Managementinformatie geeft in turbulente tijden slechts beperkt houvast. Uit een onderzoek van Bisnez Management onder 105 beslissers (managers, IT'ers, controllers, directeuren) naar de effectiviteit van managementinformatie in recessietijd komt naar voren dat deze voor organisaties cruciale informatie gemiddeld slechts een 6,2 als rapportcijfer scoort. Op zich nog een voldoende, maar bij het analyseren van de resultaten blijkt dat vooral de toegevoegde waarde van managementinformatie veel beter moet. Tijdens een van de vijftien aanvullende interviews deed één van de respondenten, verbonden aan een beursgenoteerde onderneming, de volgende veelbetekende uitspraak: ‘… er wordt financieel gestuurd, andere aspecten komen niet aan bod.' Dit bleek geen uitzondering te zijn.
Wat doe je als het buiten erg koud en glad is? Veel mensen trekken een dikke jas aan en rijden voorzichtiger dan normaal. Oftewel mensen houden rekening met de omgevingsfactoren (koud weer, glad wegdek) en passen hun gedrag daarop aan. De vraag is in welke mate organisaties ook rekening houden met hun omgeving en op welke wijze ze daarop reageren. Bijvoorbeeld als de verwachting is dat de economie krimpt, welke initiatieven neemt het management om daar tijdig succesvol op in te spelen? In welke mate helpt managementinformatie om deze omstandigheden 1) tijdig te signaleren (bijvoorbeeld trendwatching, early warning systems), 2) het management te ondersteunen bij het nemen van de juiste (strategische) beslissingen (bijvoorbeeld simulatiemodellen, stresstesten) en eventueel 3) te volgen welke resultaten de genomen beslissingen opleveren (inclusief beheersen van risico's).
De belangrijkste resultaten van het onderzoek zijn:
- A) Blik van het management is vooral intern gericht
- B) Risicomanagement staat nauwelijks op het netvlies
- C) Management heeft last van kwartaalcijferkoorts
- D) Tempo informatievoorziening blijft achter bij wens management
Verder komen de volgende resultaten nog naar voren:
- Maatwerkrapportages (Excel/Access) zijn veelal de standaard
82 Procent van de respondenten werkt voor de managementinformatie met Excel/Access. Respondenten die met SAP werken, geven daarbij aan dat mede door de sterke financiële oriëntatie van SAP, de noodzaak van aanvullende Exceltoepassingen wordt versterkt. - Onvoldoende flexibiliteit oplevering informatievoorziening
Flexibiliteit vinden de respondenten van cruciaal belang. Recentelijk is flexibiliteit in informatievoorziening in het BPM volwassenheidsonderzoek onder de loep genomen. Uit dit onderzoek blijkt dat het beheren van bedrijfsregels en het vormgeven van een gegevens- /informatiearchitectuur een belangrijke rol speelt in de ambitie om te groeien naar een fase van optimaliserend procesmanagement (oftewel meer flexibiliteit).
Verbetermaatregelen
De crisis heeft een aantal blinde vlekken in de managementinformatie bloot gelegd. De vraag is wat hiermee wordt gedaan. Op basis van de resultaten zijn onder anderen de volgende verbetermaatregelen te treffen:
- Managementinformatie moet managers scherp houden
Onderzoek toont aan dat managers van bedrijven in crisissituaties negatieve signalen lange tijd negeren, totdat de signalen niet meer genegeerd kunnen worden (uit: Crisisproof, ondernemen in barre tijden, Robert J. Blom). Managementinformatie moet worden gebruikt om te sturen. Dit vraagt van de manager een open houding ten opzichte van aangeleverde informatie, waarbij de tegen het gevoel indruisende informatie niet mag worden genegeerd. Belangrijk is dus dat bij het nadenken over managementinformatie het management ook voldoende uitgedaagd wordt aan te geven welke informatie nu echt nodig is. Het perspectief van buiten de organisatie is daarbij van belang. - Stem managementinformatie af op de dynamiek van de organisatie
Door het inzichtelijk maken van de dynamiek in de omgeving, is het mogelijk een indicatie van de gewenste instrumenten op gebied van managementinformatie te bepalen. Met deze instrumenten kan de huidige situatie worden getoetst zodat duidelijk wordt op welke punten nog eventuele blinde vlekken in de managementinformatie bestaan. - Deel de informatie
Het delen van informatie heeft meerdere doelen. Ten eerste heeft dit tot gevolg dat dezelfde informatie bij elke betrokkene bekend is. Ten tweede kan ogenschijnlijk minder relevante informatie voor anderen juist waardevol zijn. Delen zorgt ook voor algemene betrokkenheid. Het delen kan bijdragen aan begrip voor genomen beslissingen. Aandachtspunt is daarbij wel dat managers geen informatieoverflow krijgen. - Maak managementinformatie vast aandachtspunt bij het ontwikkelen nieuwe strategieën en/of producten
Bij het ontwikkelen van nieuwe strategieën en/of producten moet managementinformatie een vast onderwerp van het ontwikkeltraject zijn om teleurstellende resultaten te voorkomen. - Maak risicomanagement vast onderdeel van agenda managementteam
Succesvol risicomanagement ontstaat door het thema risicomanagement op de agenda te zetten en erover te discussiëren. Maar de belangrijkste winst is te behalen door risicomanagement ook daadwerkelijk toe te passen. Daarbij houdt risicomanagement het management ook scherp bij het signaleren of beheersen van risico's. Risicomanagement is daarmee dus niet alleen het domein van de financiële functie, maar moet tot in de haarvaten van het management doordringen. - Kies een rapportagetool die aansluit bij de dynamiek
Voor dynamische omgevingen geldt dat het opleveren van nieuwe rapportages en andere dwarsdoorsneden snel moet kunnen plaatsvinden. Dit betekent dat de rapportagetool op een eenvoudige wijze snel moet kunnen voorzien in de nieuwe behoefte.
Volledig artikel
Dit is een ingekorte versie van het volledige artikel dat u kunt lezen bij de tabbladen controller en CFO van deze website.
