De plannen van het kabinet met betrekking tot vereenvoudigingen op het terrein van de loonheffingen bestaan uit twee fundamentele pijlers: uniformering van het loonbegrip via het wetsvoorstel uniformering loonbegrip en vereenvoudiging vrije vergoedingen en verstrekkingen door de introductie van de zogenoemde werkkostenregeling via het wetsvoorstel Fiscale vereenvoudigingswet 2010. In dit artikel leest u meer over de vrije vergoedingen en verstrekkingen. Dit artikel is het vervolg op het vorige week gepubliceerde artikel over vereenvoudiging loonheffingen via de uniformering van het loonbegrip.
Door: Leon Lubbers (Ministerie van Financiën)
Werkgevers betalen op jaarbasis naar schatting ongeveer tien miljard euro aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen op een totale loonsom van 290 miljard euro. Daarbij is ook gebleken dat de administratieve lasten die opgeroepen worden in de regelgeving rond deze vergoedingen en verstrekkingen ongeveer 333 miljoen euro per jaar bedragen.
Momenteel zijn er 29 categorieën vergoedingen en verstrekkingen waarvoor gedetailleerde regels gelden. Op grond van het nieuwe stelsel, genaamd forfaitaire werkkostenvrijstelling, kunnen veel regels vervallen. In de plaats daarvoor komt de volgende systematiek:
- een forfaitaire vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen van 1,5 procent van het totale fiscale loon op bedrijfsniveau (exclusief eindheffingsbestanddelen); én
- een zestal gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen zijn bedoeld om kosten waarbij het zakelijk karakter overheerst, niet binnen het bereik van het forfait te brengen.
Algemene forfait
De forfaitaire benadering heeft onder meer als voordeel dat het in veel gevallen niet meer nodig is om gemengde kosten (deels vrijgesteld, deels belast) te splitsen. Wel geldt nog een gebruikelijkheidstoets. De lange lijst met regelingen met een gemengd karakter neemt in omvang aanmerkelijk af. Een aantal eindheffingsbestanddelen verliest grotendeels zijn betekenis, zoals de regeling rond kerstpakketten en kleine beloningen. Ook de bijzondere positie voor eindheffingsbestanddelen in de vorm van bezwaarlijk te individualiseren loon en loon met bestemmingskarakter komt – op een enkele uitzondering na – te vervallen: de desbetreffende vergoedingen of verstrekkingen passen in het algemene forfait. De nieuwe opzet maakt het ook overbodig (de waarde van) verstrekkingen toe te rekenen aan de individuele werknemer.
Inwerkingtreding
Het kabinet stelt voor de wijzigingen per 1 januari 2011 in te laten gaan. Werkgevers, hun softwareleveranciers en de Belastingdienst hebben naar verwachting tijd nodig om zich goed voor te bereiden op de gewijzigde systematiek. Te denken valt onder meer aan het maken van nieuwe declaratiereglementen, wijzigingen in de afspraken rond vaste vergoedingen en aanpassing van de salarisadministratie.
Uitzonderingen
Onder de werkkostenregeling worden door de werkgever aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel aangemerkt, met uitzondering van:
- het privégebruik van de auto van de zaak,
- het genot van de dienstwoning en
- vergoedingen en verstrekkingen ter zake van (strafrechtelijke gevolgen van) criminele activiteiten.
Forfait op loonsomniveau
Een forfait op het totale loonsomniveau van de werkgever vangt de verschillen binnen een bedrijf naar verwachting grotendeels op. Het biedt de werkgever de mogelijkheid om naar eigen inzichten aan bepaalde groepen van zijn werknemers, afhankelijk van het kostenpatroon, meer of minder vergoeding te geven. De benadering per werkgever, in combinatie met de waardering van verstrekkingen tegen factuurwaarde, biedt als voordeel dat er een directe aansluiting gemaakt kan worden tussen loonadministratie en algemene boekhouding en omgekeerd.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn opgenomen voor:
- reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk;
- tijdelijke verblijfkosten;
- cursussen en dergelijke;
- studiekosten;
- extraterritoriale kosten;
- verhuiskosten in het kader van bedrijfsverplaatsing.
Eindheffing op bedrijfsniveau over het meerdere
Bij overschrijding van het algemeen forfait wordt het meerdere niet bij de werknemer belast. De loonheffing (loonbelasting en premie volksverzekeringen), verschuldigd over het meerdere, komt via eindheffing voor rekening van de werkgever. Mogelijke overschrijdingen van de gerichte vrijstellingen komen indirect ook voor rekening van de werkgever. Zo komt bijvoorbeeld het gedeelte van een kilometervergoeding voor met de auto afgelegde kilometers boven 0,19 euro terecht in het algemene forfait.
