Tijdschriftenuitgeverij Sanoma Uitgevers koopt voornamelijk diensten in; geen goederen, geen standaardproducten. Daarom kan niet alles worden gestandaardiseerd. Maar toch zijn er wel mogelijkheden: de enkele duizenden kleine leveranciers (veelal freelancers) kunnen sinds kort hun facturen digitaal aanleveren. Daarvoor hoeven zij alleen maar de purchase order om te zetten in een factuur.
Tekst: Joke Revelman de Vries (Tijdschrift Administratie)
Foto: De Beeldredaktie/Peter Strelitski
Edith Beelen (32), cliënt & projectmanager bij Sanoma Uitgevers in Hoofddorp: ‘wij zijn ons gaan verdiepen in elektronisch factureren omdat wij als tijdschriftenuitgeverij werken met meer dan drieduizend kleine leveranciers. Dat zijn voornamelijk freelancers die producties leveren aan onze redacties. Dat is voor ons het meest arbeidsintensieve proces, het gaat om heel veel facturen met relatief kleine bedragen. Daar is de winst die digitalisering oplevert, het grootst. We scanden al wel de papieren facturen om ze digitaal de organisatie in te sturen, maar ook dat kost veel tijd en geld’.
Combineren
‘Bij de start van het project elektronische facturatie waren we ook bezig met een ander project, het aanleggen van bestellingen in een purchase managementsysteem (BasWare). Op een gegeven moment moesten we een beslissing nemen over de volgorde van zaken: gaan we eerst het systeem uitrollen dat leveranciers een bestelling c.q. order van ons krijgen of gaan we hun eerst de mogelijkheid bieden een factuur elektronisch bij ons in te dienen. Toen kwam ik op het idee van de combinatie en dat hebben we aan Certipost voorgelegd. Voor hen was het ook nieuw maar een order die conceptfactuur wordt, was volgens hen zeker mogelijk. We waren eerlijk gezegd een beetje huiverig geworden na slechte ervaringen met een andere partij, dus we wilden het eerst zien. Maar we hadden vanaf het begin veel vertrouwen in deze partner. Er worden geen dingen beloofd die ze niet waar kunnen maken. Als iets niet kan, zeggen ze dat gewoon. Al na een paar maanden testen verliep het proces vlekkeloos.
In de praktijk werkt het zo. We leggen een inkooporder aan, de order wordt verstuurd naar de freelancer en tegelijkertijd ook naar het Certipost-platform. Daar wordt de order omgezet in een concept-factuur. Als de freelancer aanlogt, ziet hij de order op zijn scherm. En die kan zeer gemakkelijk worden omgezet in een factuur. De leverancier kan natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld bijkomende kosten toevoegen. Met een druk op de knop kan hij dan zijn elektronische factuur naar ons toesturen’.
Belastingdienst
‘We zijn nu in gesprek met de Belastingdienst; het is voor hen ook nieuw. Het lastige is hierbij dat wij graag goedkeuring van de Belastingdienst krijgen vóór we het systeem uitrollen, terwijl het voor de Belastingdienst moeilijk is om iets goed te keuren dat er nog niet concreet is. In overleg met de fiscus is besloten om te beginnen en de fiscus volgt ons op de voet om te kijken of de werkelijkheid overeenkomt met de theorie. Zij zijn blij dat wij gaan starten; daarmee kunnen zij ook een case opbouwen en standaarden gaan vaststellen. We hebben om te beginnen een periode van drie maanden afgesproken, daarna gaat de fiscus steekproeven doen. Zo nodig kunnen we dan nog het systeem of de procedure aanpassen. Ook over het bewaren van digitale facturen hopen we afspraken met de Belastingdienst te maken. We hebben het met Certipost zo geregeld dat niet alleen wij de facturen zeven jaar kunnen raadplegen, maar ook de leveranciers. Wij hoeven de facturen dus niet apart te bewaren’.
Communiceren
‘Het is heel belangrijk de organisatie mee te krijgen; zij hebben de contacten met de leveranciers en zij kunnen het systeem dus maken of breken. Wij hebben de mensen intern goed geïnformeerd zodat zij de leveranciers kunnen inlichten. We zijn met een beperkt aantal redacties begonnen en met hen hebben we regelmatig overleg. We hebben hen ook nauw betrokken bij het inkoopsysteem en laten zien hoe het werkt. Vanzelfsprekend zijn we altijd bereid om vragen te beantwoorden’.
Voor een goede communicatie is het een voordeel dat Edith Beelen al ruim zeven jaar bij Sanoma Uitgevers werkt. Ze begon op de afdeling Planning & Control, werd cluster-controller van een aantal overhead-afdelingen en hield zich een jaar bezig met de implementatie van SAP Fico. Voor ze haar huidige functie van cliënt & projectmanager ging vervullen, was ze nog ruim een jaar leidinggevende van een deel van de administratie.
