Elektronisch factureren of e-factureren wordt veelal omschreven als het op elektronische wijze versturen, ontvangen, verwerken en archiveren van facturen. Hierbij gaat het dus om het digitaal verzenden èn ontvangen van facturen. Hiermee kan er zowel aan de voor- als achterkant procesoptimalisatie, kostenbesparing en compliancy worden gerealiseerd. Het grootste voordeel is momenteel te behalen aan de kant van factuurverwerking.
De motivatie om als bedrijf e-facturatie toe te passen is wisselend. In het algemeen zien bedrijven steeds meer de noodzaak tot kostenbesparing, waarbij processen – zoals het verwerken van inkoopfacturen – zo goedkoop mogelijk moeten plaatsvinden. Er zijn echter ook andere voordelen te behalen met e-facturatie, zoals procesoptimalisatie en compliancy. E-facturatie biedt een significante ondersteuning van verschillende subprocessen in de factuurafhandeling.
Ook op het gebied van compliancy speelt e-facturatie een belangrijke rol. Accountants leggen de nadruk op het autorisatiemandaat – klopt alles boekhoudtechnisch en is alles betreffende de btw juist geboekt? Met e-facturatie is daar eenvoudig antwoord op te geven, zowel vanuit de wet- en regelgeving als de corporate governance, omdat de status van facturen eenvoudig kan worden weergegeven. Ook zie je steeds vaker dat accountants bij beursgenoteerde of Amerikaanse bedrijven meer controle houden op de implementatie van e-facturatie oplossingen. Dit geeft wel aan dat een goed beheerde en transparante boekhouding van belang is.
Voor wie?
Traditioneel gezien werden oplossingen voor het automatisch verwerken van binnenkomende facturen geadopteerd door bedrijven met een hoog volume. Een hoog volume rechtvaardigt de hoge investering. Door technologische ontwikkelingen en een natuurlijke marktwerking, is er tegenwoordig volumetechnisch vrijwel geen ondergrens meer om een e-facturatie-oplossing te implementeren. Hierbij is de opkomst van op SaaS (Software as a Service) gebaseerde oplossingen een belangrijk gegeven. Ook de marktwerking door spelers op de e-facturatiemarkt heeft hierin een belangrijke rol gespeeld. Door deze ontwikkeling zie je ook dat in het mkb e-facturatie steeds gebruikelijker wordt.
Wanneer gemeengoed?
Om e-facturatie een gemeengoed te maken, moet ook het versturen van elektronische facturen eenvoudiger worden gemaakt. Met de mededeling van staatssecretaris van Financiën De Jager op 12 februari jongsleden, dat versoepelde regels voor e-factureren vrijwel direct worden toegepast, wordt dit een feit. Het besluit van de staatssecretaris houdt op hoofdlijnen in dat de elektronische factuur dezelfde status heeft als een papieren factuur en dat de verzending niet meer gebonden is aan wettelijke vereisten. Ook de elektronische wijze van opmaak en versturen van factuurgegevens is middel- en vormvrij.
Wanneer wel en wanneer niet?
Verwijzend naar de uitspraken van de staatssecretaris, staat bedrijven en instellingen vrijwel niets meer in de weg om het e-factureren op te pakken. Kijk goed naar waar de grootste winst voor uw onderneming ligt. Vaak is dit aan de inkomende kant, het verwerken van facturen. Hedendaagse applicaties bieden de mogelijkheid om facturen afkomstig van vele informatiedragers te verwerken, ongeacht of deze digitaal (PDF, EDI, XML) of analoog worden aangeleverd. Daarbij kunnen applicaties met vrijwel alle ERP- en financiële systemen integreren. Grotere bedrijven maken veelal de keuze om te investeren in een ‘in house’-oplossing waar kleinere bedrijven kiezen voor SaaS.
