Het opstellen van interne rapportages en managementinformatie kost veel tijd. Maar krijgen deze rapportages ook de aandacht die u graag zou willen? Aangezien interne rapportages nu eenmaal steeds weer terugkomen, kunt u er maar beter voor zorgen dat uw kostbare tijd goed besteed is én dat u er de waardering voor krijgt die u verdient. Bert Gadellaa (KPMG) vertelt op de Nationale Administrateursdag op 30 oktober wat uw rol als financial hierin is.
Bianca Minkman
“Ik kom het in de praktijk nog veel te vaak tegen, dat financials zich in het zweet werken om allerlei mooie rapportages voor het management op te leveren. Vervolgens belanden die vrijwel ongelezen ergens in een la. Zonde van de tijd natuurlijk. We moeten ons afvragen of we door willen gaan met dit ritueel, want dat is het vaak. Waarom zouden we zo veel energie in iets stoppen als niemand er echt blij mee is? Het management weet zich geen raad met duimendikke rapportages vol Excel sheets en een brij van getallen. Financieel kan het misschien strak in elkaar zitten, maar als het niet aansluit bij de belevingswereld van de lezer, komt de boodschap nog niet over.”
Aan het woord is Bert Gadellaa RA MMC, directeur bij KPMG Advisory. Gadellaa werkt al zeventien jaar bij KPMG, waarvan twaalf jaar op het vakgebied van jaarrekeningcontrole en vijf jaar als adviseur. Ook is hij nog een half jaar interim controller geweest. Tegenwoordig houdt hij zich vooral bezig met bedrijfsvoeringsvraagstukken: hoe kun je managementinformatie verbeteren en hoe kun je het proces rondom managementinformatie effiënter maken. De rol van de financiële functionarissen is daarbij het uitgangspunt.
Rapportagecircus
“Met het efficiënter maken van het proces rond managementinformatie kunnen organisaties niet alleen tijd en dus geld besparen, maar het maakt het leven voor alle betrokkenen ook veel aangenamer, toch niet onbelangrijk! Als het management rapportages krijgt waarvan ze niet weten wat ze ermee aan moeten, dan zie je vaak dat ze via het informele circuit proberen informatie naar boven te halen. Het beeld dat ze dan van de financiële functie krijgen, is: ‘daar heb je toch niets aan, de administratie maakt zich toch alleen druk om getalletjes, ze hebben geen idee waar het echt over gaat.’ En de financials krijgen op hun beurt de indruk dat het management zich onvoldoende verdiept in het financiële reilen en zeilen, dat ze het niet snappen en het belang van de rapportages onderschatten. Kortom, niemand blij en toch draait het rapportagecircus vrolijk door.” Gadellaa schetst daarmee treffend wat veel financials ongetwijfeld bekend zal voorkomen….
Vertaalslag
Volgens Gadellaa kunnen echter zowel financials als managers hun hand in eigen boezem steken. “Financials vragen vaak niet wat de manager voor informatie nodig heeft, ze stellen het rapportageformat vaak zelf vast op basis van hun eigen expertise. Daarbij redeneren ze vaak vanuit het standpunt wat aan gegevens voor een juiste boekhouding noodzakelijk is. Een financial die helemaal Excel minded is, kan zich haast niet voorstellen dat Excel voor iemand niet vanzelfsprekend is. Maar er zijn meer manieren om cijfers te vertalen naar de belevingswereld van het management dan Excel. Die vertaalslag, daar gaat het om. Wellicht zou de financial zijn blik moeten verruimen op dit punt. Ook zou hij zijn toegevoegde waarde voor de organisatie kunnen verhogen door eens een gesprek met de afnemers van zijn rapportage aan te gaan: wat willen zij eigenlijk? Vaak weten managers dat niet te benoemen, maar het helpt al door bestaande rapportages eens samen door te nemen: wat is duidelijk en wat niet? Misschien meer toelichting? Meer grafieken en tabellen? Wat mist er? ICT biedt veel mogelijkheden om informatie op maat te maken, die mogelijkheden worden in de praktijk nog onvoldoende benut. Zo’n sessie zal ook een positieve uitwerking op de samenwerking hebben. Als je elkaar helpt succesvoller te zijn, komt dat het hele team ten goede.”
Wie in korte tijd meer inzicht wil hebben hoe je de interne verslaggeving kan optimaliseren en dus meer waarde voor de organisatie kunt creëeren, kan tijdens de Nationale Administrateursdag op 30 oktober a.s. in Ede de sessie van Gadellaa bezoeken. Hij geeft dan praktische tips waar u direkt mee aan de slag kunt. “Betere interne rapportages zijn niet alleen goed voor de bedrijfsvoering, maar maken ook je eigen werk leuker. Je krijgt immers weer de waardering die je als financial verdient.”
* * *
Nationale Administrateursdag
Bert Gadellaa spreekt tijdens de Nationale Administrateursdag op 30 oktober 2008. Hij verzorgt een praktische sessie over de zin en onzin van interne rapportages. Meer weten over het programma of aanmelden? Klik hier