In afwijking van het huidige eindheffingsregime met een keuzemogelijkheid voor de werkgever om te besluiten de eindheffing niet voor zijn rekening te nemen, geldt voor de werkkostenregeling uit oogpunt van eenvoud een dergelijke keuzemogelijkheid niet.
De hoogte van het vaste eindheffingstarief voor de werkkostenregeling is vastgesteld op 80 procent. Deze 80 procent eindheffing komt overeen met een marginale druk van 44 procent, die vergelijkbaar is met de gemiddelde marginale druk (inclusief werkgeversheffing van het loon). Ten slotte zorgt de eindheffing van 80 procent, samen met het forfait van 1,5 procent, voor een budgetneutrale invoering van de werkkostenregeling.
Overschrijding van het forfait werkt – net als nu – niet door in de uitkeringsgrondslag op grond van de werknemersverzekeringen voor de werknemers. Het geheel van vergoedingen en verstrekkingen loopt hiermee volledig buiten het loonstrookje van de werknemer om.
Voorschot met eindafrekening
De bewindspersonen merken op dat vanuit de praktijk de wens is geuit om de effecten van schommelingen in de forfaitaire ruimte als gevolg van het uitbetalen van vakantiegeld of een dertiende maand, en schommelingen in kostenniveau als gevolg van een incidentele omvangrijke verstrekking weg te nemen. Hiertoe bestaat de mogelijkheid van een vorm van voorschot met eindafrekening.
Waarde van de verstrekkingen
Als uitgangspunt blijft de waarde in het economische verkeer van verstrekkingen gelden. Nadrukkelijker dan in de huidige praktijk wordt aangesloten bij hetgeen door een (onafhankelijke) derde aan de werkgever in rekening wordt gebracht (factuurwaarde). Waar een factuur ontbreekt, geldt de waarde in het economische verkeer. Binnen de nieuwe systematiek, waarbij de fiscale gevolgen van verstrekkingen in het algemeen voor rekening van de werkgever komen, wordt het niet meer nodig en ook niet meer passend geacht om in voorkomende gevallen van de besparingswaarde voor de werknemer uit te gaan. Met een waardering op basis van het factuurbedrag kan een directe aansluiting met de financiële administratie tot stand gebracht worden. Deze benadering brengt duidelijkheid en eenvoud.
Voor producten uit eigen bedrijf wordt waar mogelijk aangesloten bij de prijs die aan een derde in rekening wordt gebracht. Het saldo van de ‘consumentenprijs’ en de eigen bijdrage van de werknemer valt in het algemeen forfait van de werkgever. Dit biedt werkgevers de mogelijkheid een regeling voor personeelskorting ‘op maat’ te maken.
Cafetariaregelingen
Een werkgever kan, naast CAO-afspraken, naar eigen inzichten met zijn werknemers (OR of personeelsvertegenwoordiging) afspraken maken over vergoedingen en verstrekkingen. Dat is en dat blijft zo. De laatste jaren heeft het zogeheten cafetariasysteem grote bekendheid gekregen, waarbij werkgevers en werknemers afspraken maken om (belast) loon om te zetten in een (vrije) vergoeding of verstrekking, naar keuze van de werknemer. De nieuwe systematiek biedt in dat kader een grotere vrijheid om afspraken te maken. Partijen moeten zich overigens bij het maken van afspraken voor omzetting bewust zijn van de gevolgen. Zo leidt een structurele verlaging van het loon tot een lagere grondslag voor de werknemersverzekeringen en tot lagere uitkeringsrechten. In dit kader is het beleidsmatig uitgangspunt rond cafetariaregelingen van belang zoals recentelijk (opnieuw) gepubliceerd in het besluit van 9 augustus 2009, nr. CPP2009/1458M: ‘Het past bij een reële wijziging van de overeengekomen beloning dat de betrokkenen dergelijke verschillen of gevolgen, voorzover aanwezig gelet op de terzake geldende regeling, bewust aanvaarden. Het staat de betrokkenen echter vrij om, met inachtneming van de terzake geldende regelgeving, regelingen zodanig aan te passen dat keuzes in het kader van een cafetariaregeling daarop geen invloed meer hebben.’
Terugbetaling en foutherstel
Van terugbetaling is sprake als een werknemer achteraf geen recht op het loon of de vergoeding had en deze omissie rechtgezet wordt. De verwerking van een terugbetaling wijzigt niet. De terugbetaling van bij de werknemer belast loon vormt negatief loon in het tijdvak van terugbetaling.
