Voordat een nieuwe werknemer aan de slag kan, dient zijn komst in de administratie te worden verwerkt. Zo zult u de nodige informatie moeten inwinnen om de loonheffing correct te kunnen toepassen. Daarbij is het vooral van belang dat de juiste identiteit van het nieuwe personeelslid wordt vastgesteld. Een fout kan namelijk behoorlijk in de papieren lopen.
Nieuwe werknemer in dienst? Dan moet er administratief het een en ander gebeuren. Voor de juiste verwerking van de belastingen en premies zijn enkele belangrijke gegevens nodig. Zo moet de werkgever beschikken over de naw-gegevens en het bsn of sofi-nummer van de nieuwe man of vrouw. Is dit nummer al wel aangevraagd, maar nog niet ontvangen, dan kan de werkgever tijdelijk gebruikmaken van een personeelsnummer. Als de nieuwkomer niet in Nederland woont, moet ook worden vermeld in welk land en in welke streek hij woont. Het formulier met gegevens moet een datum bevatten en ondertekend zijn door de werknemer.
Identiteit vaststellen
De werkgever moet dus over de juiste gegevens van alle werknemers beschikken. Daarom is hij verplicht de identiteit van zijn personeel vast te stellen. Werknemers zijn op hun beurt verplicht een identiteitsbewijs ter inzage te verstrekken, eventueel in combinatie met een verblijfsvergunning. Een kopie hiervan dient in de loonadministratie te worden bewaard. Van het identiteitbewijs moeten aard en nummer worden genoteerd, tenzij dit al blijkt uit de kopieën. Voor wat betreft deze kopieën is het voor een Nederlands paspoort voldoende als de gegevens op de tweede pagina gekopieerd zijn. Van een Nederlandse identiteitskaart dient de voor- en achterkant gekopieerd te worden. Van een buitenlands identiteitsbewijs zijn kopieën van alle bedrukte pagina's nodig. Een rijbewijs is niet toegestaan als bewijs om de identiteit vast te stellen.
Pas op voor fraude
Het komt nogal eens voor dat illegaal in Nederland verblijvende personen proberen om met behulp van vervalste papieren een baan te bemachtigen. Daarom is het van belang om identiteitsbewijzen te controleren op echtheid. Ga alleen met originele identiteitsbewijzen akkoord en niet met kopieën. Bovendien mag de geldigheid niet verlopen zijn. Bij twijfel over de echtheid kunt u het document laten checken door de Koninklijke Marechaussee op Schiphol, telefoon 020-6038630.
Een identiteitsbewijs moet uiteraard een foto van de persoon bevatten en juist met deze foto wordt nogal eens geknoeid, soms zelfs zichtbaar. In de praktijk blijken vervalste papieren vaak een beschadigde pasfoto te bevatten of er zijn lijmresten rond de foto aanwezig. Verder kunt u eenvoudig controleren of een op de foto geplaatst stempel ook over de foto doorloopt.
Met behulp van de gegevens op de papieren kan ook de identiteit verder worden gecheckt. Kloppen de gegevens van lengte, geslacht, leeftijd en kleur van de ogen? De staat waarin een identiteitsbewijs verkeert, zegt ook het nodige over de echtheid:
– Is het goed leesbaar en zijn de plaatsnamen goed gespeld?
– Worden hoofdletters correct gebruikt?
– Zijn er achteraf wijzigingen aangebracht?
– Zitten er bladzijden los?
– Bevatten de bladzijden hetzelfde documentnummer?
– Is de geplaatste handtekening dezelfde als onder het arbeidscontract?
De overheid verwacht niet dat degene die een identiteit controleert als een politieagent te werk gaat. Wel wordt verwacht dat in het oog springende afwijkingen worden gesignaleerd.
Sancties
Er is genoeg reden om de nodige aandacht te schenken aan de controle van identiteitspapieren. Want als achteraf blijkt dat de identiteit van de werknemer niet klopt, levert dit een naheffing op naar het anoniementarief plus eventueel een boete. Dit tarief is hetzelfde als toegepast moet worden voor de werknemer die geen inzage kan of wil verstrekken in zijn identiteitsbewijs of hiervan geen kopie wil laten maken. Het tarief bedraagt 52 procent, zonder dat de werkgever rekening mag houden met enige heffingskorting. Voor de heffing van premies werknemersverzekeringen geldt dat de werkgever geen rekening mag houden met maxima en franchises. Het anoniementarief geldt ook als de inhoudingspichtige weet dat de opgegeven identiteit onjuist is of als hij diende te twijfelen aan de juistheid van de identiteit.
Identiteit gecheckt, wat nu?
Is een identiteit gecheckt en akkoord bevonden, dan moeten kopieën hiervan bij de loonadministratie bewaard worden. Heeft de werkgever de voorkeur deze ergens anders te bewaren, dan moet hij hiervoor toestemming krijgen van de inspecteur.
De kopieën moeten bewaard worden tot vijf jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking geëindigd is. Als de geldigheid van een identiteitsbewijs na de datum van indiensttreding verloopt, wil dit niet zeggen dat de werkgever opnieuw kopieën moet maken van het nieuwe identiteitbewijs. De oude kopieën blijven dus voldoen.
Meer informatie vindt u hier:
www.antwoordvoorbedrijven.nl
www.belastingdienst.nl
http://www.pleinplus.nl/personeelplus/