Om te achterhalen waar de grote besparingen te behalen zijn, is het uitvoeren van een procesanalyse zeer belangrijk. De eerste stap is het doorlichten van de financiële administratie waarin wordt gekeken naar de doorlooptijd van de factuur en de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan facturen. Hierbij gaat het om de individuele handelingen die de medewerkers van de financiële administratie moeten doorlopen, bij wie deze taak ligt en wat de kosten zijn per medewerker. Hierna wordt gekeken waar de bottlenecks zitten en kan het bedrijf zich afvragen hoe deze weg te nemen: Door personeel aan te nemen of door te investeren in software? Als blijkt dat e-facturatie toegevoegde waarde biedt aan het proces, en dat investering zich snel uitbetaalt, is de keuze snel gemaakt. Blijkt dit niet zo te zijn en wegen de kosten niet op tegen de baten, dan is het verstandig niet te kiezen voor een e-facturatie- oplossing. Informatie is hierbij het toverwoord.
Kostenbesparing
De kosten van e-facturatie zijn moeilijk aan te geven. Er zijn immers diverse abonnement- en licentievormen (SaaS, per factuur, per gebruiker). Naast de licentiekosten hebben bedrijven te maken met de aanschaf, onderhoud en implementatie van de oplossing. Er komt dus meer bij kijken dan alleen de licentiekosten en daar moet een bedrijf rekening mee houden. Onderzoek van de Aberdeen Group wijst uit dat de kosten die gebaseerd zijn op inkooporders met 38 procent gereduceerd worden. Voor kostenfacturen geldt een reductie van 33,6 procent. E-facturatie biedt dus gegronde voordelen.
Tips voor implementatie
Om e-facturatie tot een succes te maken is, zoals eerder gezegd, vooronderzoek essentieel. Gesprekken met intermediairs kunnen hierin een belangrijke rol vervullen.
- Inventariseer de factuurstromen.
- Gebruik UBL 2.0 standaard voor het uitwisselen van facturen.
- Benader leveranciers of schakel een intermediair in die goed inzicht kan geven in het proces en waar de voordelen te behalen te zijn.
- Maak een businesscase.
- Manage de geplande besparingen en leg vast wat er in de nieuwe ‘extra’ tijd die wordt gerealiseerd gaat gebeuren. De tijdbesparing moet nuttig worden ingevuld.
- Creëer draagvlak door de financiële afdeling te betrekken in de besluitvorming, want ‘de mens’ is een heel belangrijke factor.
- Wees reëel; om optimaal te profiteren moeten de verwachtingen reëel zijn. Hierin ligt ook een rol bij de leverancier of intermediair.
- Realiseer dat de implementatie van een e-facturatie oplossing een grote invloed kan hebben op de IT-infrastructuur.
- Steeds meer intermediairs bieden oplossingen aan. Maak gebruik van hun kennis.
* * *
Deze In Focus is een verkorte weergave van het gelijknamige artikel in Tijdschrift Administratie nr. 10-09 (thema: credit management en e-facturatie) door Gert-Jan Puper, sr. consultant bij Intellimens.
Meer weten?
Tijdens de Nationale Administrateursdag op 15 oktober 2009 verzorgt Joris Thielemans, business analist Personal Car Lease samen met Nelie Noordenbos, new business consultant bij Anachron, een sessie over een e-facturatie case uit de praktijk bij Personal Car Lease. U hoort over hun ervaringen, winstpunten en do’s en don’ts bij de implementatie.
Tijdens de Nationale Administrateursdag vinden nog veel meer interessante vakinhoudelijke sessies plaats, zowel plenair als parallel.
Nieuwsgierig? Bekijk hier het programma en meld u aan!
Als u echt alles wilt weten over e-factureren en zelf vragen uit uw praktijk wilt inbrengen, is de Praktijkdag Elektronisch Factureren iets voor u! Deze vindt plaats op 10 november a.s. Docent: mr. F. de Jong. Bekijk hier het programma en meld u aan!