Van foutherstel is sprake als een vergoeding ten onrechte niet tot het bij de werknemer te belasten loon is gerekend, of indien loon ten onrechte als eindheffingsbestanddeel is aangemerkt. De werkgever bepaalt uiterlijk op het moment van uitbetalen of verstrekken of sprake is van bij de werknemer te belasten loon of van een eindheffingsbestanddeel. Deze keuze is, gelet op de wetsystematiek, definitief. Dat sluit niet uit dat er, gelet op de afspraken tussen werkgever en werknemer, een fout gemaakt kan zijn. Bij foutherstel verschuift de grondslag voor de heffing van werknemer naar werkgever, of omgekeerd. Deze verschuiving moet tot uitdrukking komen in de aangifte. Voor zowel terugbetaling als voor foutherstel geldt dat de aanpassingen op de gebruikelijke wijze in de loonadministratie verwerkt moeten worden.
Afspraken met de Belastingdienst
In verband met de invoering van de werkkostenregeling worden alle bestaande afspraken met de Belastingdienst omtrent vergoedingen en verstrekkingen waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, geacht niet meer te gelden voor de belastingheffing over latere jaren. Voor zover nodig kunnen werkgevers contact opnemen om nieuwe afspraken te maken.
Intermediaire kosten
Kosten van de werkgever, gemaakt ten behoeve van derden, die de werknemer voorschiet en die hij (meestal op declaratiebasis) terugkrijgt, vallen – net als nu – niet onder het ruime loonbegrip. Bij deze zogeheten intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:
- de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
- kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
- kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer).
** Van de redactie: actuele aanvulling: **
Werkkostenregeling aangepast: overgangsregime drie jaar
Werkgevers krijgen drie jaar de tijd om te wennen aan de nieuwe fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers. Dat heeft staatssecretaris Jan Kees de Jager van Financiën begin november besloten na forse kritiek uit kringen van werkgevers en fiscalisten. In een brief aan de Tweede Kamer biedt De Jager werkgevers de optie om in 2011, 2012 en 2013 te kiezen tussen de bestaande en de nieuwe regeling voor werkkosten. Het gaat daarbij om extra’s, zoals de fiets van de zaak en het bedrijfsabonnement voor fitness. Begin 2013 zal een evaluatie plaatsvinden. Het is de bedoeling dat de regeling lastenneutraal is voor werkgevers.
Forfait naar 1,4 procent
Het nieuwe plan mikt op een vereenvoudiging van het huidige, complexe systeem, waarbij voor elke vergoeding of verstrekking specifieke voorwaarden gelden. In de nieuwe opzet krijgen werkgevers een belastingvrij forfait, waarbinnen zij zelf kunnen kiezen welke extra’s zij hun werknemers willen geven. Dat forfait bedroeg in het oorspronkelijke voorstel van De Jager 1,5 procent van de loonsom van het betrokken bedrijf.
De Jager verlaagt dit percentage in zijn gewijzigde voorstel naar 1,4 procent van de loonsom. Reden van deze vermindering is dat de kosten van verhuizingen en hypothecaire leningen die door de werkgever zijn verstrekt, uit het voorstel zijn gehaald. Het gaat hierbij vaak om forse incidentele vergoedingen die de ruimte binnen het forfait grotendeels opeisen. Bij overschrijding van het forfait wordt de werkgever voor 80 procent belast over het meerdere.
* * *
Deze Focus is gebaseerd op een deel van het artikel ‘Vereenvoudiging loonheffingen: uniform loonbegrip en werkkostenregeling’ dat onlangs is gepubliceerd in nr. 14-09 van Praktijkblad Salarisadministratie. Dit artikel is geschreven door Leon Lubbers (Ministerie van Financiën).
Kom naar het Jaarcongres Salarisadministratie op 26 november in Utrecht!
Wilt u meer weten over vereenvoudiging van loonheffingen? Bezoek dan het Jaarcongres Salarisadministratie op 26 november in het Beatrixtheater te Utrecht (bij de NS/Hoog Catherijne). Dik van Leeuwerden zal de actuale stand van zaken rond vrije vergoedingen en werkkosten belichten.
Tijdens deze dag zullen vele interessante sprekers hun opwachting maken om u na Prinsjesdag bij te praten over belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen, subsidies, premiekortingen, kostenbesparing, horizontaal toezicht enzovoort.
Meer informatie of aanmelden? Klik hier.
Ook interessant voor u
Surf eens naar www.kluwersalarisadministratie.nl : vakinhoudelijk actueel en interactief! Wekelijks gratis e-zine.
