Met de juist aanpak en inzet van elektronisch factureren kunt u flink besparen. Het wordt vanuit de overheid dan ook flink gestimuleerd. Ondanks het in de praktijk bewezen succes, doet een aantal hardnekkige mythes over elektronisch factureren de ronde. Tijd om deze uit de weg te ruimen
1 Elektronisch factureren is te ingewikkeld
Bij elektronisch factureren worden soms termen genoemd als B2C, B2B, Buyer direct, CEN/ISSS, Digipoort, E-Invoicing Gateway, Consolidator, Direct processing, EBPP, ebXML, Invoice processing, Self billing, Seller direct en UBL 2. Elektronisch factureren is echter te begrijpen door elke financieel meewerker zonder zich echt tot in detail te hoeven verdiepen in deze termen.
Want hoe elektronisch factureren achter de schermen wordt afgehandeld is een zaak voor de IT-specialisten in uw bedrijf, softwareleveranciers en andere dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren. Als u een notebook koopt vraagt u in de meeste gevallen toch ook geen uitleg over de technische inhoud daarvan? Als het ding maar doet waarvoor het is aangeschaft. En zo is het ook bij elektronisch facturen dat we als volgt kunnen omschrijven: ‘Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer'.
2 Voor elektronische facturen gelden geen regels meer
In februari 2009 berichtte staatssecretaris Jan Kees de Jager (Financiën) dat ondernemers ook rekeningen aan elkaar gewoon als e-mail mogen versturen, zonder allerlei regels en voorschriften. Maar bij elektronisch factureren blijven dezelfde regels van kracht als bij papieren facturen. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
– een doorlopend (factuur)nummer,
– datum van uitreiking van de factuur,
– btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht,
– duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst,
– het btw-bedrag uitgedrukt in euro's.
De website van de Belastingdienst bevat hier meer informatie over. En de fiscale bewaarplicht (in de regel zeven jaar voor brondocumenten) geldt ook voor een geautomatiseerde administratie. En daar valt elektronisch facturen ook onder.
3 Een pdf-factuur per email is elektronisch factureren
Het versturen van facturen per email als pdf-bijlage levert een kleine besparing bij de afzender (op drukwerk en portikosten), maar niet bij de ontvanger van de factuur als deze een ondernemer is en dus een administratieplicht heeft. De ontvanger moet de factuur dan nog steeds archiveren en handmatig boeken in de administratie. Tijdrovend en met kans op invoerfouten. Afnemers zitten vaak dan ook helemaal niet te wachten op een factuur die per email ontvangen wordt als pdf-bijlage. En als dan toch besloten wordt om facturen als pdf-bijlage te sturen houdt dan rekening met onder meer:
– stuur een beveiligd pdf-document, zodat de ontvanger geen wijzigingen kan aanbrengen en de originaliteit gewaarborgd is;
– leg vast of toch een papieren factuur per post verzonden moet worden. Een ontvanger kan een factuur per email namelijk wel weigeren;
– controleer – zeker de eerste keer – of de email met factuurbijlage daadwerkelijk is ontvangen door betreffende afnemer. Steeds meer bedrijven hebben (spam)filters ingeschakeld om ongewenste email te blokkeren. En het is natuurlijk vervelend als uw factuur in een spamfilter terecht komt bij een ontvanger.
4 Factuur inscannen en herkennen is elektronisch factureren
Laten we zeggen dat dit een stap op de goede weg is om handmatig invoerwerk te verminderen. Zeker voor organisaties van een zekere omvang of voor administratiekantoren kan deze werkwijze interessant zijn. Maar bij het aanbieden van deze oplossing als elektronisch factureren is sprake van oude wijn in nieuwe zakken. Handmatig ontvangen facturen inscannen en opslaan in OCR formaat (optical character recognition – een techniek om gedrukte tekst om te zetten naar digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat) is niet nieuw en wordt al vele jaren toegepast. Op basis van tekstherkenning en een zelf lerend systeem worden de facturen vervolgens op de juiste wijze geboekt of voorgesteld om te boeken. Het zal voor deze organisaties wel de stap verkleinen om over te gaan naar echt elektronisch factureren, waarbij facturen in een afgesproken formaat direct digitaal worden ontvangen en verwerkt. Een aandachtspunt bij scannen en herkennen is trouwens het percentage van de factuur(regels) dat automatisch wordt geboekt. We noemen dit laatste de herkenningsgraad.
5 Boekhoudsoftware biedt altijd standaard de mogelijkheid voor elektronisch factureren
Afgelopen najaar is de Trendanalyse financieel administratieve software uitgevoerd door GBNED. Daaruit blijkt dat lang niet alle leveranciers van boekhoudsoftware elektronisch factureren (verzenden en ontvangen) operationeel hebben, zoals bedoeld volgens de gegevens definitie onder één. Leveranciers noemen regelmatig het aanmaken en verzenden van een pdf-document elektronisch factureren. Elektronisch factureren zoals het is bedoeld lijkt dan ook nog volop in ontwikkeling.
6 AO en IC wordt niet beïnvloed
Elektronisch factureren heeft meestal ook gevolgen voor de administratieve organisatie en interne controle binnen een organisatie. Bij een elektronisch ontvangen factuur moet allereerst voorkomen worden dat deze dubbel wordt geboekt. Verder zal de AO en IC binnen een organisatie (al dan niet ondersteund door geautomatiseerde functies) moeten zorgen dat elektronisch ontvangen facturen:
– op betrouwbaarheid worden gecontroleerd (bijvoorbeeld het voorkomen van spookfacturen);
– op de juiste crediteur, grootboekrekeningen en eventueel kostenplaats worden geboekt;
– pas na beoordeling en goedkeuring betaalbaar worden gesteld;
– worden gearchiveerd volgens de daartoe wettelijke voorschriften.
En bij uitgaande elektronische facturen moet aandacht besteed worden aan:
– het vastleggen van toestemming of weigering van elektronische facturen door afnemers;
– het digitale adres waar de factuur naartoe gezonden gaat worden;
– het niet meer kunnen wijzigen van verzonden facturen;
– de procedures rondom retour ontvangen facturen (geweigerd of onbekend adres);
– het juist verwerken van de factuurgegevens in de boekhouding als gebruik wordt gemaakt van een
afzonderlijke toepassing voor het aanmaken en verzenden van facturen;
Feitelijk zijn dit assurance maatregelen die mede bepalen in hoeverre uw organisatie ‘in control' is.
Auteur: Gerard Bottemanne, GBNED
Een uitgebreidere versie van dit artikel is te lezen in Tijdschrift Controlling 2010, afl. 4
