betrouwbare spreadsheets
- Omgaan met grote bestanden
- Professionele rapporten en presentaties
Modelmatig denken met Excel
De Jonker heeft zelf ook veel ervaring opgedaan met Excel: “In de tijd dat de PC zijn intrede deed, werkte ik als controller voor een Amerikaanse firma, waar je veel verantwoording kreeg en zelf moest uitzoeken hoe je met weinig middelen de administratie kon voeren en management rapportages moest samenstellen. Vanuit die tijd heb ik geleerd dat je veel voor elkaar kunt krijgen als je inzicht had in automatisering en deze kon omzetten in de praktijk. Ik had geleerd snel te kunnen schakelen door me te verdiepen in spreadsheets. Hierdoor leer je ook op een bepaalde manier denken….een vaardigheid die elke moderne controller in zijn bagage moet hebben.”
“Je hoeft niet per se te kunnen programmeren, maar je moet wel weten wat de mogelijkheden van de huidige software zijn. Leer de specifieke vakkennis te integreren met de automatiseringskennis, waardoor u als controller veel slagvaardiger kunt reageren,” vervolgt hij. “In de praktijk kom ik nog controllers tegen die niet meegaan met hun tijd en teveel in hun eigen straatje bezig zijn zonder verder te kijken. Als moderne controller moet u de informatievereisten onder woorden kunnen brengen in de vorm van een model. Dat modelmatig denken wordt straks een tweede eigenschap als u regelmatig met spreadsheets werkt. Door de zaken te kunnen modelleren, komt u veel vakkundiger en overtuigender over tijdens presentaties.”
Alvast een tip: Progressiebalk
In Excel kunt u heel eenvoudig een progressiebalk maken met behulp van de geneste ALS functie, zie de figuur bij dit artikel.
Voor de onderschrijding hebben we in cel E2 de volgende formule toegepast:
=ALS(D2<0;HERHALING("n";-AFRONDEN(D2*100;0));"") Voor de overschrijding is de formule in cel G2: =ALS(D2>0;HERHALING(“n”;-AFRONDEN(D2*-100;0));””)
De letter n wordt in het lettertype WingDings een vierkantje. Met behulp van de functie HERHALING, wordt de letter n zo vaak herhaald als de afwijking in procenten aangeeft.
* * *
Over Tony De Jonker
Tony De Jonker werkt sinds 1993 als zelfstandig consultant en helpt bedrijven met finance support, office automation, training en documentatie. Daarvoor heeft 10 jaar gewerkt bij accountantskantoren (KPMG en PWC) en 6 jaar als controller bij twee Amerikaanse bedrijven. Tony heeft specifieke kennis op het snijvlak van finance/accounting en office automation (met name Excel). Tony werkt al sinds 1984 met spreadsheets. Hij heeft zijn ruime ervaring gebundeld in de Excel Masterclass en geeft deze speciaal voor Kluwer ontwikkelde tweedaagse training regelmatig gedurende het jaar. Ook werkt hij mee aan de Kluwer Excel Experience Day (dit jaar op 11 december).
Daarnaast heeft hij het boek Effectie<
