Als de tijden goed zijn, zijn ze vaak zeer goed voor middelgrote ondernemingen. Zich snel aanpassend en creatief ondernemend maken ze volop gebruik van kansen die zich aandienen. Ze zijn wellicht beter dan grote bedrijven, die vaak te traag zijn om snel in te kunnen springen op die kansen.
Wanneer het economische tij keert, worden middelgrote ondernemingen echter vaak hard getroffen en moeten ze drastische keuzes maken. Het probleem van schaarse cash en nog schaarser krediet doemt op. De noodzaak van kostenreductie dient zich aan.
Maar waarom zouden we het spotlicht plaatsen op indirecte en algemene kosten in het bijzonder, als zij slechts een relatief klein deel uitmaken van de kostenstructuur van een middelgrote onderneming? Helemaal als je ze vergelijkt met de directe kosten. De inspanningen van bedrijven om directe kosten te verlagen zijn zeker waardevol, maar deze kosten gaan al naar beneden wanneer de orders achterblijven. De indirecte kosten blijven echter vaak gelijk, ook als de verkoop achterblijft.
Onderzoek
Vorig jaar heeft Expense Reduction Analysts een onderzoek gehouden onder 218 CFO's in de USA. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat ondernemingen goed in staat zijn hun directe kosten te beheersen, in tegenstelling tot de directe kosten, waaronder de bekende post ‘algemene kosten'. Voorbeelden van dergelijke kosten zijn:
- verzekeringen
- schoonmaak
- telefonie
- kantoorartikelen
- wagenpark
- koeriersdiensten
- loonadministratie
- reiskosten
- bedrijfskleding
- afval
Tegenwoordig zullen effectieve middelgrote ondernemingen net zo kritisch kijken naar hun indirecte kosten als hun directe kosten. Alleen dan zijn ze in staat om pijnlijke reducties van arbeidsplaatsen en productiecapaciteit te voorkomen. Reducties die uiteindelijk de onderneming verzwakken, waardoor zij niet meer goed in staat is straks te profiteren wanneer de economie weer aantrekt.
De financieel managers die hebben deelgenomen aan genoemd onderzoek onderkennen de noodzaak van beter General and Administrative (G&A)-cost management.
Pijnloze reducties
Omdat G&A-kostenreductie de bedrijfsvoering niet verstoort, en omdat directe kosten evenredig dalen met de dalende opbrengsten, zoeken goed geleide ondernemingen naar besparingen op algemene kosten, voordat ze hun toevlucht nemen tot pijnlijke kostenreducties. Uit het onderzoek blijkt echter dat ondernemingen slecht zijn toegerust om de te behalen besparingen op indirecte kosten te identificeren. Dit, terwijl bedrijven hun financiële afdelingen vragen om alle kosten regel voor regel tegen het licht te houden om mogelijke besparingen te traceren. Bedrijven kunnen meer kostenreducties realiseren, relatief pijnloos, als ze de indirecte kosten met dezelfde discipline zouden benaderen als de directe kosten.
Obstakels
Uit genoemd onderzoek is gebleken dat bij de verbetering van G&A-kosten enkele grote obstakels bestaan: (1) de organisatorische weerstand ertegen, en (2) een gebrek aan tijd, aandacht en middelen. Dit zijn opvallende uitkomsten, want het betekent dat financieel managers zich bezig moeten houden met organisatiemanagement in hun rol van G&A-kostenverbeteraars.
Ondernemingen stellen volledige lijsten samen van kosten die verbeterd kunnen worden, waaronder arbeidsplaatsenreducties, en het lijkt weinig aantrekkelijk om G&A-uitgaven te verminderen, maar dit is wel noodzakelijk. Dat is het moment waarop bedrijven specialisten inschakelen. Deze professionals brengen jarenlange ervaring en specialistische vaardigheden met zich mee als het gaat om het verlagen van G&A-kosten. Daarnaast kunnen ze de interne weerstand doen verdwijnen, zodat medewerkers helpen kosten te verminderen in plaats van deze zaken tegen te werken.
In een sterke economie kan de reductie van niet-strategische kosten de winstmarge onmiddellijk verbeteren en de onderneming een concurrentievoordeel opleveren. In een zwakke economie zal er geld beschikbaar komen ter versterking van de balans.
Rekenvoorbeeld
G&A-kostenanalyse kan verrassende resultaten opleveren. Als de G&A-kosten vijf procent uitmaken van de opbrengsten van een onderneming, en die opbrengsten zijn 50 miljoen euro, dan wordt 7,5 miljoen uitgegeven uit aan G&A op jaarbasis. Als die kosten worden verlaagd met twintig procent (ervaringsgegeven – gemiddeld te realiseren besparing), wordt er 1,5 miljoen bespaard. Voor menig onderneming kan een kostenbesparing van deze omvang een welkome compensatie opleveren.
Door: Bert Hummel, Expense Reduction Analysts
