Nu de economie tegen zit, vragen bedrijven hun financials alle kosten regel voor regel tegen het licht te houden om mogelijke besparingen aan het licht te brengen. Bedrijven zouden echter meer kostenreducties kunnen realiseren, zelfs relatief pijnloos, als ze de indirecte kosten met dezelfde discipline zouden benaderen als de directe kosten.
In maart dit jaar heeft het bedrijf Expense Reduction Analysts een onderzoek gehouden onder 218 CFO’s in de USA. Dit heeft uitgewezen dat ondernemingen goed in staat zijn om hun directe kosten te beheersen, maar niet de indirecte kosten waaronder de welbekende post ‘algemene kosten’. Voorbeelden van deze kosten zijn: verzekeringen, schoonmaak, telefonie, kantoorartikelen, wagenpark, koeriersdiensten, loonadministratie, reiskosten, bedrijfskleding en afval.
In het huidige economische klimaat zullen effectieve middelgrote ondernemingen net zo kritisch kijken naar hun indirecte kosten als directe kosten. Alleen dan zijn ze in staat om pijnlijke reducties van arbeidsplaatsen en productiecapaciteit te voorkomen. Reducties die uiteindelijk de onderneming verzwakken, waardoor zij niet meer goed in staat is straks te profiteren wanneer de economie weer aantrekt. De financieel managers die hebben deelgenomen aan het genoemde onderzoek onderkennen de noodzaak van beter General and Administrative (G&A)-cost management.
Behoud winstgevendheid
Het onderzoek wijst uit dat het grootste deel (83 procent) van de middelgrote ondernemingen hun focus hebben verlegd van omzetgroei naar winstgevendheid. Een meerderheid van de respondenten (79 procent) geeft aan dat ze zullen vertrouwen op kostenreductie. Slechts weinigen hebben de luxe om zich te kunnen verlaten op omzetgroei om hun winstdoelstellingen te realiseren.
Gebleken is dat financieel managers een sterk gevoel van urgentie hebben als het aankomt op kostenreductie. Een meerderheid geeft zelfs aan dat dit het meest urgente onderwerp van dit moment is. Zij beschouwen zichzelf ook als leiders van kostenreductieprogramma’s.
De financieel managers zijn ook gevraagd hoe ze de besparingen aan zullen wenden. Het blijkt dat die vooral worden benut om de balans te versterken (56 procent en de personeelsbezetting in stand te houden (41procent. Pas daarna worden initiatieven gericht op groei genoemd, zoals het ontwikkelen van nieuwe productlijnen en het opzetten van bedrijfsonderdelen (24 procent) of het doen van overnames (achttien procent).
Met de huidige schaarste aan cash en krediet zullen ondernemingen besparingen dus vooral aanwenden voor financiering van de eigen onderneming. In een sterke economie kan de reductie van niet strategische kosten de winstmarge onmiddellijk verbeteren en de onderneming een concurrentievoordeel opleveren. In een zwakke economie zal er geld beschikbaar komen om de balans te versterken en iets van de winst terugbrengen die als verloren was beschouwd, waardoor misschien zelfs banen behouden kunnen blijven.
Rekenvoorbeeld
G&A kostenanalyse kan verrassende resultaten opleveren. Als de G&A kosten vijf procent uitmaken van de opbrengsten van een onderneming en die opbrengsten zijn 50 miljoen euro, dan geeft u 7,5 miljoen uit aan G&A op jaarbasis. Als die kosten worden verlaagd met twintig procent (ervaringsgegeven – gemiddeld te realiseren besparing), dan wordt er 1,5 miljoen bespaard. Voor ondernemingen die geconfronteerd worden met enorme salesuitdagingen kan een kostenbesparing van deze omvang een welkome compensatie opleveren.
Pijnloze reducties
Omdat G&A-kostenreductie de bedrijfsvoering niet verstoort (in vergelijking met personeelsreductie en andere arbeidskosten) en omdat directe kosten evenredig dalen met de dalende opbrengsten, zoeken goed geleide ondernemingen naar besparing op algemene kosten voordat ze hun toevlucht nemen tot pijnlijke en blijvende kostenreducties. Uit het onderzoek blijkt echter dat ondernemingen slecht zijn toegerust om de te behalen besparingen op indirecte kosten te identificeren. Dit, terwijl bedrijven hun financiële afdelingen vragen om alle kosten regel voor regel tegen het licht te houden om mogelijke besparingen te onthullen. Bedrijven kunnen meer kostenreducties realiseren, relatief pijnloos, als ze de indirecte kosten met dezelfde discipline zouden benaderen als de directe kosten.
Zijn kostenreducties altijd pijnlijk voor werknemers? Vormen kostenreducties een risico voor productiecapaciteit, klantenservice en meer? Dit zijn vragen die financieel managers zich stellen en dat ze die zaken serieus nemen leidt geen twijfel. Uit de praktijk blijkt echter dat kostenreductie in sommige gevallen uitmondt in een direct gevaar voor de bedrijfscontinuïteit. Dat risico komt voor in geval van reducties op directe kosten; bij indirecte kosten is dat risico veel minder, daar spelen andere aandachtspunten.
Obstakels
Uit het onderzoek is gebleken dat bij de verbetering van G&A-kosten enkele grote obstakels bestaan: (1) de organisatorische weerstand ertegen, en (2) een gebrek aan tijd, aandacht en middelen. Dit zijn opvallende uitkomsten, want het betekent dat financieel managers zich bezig moeten houden met organisatiemanagement in hun rol van G&A-kostenverbeteraars. Ook als het gaat om hun eigen rol, zien zij een taak voor zichzelf weggelegd om medewerkers te helpen hun uitgavenpatroon aan te passen aan de bedrijfsomstandigheden. Dit suggereert dat er nog veel werk te doen is om medewerkers discipline omtrent uitgaven bij te brengen.
* * *
Dit artikel is een verkorte en bewerkte weergave van het artikel ‘Besparen op indirecte kosten’ van Bert Hummel in Tijdschrift Administratie 7-8-09. Illustratie: Liquid Library.com
Bert Hummel is managing partner bij Expense Reduction Analysts, een onderneming die zich wereldwijd bezighoudt met het realiseren van kostenverbetering bij klanten. Meer informatie vindt u hier.
Meer weten? Bezoek de sessie van Bert Hummel op de Nationale Administrateursdag!
Op de Nationale Administrateursdag op 15 oktober a.s. verzorgt Bert Hummel een parallelsessie over kostenreductie. Meer informatie over dit congres vindt u hier.
