We doen aan elektronisch bestellen, aan elektronisch betalen en bankieren, ja zelfs aan elektronisch boekhouden en elektronisch deponeren van jaarstukken. Daarentegen wordt de logische schakel tussen bestellen en bankieren, de elektronische of geautomatiseerde factuur, nog maar mondjesmaat toegepast. Terwijl de voordelen veel verder gaan dan kostenbesparing.
Door Friso de Jong, Silverback – Factuurwijzer in Arnhem
Een elektronische factuur is niet hetzelfde als een geautomatiseerde factuur. Als we het hebben over een elektronische factuur, dan gaat het om facturen die de leverancier elektronisch naar een klant verzendt. Hebben we het over een geautomatiseerde factuur, dan gaat het om een papieren factuur die de klant na ontvangst scant en vervolgens geautomatiseerd verwerkt.
De (elektronische) factuur is een van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer. De fiscale en handelsrechtelijke regelgeving sluit hierbij aan. De factuur heeft allereerst een handelsrechtelijke functie maar vervult ook een fiscale rol. De fiscale eisen zijn zoveel mogelijk afgeleid uit de eisen die in het handelsverkeer aan een factuur worden gesteld. De factuur bevat informatie over de van toepassing zijnde btw-regeling en stelt de afnemer in staat om als btw-plichtige zijn of haar recht op vooraftrek te doen gelden.
Dit artikel beperkt zich tot elektronische facturen. Geautomatiseerde factuurverwerking wordt buiten beschouwing gelaten. *
Elektronische facturen
Elektronisch verzonden facturen worden door de Belastingdienst aanvaard als aan de eisen van controleerbaarheid wordt voldaan, in de zin van integriteit van de inhoud en authenticiteit van de herkomst, zowel tijdens het facturatieproces als op het moment dat de elektronische facturen zijn gearchiveerd. Er moeten bovendien maatregelen zijn genomen, die een duurzame en integere opslag van de elektronische gegevens waarborgen. Aan deze eisen is in ieder geval voldaan door een elektronische handtekening of EDI toe te passen. Met sommige andere vormen gaat de Belastingdienst ook akkoord; er moet sprake zijn van een bepaalde vorm van acceptatie.
Voordelen
Besparen op de factureringskosten is niet het enige pluspunt van het elektronisch verzenden van facturen. We noemen nog enkele voordelen:
- Kunnen voldoen aan fiscale voorwaarden
Het betreft hier de fiscale eisen van acceptatie, uitreiking, authenticiteit, integriteit en archivering. - Realiseren van besparingen
Door facturen niet meer per gewone post te verzenden bespaart u flink op uw kosten. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat als het gaat om grote aantallen facturen, het verstandig is om dit te laten faciliteren door een derde partij. Bovendien is het raadzaam om eerst met de grootste klanten (in aantal facturen/omzetvolume) om de tafel te gaan zitten. Een deel van de besparing zit in het feit dat elektronische facturen vaak iets eerder worden betaald wanneer er een betaalmodule aan gekoppeld is. - Creëren van klantenbinding
U kunt uw klanten aan u binden omdat door het aanbieden van elektronische factuurinformatie, bijvoorbeeld in een webportal, de volgende voordelen voor uw klanten kunnen worden gerealiseerd:
* de klant kan besparen op het verwerken van factuurinformatie;
* snellere aanlevering van kosteninformatie;
* betere toegang tot kosteninformatie;
* de factuur is op meerdere plaatsen tegelijkertijd in te zien;
* er zijn meerdere opties mogelijk voor de grafische en inhoudelijke opmaak van de factuur en voor de verzending;
* er kunnen facturen vanuit meerdere systemen gecombineerd worden verzonden;
* archivering van papier is niet meer noodzakelijk;
* aan betaalfacturen kan een betaalmodule worden gekoppeld;
* de volledige historie is oproepbaar door en overdraagbaar aan diverse belanghebbenden;
* eventuele factuurvragen worden sneller beantwoord;
* zowel verzender als klant ontzien het milieu (maatschappelijk verantwoord ondernemen) want aan het factureren komt geen papier meer te pas. - Creëren van extra besparingen en omzet
Door het aanbieden van aanvullende functionaliteiten en diensten kan cross-selling en deep-selling worden t<Volg CMWeb op LinkedIn!
