Het opstellen van interne rapportages en managementinformatie kost veel tijd. Maar krijgen deze rapportages ook de aandacht die u graag zou willen? Aangezien interne rapportages nu eenmaal steeds weer terugkomen, kunt u er maar beter voor zorgen dat uw kostbare tijd goed besteed is én dat u er de waardering voor krijgt die u verdient. Bert Gadellaa vertelt u tijdens de Nationale Administrateursdag op 15 oktober hoe u effectief een brug kunt slaan tussen financiën en management.
Tekst: Bianca Minkman
Op de foto: Bert Gadellaa (c) IJsselvliet
“Ik kom het in de praktijk nog veel te vaak tegen, dat financials zich in het zweet werken om allerlei mooie rapportages voor het management op te leveren. Vervolgens belanden die vrijwel ongelezen ergens in een la. Zonde van de tijd natuurlijk. We moeten ons afvragen of we door willen gaan met dit ritueel, want dat is het vaak. Waarom zouden we zo veel energie in iets stoppen als niemand er echt blij mee is? Het management weet zich geen raad met duimendikke rapportages vol Excel sheets en een brij van getallen. Bovendien gaat het altijd over het verleden, terwijl het management juist een beter zicht wil hebben op de toekomst. Natuurlijk zijn de resultaten uit het verleden een belangrijke indicator voor toekomstig beleid, maar het gaat om de vertaalslag. Financieel kan het misschien strak in elkaar zitten, als het niet aansluit bij de belevingswereld van de lezer, komt de boodschap nog niet over.”
Aan het woord is Bert Gadellaa RA MMC, mede-directeur van IJsselvliet bv , een bureau dat onderzoek- en adviesdiensten levert om organisaties te helpen de strategische doelen scherp voor ogen te houden en deze daadwerkelijk te realiseren, samen met de medewerkers: ‘van visie naar actie’. Kennisgebieden zijn financiering, beheersing, procesvoering en ‘human being management’. Voor zijn huidige bestaan als zelfstandige was Gadellaa directeur bij KPMG Advisory. Hij heeft zo’n zeventien jaar bij KPMG gewerkt, waarvan twaalf jaar op het vakgebied van jaarrekeningcontrole en vijf jaar als adviseur. Ook is hij nog een half jaar interim controller geweest. Tegenwoordig houdt hij zich vooral bezig met bedrijfsvoeringsvraagstukken: hoe kun je managementinformatie verbeteren en hoe kun je het proces rondom managementinformatie effiënter maken. De rol van de financiële functionarissen is daarbij het uitgangspunt.
Rapportagecircus
“Met het efficiënter maken van het proces rond managementinformatie kunnen organisaties niet alleen tijd en dus geld besparen, maar het maakt het leven voor alle betrokkenen ook veel aangenamer, toch niet onbelangrijk! Als het management rapportages krijgt waarvan ze niet weten wat ze ermee aan moet, dan zie je vaak dat de MT-leden via het informele circuit proberen informatie naar boven te halen. Het beeld dat ze dan van de financiële functie krijgen, is: ‘daar heb je toch niets aan, de administratie maakt zich alleen druk om getalletjes, ze hebben geen idee waar het echt over gaat.’ En de financials krijgen op hun beurt de indruk dat het management zich onvoldoende verdiept in het financiële reilen en zeilen, dat ze het niet snappen en het belang van de rapportages onderschatten. Kortom, niemand blij en toch draait het rapportagecircus vrolijk door.” Gadellaa schetst daarmee treffend wat veel financials ongetwijfeld bekend zal voorkomen….
Vertaalslag
Volgens Gadellaa kunnen echter zowel financials als managers hun hand in eigen boezem steken. “Financials vragen vaak niet wat de manager voor informatie nodig heeft, ze stellen het rapportageformat vaak zelf vast op basis van hun eigen expertise. Daarbij redeneren ze vaak vanuit het standpunt wat aan gegevens voor een juiste boekhouding noodzakelijk is. Een financial die helemaal Excel minded is, kan zich haast niet voorstellen dat Excel voor iemand niet vanzelfsprekend is. Maar er zijn meer manieren om cijfers te vertalen naar de belevingswereld van het management dan Excel. Die vertaalslag, daar gaat het om. Wellicht zou de financial zijn blik moeten verruimen op dit punt. Leg een duidelijkere link naar gevolgen van resultaten uit het verleden naar advies voor toekomstig beleid, in voor niet-financiële professionals begrijpelijke bewoordingen. Dan worden uw rapportages bruikbare stuurinformatie voor managers. Als financial zou u uw toegevoegde waarde voor de organisatie kunnen verhogen door eens een gesprek met de afnemers van uw rapportages aan te gaan: wat willen zij eigenlijk? Vaak weten managers dat niet te benoemen, maar het helpt al door bestaande rapportages eens samen door te nemen: wat is duidelijk en wat niet? Misschien meer toelichting? Explicieter advies voor toekomstig beleid? Meer grafieken en tabellen? Wat mist er? ICT biedt veel mogelijkheden om informatie op maat te maken, die mogelijkheden worden in de praktijk nog onvoldoende benut. Zo’n sessie zal ook een positieve uitwerking op de samenwerking hebben. Als je elkaar helpt succesvoller te zijn, komt dat het hele team ten goede.”
En nu de praktijk…
Voor wie in korte tijd meer inzicht wil hebben in hoe je de interne verslaggeving kunt optimaliseren en dus meer waarde voor de organisatie kan creëeren, is de sessie van Bert Gadellaa tijdens de Nationale Administrateursdag een aanrader. Gadellaa gaat dan in op de theorie van de interne verslaggeving en de bruggenbouwer en geeft praktische tips waar u direkt mee aan de slag kunt. Ook vertellen enkele collega-managers aan de hand van praktijkvoorbeelden hoe zij interne rapportages ervaren en wat zij verwachten aan stuurinformatie. Gadellaa: “Betere interne rapportages zijn niet alleen goed voor de bedrijfsvoering, maar maken ook je eigen werk leuker. Je krijgt immers weer de waardering die je als financial verdient.”
* * *
Kom ook naar de Nationale Administrateursdag op 15 oktober (19e editie)!
Hét congres voor de administrateur! Tijdens deze dag, met Kees Mijnten als dagvoorzitter, wordt u weer helemaal bijgepraat over de nieuwste ontwikkelingen en actualiteiten. Naast een plenair programma zijn er vele parallelle sessies waar u een keuze uit kunt maken. Vakinhoudelijk, praktisch en ervaringen uitwisselen met collega’s. Mis het niet!
Het congres vindt plaats in CineMec te Ede, centraal gelegen aan de A12 en is filevrij: van 10.45 uur tot 18.30 uur. Bovendien bieden wij u gratis een heerlijk buffet aan na afloop en als u wilt, mag u daarna, ook geheel gratis, naar een film naar keuze in CineMec!
Dit congres levert u 4 SPD-punten op en 8 RFM-punten.
Hier leest u alles over dit congres en kunt u zicht aanmelden. Als u zich inschrijft voor 15 augustus a.s. krijgt u 50 euro korting! Heeft u een abonnement op een van onze financiële vaktijdschriften of heeft u het congres eerder bezocht? Ook dan komt u in aanmerking voor korting!
