De Belastingdienst verleent Nederlandse bedrijven met buitenlandse werknemers een extra service door de belastingaangifte te vereenvoudigen. De fiscus en de bedrijven gaan een wederzijdse inspanningsverplichting aan voor een volledige en juiste loonadministratie. Daarmee behoort het oude administratieve circus tot het verleden.
Bedrijven die met expats werken, herkennen het probleem. Hoe krijg je voor afloop van het aangiftetijdvak alle buitenlandse looncomponenten in beeld en vervolgens op een juiste wijze in de administratie verwerkt? In de praktijk blijkt dit een taai onderwerp. Expats worden deels betaald door buitenlandse dochters. Buitenlandse bonusregelingen worden pas later bekendgemaakt. De Nederlandse bedrijven zijn niet op de hoogte van buitenlandse vergoedingen en verstrekkingen. De problematiek is deels te verklaren omdat vergoedingen en verstrekkingen bijvoorbeeld niet worden doorgegeven aan de Nederlandse administratie aangezien de fiscale status in het buitenland verschilt van die in Nederland. Deels zit het probleem ook in de inrichting van de informatiestroom.
Informatiestromen
In de bestaande praktijk blijkt dat veel van deze problematiek aan de orde komt bij het opstellen van de aangifte of de aanslagregeling door de Belastingdienst. Met als gevolg dat het voor alle partijen lastig is om de benodigde informatie boven water te krijgen. De expat zelf is bovendien veelal alweer uit Nederland vertrokken terwijl zijn fiscale zaken nog niet zijn afgewikkeld. Als de onderneming bijvoorbeeld bij werknemers die op basis van een netto-contract in Nederland werken de belastingaanslag van de werknemer betaalt, levert dit weer loon op met weer een nieuwe aangifte. Resultaat: veel uitzoekwerk voor werkgever en adviseur, uitvraag van gegevens achteraf bij de expat en een lange wachttijd op financiële afwikkeling. Als achteraf blijkt dat zaken niet zijn meegenomen, zal een correctie in de aangifte inkomstenbelasting uiteindelijk ook moeten leiden tot een correctie in de loonadministratie en zullen er aangepaste loonbelastingkaarten ingediend moeten worden. Kortom, een heel administratief circus.
Inspanningsverplichting
Om deze problemen tot het verleden te laten horen, wil de Belastingdienst samen met het bedrijfsleven gaan zoeken naar oplossingen. Uitgangspunt is en blijft dat de loonadministratie volledig en juist moet zijn. Door een wisselwerking te creëren tussen bedrijven en de fiscus is het de bedoeling problemen te voorkomen in plaats van op termijn op te lossen en zaken bespreekbaar te maken. Dit vergt een wederzijdse inspanningsverplichting. Bedrijven moeten hun informatiestromen binnen het concern op orde hebben en verplichten zich om openheid van zaken te geven over hun informatiestromen en fiscale knelpunten. De Belastingdienst verplicht zich om snel duidelijkheid te geven. Dat wil niet zeggen dat er geen twistpunten meer kunnen voorkomen of dat er nooit meer een procedure kan worden gevoerd. De weg naar de rechter blijft open voor principiële meningsverschillen. Procedures over feitelijkheden horen hiermee echter wel tot het verleden.
Eisen loonadministratie
In de nieuwe opzet sluit een individuele onderneming een overeenkomst met de Belastingdienst waarin is vastgelegd aan welke eisen de loonadministratie van de onderneming moet voldoen. Als de onderneming in ‘control' is, betekent dit voor de meeste expats dat de loonheffing tevens eindheffing is. De expat zelf hoeft dan in veel gevallen geen aangifte meer te doen. Mocht dit wel nodig zijn omdat er sprake is van bijvoorbeeld andere aftrekposten dan hoeft bij de behandeling van de aangifte inkomstenbelasting in ieder geval niet meer naar het loon te worden gekeken. De aangifte van de expat kan dan veel sneller behandeld worden door de Belastingdienst.
Horizontaal toezicht
De besproken service van de Belastingdienst is een uitbreiding van het zogenoemde ‘Horizontale toezicht'. Voor bedrijven biedt de nieuwe ‘horizontale' praktijk het voordeel dat de financiële afhandeling bij expats tijdig plaatsvindt en niet pas wanneer de expat Nederland al verlaten heeft. Daarnaast neemt het aantal IB-aangiften sterk af.Voor bedrijven betekent dit een verschuiving van de cashflow en een kostenreductie. Voor de fiscus levert dit laatste eveneens een flinke besparing op. Bovendien verschuift de controle naar de werkgever.
Rol salarisadministrateur
De salarisadministrateur speelt in de nieuwe opzet een cruciale rol. Hij/zij is de ‘verzamelbak' waar alle informatie bij elkaar komt. De eerste uitdaging is om de informatiestroom binnen het concern op orde te krijgen. Afgezien van het feit dat de informatie van verschillende concernonderdelen moet komen, zullen er ook verschillende afdelingen per concern bij betrokken zijn. Vervolgens moet worden bepaald welke informatie van belang is en op welk moment deze informatie uitgewisseld moet worden om tijdig verwerkt te kunnen worden. Als de informatie binnen is zal er een vertaalslag moeten plaatsvinden naar Nederlands loon. Aangezien er internationaal nogal wat verschillen zijn in fiscale status, wat behoort tot het loon en wat niet, kan dit ook nog wat voeten in de aarde hebben. Ten slotte moeten de looncomponenten verwerkt worden in de loonadministratie zodat een volledig juiste jaarafsluiting kan plaatsvinden. En dat allemaal bij voorkeur voor de jaarafsluiting in januari. Het is een hele uitdaging om dit proces op poten te zetten, maar uiteindelijk is de onderneming in control en dat biedt meerdere voordelen dan alleen fiscale.
Auteur: Drs. D. Herveille, werkzaam bij de Belastingdienst
Dit artikel is onlangs gepubliceerd in nr. 3 van Praktijkblad Salarisadministratie