Voordelen organisatie
‘Belangrijk is natuurlijk dat je aangeeft wat de voordelen zijn voor de mensen in onze organisatie. Dat het scannen van facturen overbodig wordt, is natuurlijk een groot voordeel. Als een leverancier gebruikmaakt van Certipost komen de facturen immers elektronisch binnen bij de crediteurenadministratie. En de doorloop van een factuur wordt versneld. De factuur wordt gekoppeld aan de juiste order en gaat naar de codeerder, ook al staat de juiste codering er in principe al op. Als de factuur conform de opdracht is, gaat die meteen door naar de goedkeurder. Als er een verschil is tussen orderbedrag en factuurbedrag kan de codeerder het aanvullende bedrag coderen en de factuur doorsturen naar de goedkeurder. Na accordering wordt de factuur via het systeem geretourneerd aan de crediteurenadministratie.
Ook al is er een match tussen order en factuur, toch gaat de factuur de organisatie in, vanwege het feit dat bij het redactionele proces en ook bij marketing geen sprake is van goederenontvangst. Het gaat om het inkopen van diensten en de financiële administratie weet niet of die dienst wel geleverd is en of de opdrachtgever wel tevreden is over de dienst’. Een ander voordeel voor redactie en marketing is dat zij altijd een actueel beeld van hun budget hebben; alle afspraken staan immers al in het systeem, ook al is het artikel of de dienst nog niet geleverd. Zodra de orders vastgelegd zijn, weet je wat je nog kunt uitgeven dat jaar’.
Voor- en nadelen leverancier
‘De leverancier bespaart kosten van papier, postzegel en envelop en hij bespaart veel tijd. Daardoor kan de factuur ook sneller worden afgehandeld. Bovendien hoeft hij ook niet meer te zoeken: wat had ik ook al weer afgesproken. Hij is wel zijn mooie eigen lay-out van de factuur kwijt.
Een aantal titels van Sanoma werkt al met het nieuwe systeem, een aantal nog niet. Als een freelancer zakendoet met meerdere titels en nog niet alle titels zijn overgestapt, dan kan hij toch een elektronische factuur aanmaken.
En de freelancer heeft ook altijd een goed overzicht van welke facturen hij heeft verstuurd. Dat kan hij op de site van Certipost, via een eigen wachtwoord bereikbaar, altijd zien. Niet of ze al betaald zijn trouwens’.
‘Een nadeel voor leveranciers kan zijn dat zij in de toekomst voor diverse opdrachtgevers op verschillende platforms moeten kijken hoe het met hun verzonden facturen staat. We begrijpen dat de diverse aanbieders in gesprek zijn om onderling uitwisseling van elektronische facturen mogelijk te maken. Je kunt nu toch ook met elkaar telefoneren, al heb je verschillende telefoonproviders? Het mooiste is natuurlijk gewoon één platform. Maar dat is toekomstmuziek’.
Pilot
‘We zijn in maart begonnen met bouwen en testen. Daarna hebben we enkele freelancers uitgenodigd voor een test. Want we hebben niet alleen de eigen organisatie in een vroeg stadium bij het project betrokken, maar ook de leveranciers. Het is toch een vrij nieuw product; veel partijen zijn met iets dergelijks bezig maar wij zijn de eersten die echt operationeel zijn in Nederland.
We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak. Nu zijn er ruim veertig leveranciers aangesloten en zijn er honderdveertig facturen verstuurd. Als alles goed gaat, kunnen we het systeem uitrollen naar andere redacties.
We gaan ervan uit dat het gros van de kleine leveranciers overstapt op het nieuwe systeem. Maar het is nu eigenlijk nog te vroeg om dat te beoordelen. Ik streef er wel naar dat zeker dertig procent zich binnen een jaar aansluit’.
Kosten besparen
‘We betalen nu natuurlijk een deel van de ontwikkelingskosten. Straks betalen we een tarief voor de order die we naar Certipost toesturen en een tarief voor iedere factuur die we van Certipost ontvangen. Dit gezamenlijke tarief is al minder dan wat we kwijt waren voor het scannen van een factuur. Daarnaast missen we ook nog de kosten van de koerier die onze papieren facturen naar het externe bedrijf brengt. Bovendien hebben we op termijn ook niet meer de kosten van het papieren factuurarchief. En de afwikkeling van de crediteurenadministratie kan een stuk sneller; dat scheelt ook geld’.
Vervolg
‘Het systeem waar wij nu mee werken, is echt bedoeld voor de kleine leveranciers; het is niet gekoppeld aan een boekhoudsysteem. Een vervolgtraject is het digitaliseren van de facturen van de grote leveranciers. Wellicht kunnen we systemen rechtstreeks koppelen: hun verkoopsysteem aan ons inkoopsysteem. Maar we spreken dan wel over een heel ander kostenplaatje: voor de kleine leveranciers is het helemaal gratis‘.
* * *
Meer weten over credit management en elektronisch factureren?
Houd dan de nieuwe nummers van Tijdschrift Controlling en Tijdschrift Administratie in de gaten! Deze vakbladen komen uit in week 36 en behandelen speciaal dit thema.
Bovenstaand artikel kunt u terugvinden in het nieuwe nummer van Tijdschrift Administratie.
Wilt u zelf actief aan de slag met elektronisch factureren? Bezoek dan de Praktijkdag Elektronisch Factureren op 23 september of 11 december te Utrecht. Meer informatie hierover vindt u hier.
Abonnees van onze financiële vakbladen krijgen 10% korting! En als u een collega meeneemt, krijgt deze 25% korting!
PE-punten: RFM 4, SPD 4.
