De rol van de financial in organisaties verandert. Het accent wordt verlegd van reactief en registreren naar pro-actief en meedenken. Excel, het software programma van Microsoft dat voor financials welhaast dagelijkse kost is, verandert mee. De applicatie ontwikkelt zich naar een business intelligence-toepassing. Rutten (Microsoft): “Het centraal werken met Excel verbetert de compliance én de veiligheid.”
Tekst: Bianca Minkman
U staat er waarschijnlijk niet zo bij stil. Excel, dat u vast regelmatig gebruikt, heeft al heel wat jaartjes op de teller staan. De geschiedenis van de spreadsheet gaat terug naar begin jaren tachtig van de vorige eeuw. In 1982 bracht Microsoft al een rekenbladprogramma op de markt, genaamd MultiPlan. Dit brak echter nooit daadwerkelijk door en werd daarom in 1985 vervangen door Excel. De marktleider in 1985 was het programma Lotus 1-2-3. Excel werd haar grote concurrent.
Excel was de eerste bedrijfstoepassing voor het Windowsplatform. Vanaf de introductie van Windows 3.0 oversteeg de verkoop van Excel de verkoopcijfers van Lotus 1-2-3 en nam het haar plaats in als populairste rekenbladprogramma.
Excel was het eerste rekenbladprogramma dat niet alleen aandacht schonk aan de rekenkundige kant van het cijfergebeuren. Met Excel werd het ook mogelijk om de grafische vormgeving van de gegevens te bepalen (lettertypes, celopmaak, enzovoort). Ook aan de technische kant bracht Excel een aantal nieuwigheden aan. Zo introduceerde Microsoft de ‘intelligent cell recomputation’-techniek waarbij bij een verandering van gegevens enkel maar die cellen automatisch worden herberekend die afhankelijk van deze gegevens zijn. Bij vorige rekenbladprogramma’s werden steeds alle cellen herberekend of werd de berekening slechts uitgevoerd na een specifieke vraag van de gebruiker.
Hoewel Microsoft met elke nieuwe versie van Excel meer en meer functies aan het programma toevoegt, verschilt de basisfunctionaliteit van het rekenblad nog steeds weinig van VisiCalc, de stamouder van alle rekenbladprogramma’s.*
Excel in de toekomst
Wie wil weten waar het met Excel naar toe gaat de komende jaren, mag de Excel Experience Day op 11 december a.s. in Cinemec te Ede absoluut niet missen. Er zijn vele workshops met handige tips en tricks voor zowel beginners, gevorderden als experts. Namens Microsoft komt Joris Rutten verslag doen van de nieuwste ontwikkelingen rond Excel. Rutten is Office Product Marketing Manager en verantwoordelijk voor de strategie inzake het pakket Microsoft Office voor zowel het mkb als voor particulieren.
“Excel is een prima tool maar een veelgehoorde klacht in het gebruik is dat er makkelijk fouten in spreadsheets kunnen sluipen doordat er verschillende mensen aan werken. Het gevaar is groot dat er verschillende versies gaan circuleren. De disucssie gaat dan over welke de juiste versie is in plaats van over de inhoud en dat is natuurlijk zonde van de tijd en energie. De oplossing is dat er nog maar één versie van de waarheid is, door centraal met Excel te gaan werken.”
Centrale business intelligence
Rutten doelt op het nieuwe Excel Services waarbij de toepassing op een centrale server draait in plaats van op lokale pc’s. “Maar dat is niet de enige verbetering. Veel financials werken met losse tools op het gebied van business intelligence. In Excel Services worden deze geïntegreerd. Je krijgt dan een documentmanagement-achtig systeem rond een workflow. Als een Excel sheet zich in een bepaald stadium bevindt, kun je het via het systeem aan een specifiek persoon toewijzen. Met behulp van autorisaties kun je regelen wie welke rechten krijgt. Dat betekent een verbetering van de bedrijfsveiligheid. Het komt nogal eens voor dat mensen spreadsheets doorgestuurd krijgen per mail terwijl dat helemaal niet voor hun ogen bedoeld is. Of dat mensen die daar niet toe gerechtigd zijn, de spreadsheet toch naar eigen inzicht gaan aanpassen. Iedereen heeft tenslotte zijn eigen versie van ‘de’ waarheid.”
Nog een belangrijk voordeel is volgens Rutten dat Excel Services de compliance ten goede komt. “Doordat je als financial het overzicht hebt wie welke documenten kan inzien en bewerken, ben je meer in control. Je kunt coördineren en selectief mensen bij een proces betrekken zonder dat spreadsheets een eigen leven gaan leiden.”
Managementinformatie
Niet-financiële managers willen graag snel duidelijke cijferoverzichten om verbanden te kunnen leggen of trends te signaleren. Veel financials vinden het soms lastig op een heldere manier de vertaalslag te maken. Tabellen en een grafiekje volstaan vaak niet meer. Ook daar speelt Microsoft op in. Rutten: “In Excel 2007 is veel aandacht geschonken aan de grafische weergave en visualisering van informatie. Met enkele eenvoudige handelingen genereer je snel een scorecard bijvoorbeeld. Dat sluit aan bij de taal van de manager en helpt financials hun rol van adviseur of business partner beter in te vullen. Zo valt beleid gemakkelijker bij te sturen dan pas achteraf aan de hand van rapportages.”
Klantenpanel
Hoe blijft Microsoft op de hoogte van wat er speelt onder financials? Rutten: “Regelmatig houden we ronde tafel sessies met mensen uit de doelgroep. Recent hebben we met financieel directeuren van circa achttien bedrijven Excel-knelpunten doorgenomen. Dat is voor ons waardevolle input voor product ontwikkeling. Ook vragen we waar ze hun vakinformatie vandaan halen: websites, vakbladen, congressen. Daar kunnen wij onze communicatiemix dan weer op aanpassen. De verandere rol van de financial komt ook aan de orde. De financial director van Microsoft zit ook altijd bij het panel. Bij ons speelt finance een andere rol in de organisatie doordat wij debiteuren- en crediteurenbeheer naar het buitenland hebben geoutsourced. Onze financials hebben dan ook vooral een ondersteunende rol voor sales en marketing. Financials zitten gewoon letterlijk tussen de marketingmensen. Die wisselwerking tussen disciplines houdt je scherp. Het maakt werken bij Microsoft interessant, vind ik. Je kunt veel van elkaar leren en elkaar inspireren. Dit bedrijf biedt mij interessante ontwikkelingsmogelijkheden. Die energie wil ik graag overbrengen op de bezoekers van de Excel Experience Day. Excel is een prachtig programma dat veel kan en nog veel meer in petto heeft.”
* * *
* Bron geschiedenis Excel: Wikipedia.
Meer weten over de Excel Experience Day? Meer informatie en aanmeldmogelijkheid vindt u hier.
