In het huidig economisch tij komt het regelmatig voor dat facturen niet (tijdig) worden betaald. Dergelijke wanbetalingen hebben voor ondernemers vaak grote financiële gevolgen. Maar wat zijn nou de btw-gevolgen van niet (tijdig) betaalde facturen voor de leverancier en de afnemer? Voor leveranciers die te maken hebben met oninbare vorderingen is er een klein lichtpuntje aan de horizon; de btw die hij heeft afgedragen over deze oninbare vorderingen kan hij terugvragen bij de Belastingdienst.
Een leverancier die btw in rekening brengt aan zijn afnemer, moet deze btw voldoen op aangifte over het tijdvak waarin hij de factuur verstuurt, ongeacht of deze al dan niet is voldaan. In de praktijk komt het voor dat de leverancier de btw al moet afdragen aan de Belastingdienst, voordat hij de betaling heeft ontvangen. Als echter duidelijk wordt dat de afnemer de factuur niet zal betalen, kan de leverancier de afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst.
Bewijslast
De leverancier moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen. Dit kan hij doen door middel van een brief van de curator ingeval van faillissement of aan de hand van correspondentie met de afnemer waaruit blijkt dat hij de vergoeding niet (geheel) zal betalen. Ook als een leverancier een vordering geheel heeft afgeschreven in zijn boeken en dat volgens goed koopmansgebruik heeft kunnen doen, kan hij dit ter staving overhandigen.
Als de leverancier een interne creditnota opmaakt voor zijn eigen administratie die hij niet naar de afnemer verstuurt, geeft de enkele opmaak van deze creditnota de leverancier nog geen recht op teruggaaf van btw. Deze zal ook dan moeten aantonen dat de vordering niet is en niet zal worden betaald.
Andere situaties
Naast facturen die niet (tijdig) worden betaald, zijn er in geval van ‘financiële krapte' bij een afnemer ook andere situaties denkbaar.
Koopschuld omzetten in leenschuld
Als een afnemer onvoldoende financiële middelen heeft om een openstaande vordering te betalen, komt het ook voor dat leverancier en afnemer afspreken dat de koopschuld wordt omgezet in een leenschuld. In dat geval kan de leverancier géén verzoek om teruggaaf van de afgedragen btw indienen wegens oninbaarheid van de vordering. De oorspronkelijke koopschuld gaat door de omzetting immers teniet en wordt geacht te zijn betaald.
Gedeeltelijke betaling
Als de afnemer een factuur slechts gedeeltelijk betaalt, wordt het niet-betaalde bedrag van de factuur geacht uit een evenredig deel vergoeding en btw te bestaan. Het kan dus niet zo zijn dat een afnemer wel de vergoeding en niet de btw betaalt. Mocht duidelijk worden dat de afnemer het overige deel van de factuur niet zal betalen, dan kan de leverancier de btw over het niet-betaalde deel terugvragen bij de Belastingdienst.
Recht op teruggaaf
Het recht op teruggaaf van de leverancier ontstaat op het moment dat redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de afnemer de vergoeding niet (geheel) zal voldoen. Dit moment kan dus ook vóór de datum van een eventueel faillissement liggen. De ondernemer moet het teruggaafverzoek binnen één maand doen na afloop van het tijdvak waarin het recht op teruggaaf is ontstaan. Het is van groot belang om het verzoek tijdig in te dienen. Gebeurt dit te laat, dan kan de Belastingdienst slechts ambtshalve een teruggaaf verlenen en heeft de indiener van het verzoek geen recht om hiertegen in bezwaar te gaan. Over het exacte moment ontstaat overigens vaak discussie met de Belastingdienst, waarbij de vraag dan is of de btw niet te laat of te vroeg is teruggevraagd.
Wijze van indienen
Het verzoek om teruggaaf moet u per brief bij de Belastingdienst doen. In dit verzoek om teruggaaf moet u de volgende gegevens opnemen:
– naam en adres van de afnemer;
– het niet-betaalde factuurbedrag;
– het bedrag aan btw dat u terugvraagt;
– datum en nummer van de betreffende factuur;
– gegevens waarmee u aannemelijk maakt dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen.
De gevolgen voor de afnemer
Een afnemer kan de btw die aan hem in rekening wordt gebracht in beginsel aftrekken in de aangifte over het tijdvak waarin de factuur aan hem is uitgereikt, ongeacht de daadwerkelijke betaling daarvan. Echter, op het moment dat redelijkerwijs moet worden aangenomen dat hij de factuur niet zal betalen, moet de afnemer de afgetrokken btw weer terugbetalen aan de fiscus. In elk geval wordt hij de btw weer verschuldigd voor zover hij twee jaar na opeisbaarheid de vergoeding nog niet heeft betaald. Hij moet de verschuldigde btw aangeven in de aangifte over het tijdvak waarin de verschuldigdheid is ontstaan in box 5b. Let op: deze tweejaarstermijn geldt slechts voor de afnemer. Voor de leverancier geldt niet dat hij per definitie de btw kan terugvragen als hij na twee jaar nog geen betaling heeft ontvangen. Ook na het verstrijken van deze termijn zal hij moeten aantonen dat de vordering niet is en niet zal worden betaald.
Prijsvermindering achteraf
Als een afnemer een deel van de vergoeding niet betaalt omdat aan hem een prijsvermindering achteraf is verleend, kan de leverancier de btw die hij heeft afgedragen over het bedrag van de prijsvermindering terugvragen. De leverancier dient daartoe een creditnota uit te reiken en kan de teruggaaf verrekenen in box 1 van de btw-aangifte. In dit geval hoeft er dus niet een apart verzoek te worden ingediend bij de Belastingdienst.
Factoring
Het komt ook voor dat leveranciers een zogenoemde factoorsovereenkomst sluiten. De factoor neemt dan de schuldvorderingen op afnemers over en betaalt daarvoor een vergoeding (het bedrag van de vorderingen minus zijn ‘factoorsloon'). Als één van de overgedragen vorderingen achteraf oninbaar blijkt te zijn, kan de leverancier een teruggaafverzoek indienen bij de Belastingdienst voor de afgedragen btw. Het bedrag dat van de factoor is ontvangen, kan namelijk niet worden beschouwd als een (gedeeltelijke) betaling van de factuur. Het is ook mogelijk om de factoor te machtigen de btw terug te vragen namens de leverancier.
Door: mr. Suzanne C. den Breems, btw-specialist bij Franke & Den Breems Belastingadviseurs
Dit artikel is onlangs geplaatst in de nieuwsbrief F&A Actueel en Tijdschrift Administratie.
