Het factureren is een belangrijke activiteit voor veel ondernemingen. Als leveranciers immers niet betalen, gaat de onderneming uiteindelijk failliet. Daarom is het zo vreemd dat er vaak fouten worden gemaakt in de facturen voor klanten. Deze fouten leiden bij debiteuren tot uitstel van betaling. Ook kunnen onjuiste facturen leiden tot ergernis en onvrede over de leverancier. Uit onderzoek blijkt dat klanten gemiddeld pas 29 dagen na de vervaldatum hun facturen betalen. Een niet-correcte of niet ontvangen factuur, wordt steeds vaker als een van de redenen genoemd voor deze late betaling.
Veel fouten in de facturen zijn te verklaren door de cultuur en de structuur binnen organisaties. De meeste organisaties opereren sterk salesgericht. Salesmedewerkers worden meestal afgerekend op de behaalde deals en niet op het aantal betaalde facturen. Simpele zaken gaan soms mis. Bijvoorbeeld het correct weergeven van de naam van de afzender op de factuur. Hierdoor herkent de klant de factuur van de leverancier niet meer en blijft deze liggen wegens onduidelijke formuleringen. Een ander probleem is het starre boekhoudsysteem waar veel organisaties mee werken. De flexibiliteit van deze systemen laat te wensen over. Er is weinig ruimte om facturen te specificeren of om extra regels toe te voegen en het gefactureerde product te omschrijven.
Vaak dezelfde fouten
Veel bedrijven maken regelmatig dezelfde fouten in facturen. Zo vermelden zij het totaalbedrag dat in rekening wordt gebracht niet duidelijk op de factuur. Dit kan ertoe leiden dat de klant het bedrag zonder btw overmaakt. Ook komt de factuur bij de klant meer dan eens op de verkeerde plek terecht, omdat hij niet gericht is aan de juiste persoon of afdeling. Als gevolg hiervan circuleert de factuur vaak eerst een tijdje door de organisatie, voor hij bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt. Daar komt nog bij dat leveranciers zich vaak bedienen van algemene omschrijvingen, zoals ‘werkzaamheden conform afspraak'. Het omschrijvingen zijn niet specifiek, wat veel extra uitzoekwerk vraagt van de factuurhouder. Omdat het betalen van de factuur voor de factuurhouder doorgaans niet de hoogste prioriteit heeft, blijft de hij langer liggen dan nodig is, omdat er zo veel extra werk bij komt kijken.
Bij de administrateur ontstaat opnieuw een probleem bij het verwerken van onnauwkeurige facturen. Het is niet duidelijk onder welke post hij een factuur moet afboeken die niet helder is. Andere veelgemaakte fouten zijn onduidelijke coderingen, te late facturering en het niet houden aan de regels van de Belastingdienst. Zie hieronder:
Regels Belastingdienst
Voor het factureren heeft de Belastingdienst een aantal regels opgesteld. Op elke factuur moet in ieder geval het volgende staan vermeld:
– een opeenvolgend, doorlopend nummer;
– de datum van uitreiking van de factuur;
– de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid;
– naam en adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht;
– het btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht;
– naam en adres van de afnemer aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend;
– een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
– de hoeveelheid (of omvang) en aard van de goederen of diensten;
– de gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw vervoermiddel is (bijvoorbeeld een kentekenbewijs);
het toegepaste tarief;
– het btw-bedrag uitgedrukt in euro's;
– als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger; zijn naam en adres en btw-identificatienummer.
Grote gevolgen
Onnauwkeurig factureren kan grote gevolgen hebben. Allereerst doordat deze facturen voor klanten aanleiding kunnen zijn om betalingen uit te stellen. Daardoor kunnen betalingsachterstanden ontstaan. Het toenemen van betalingsachterstanden leidt tot hoge administratieve kosten. Ook hebben ze directe gevolgen voor de liquiditeitspositie van leveranciers. Bij een beperkte liquiditeit moeten leveranciers een beroep doen op bankfinanciering. Dit heeft tot gevolg dat er extra kapitaalkosten ontstaan, wat uiteindelijk weer gevolgen heeft voor investeringen en de groei van de organisatie. Trage betalingen hebben vaak tot gevolg dat facturen uit handen worden gegeven aan een incassobureau.
Stel daarom een juiste factuur op volgens de volgende zeven regels:
1. Het totaalbedrag moet duidelijk zijn
Veel bedragen staan exclusief btw vermeld. Door het te betalen bedrag bijvoorbeeld vet te drukken, is het voor de debiteur duidelijk welk bedrag betaald moet worden.
2. Uitgeschreven vervaldatum
Meestal staat er op de factuur dat er ‘binnen twee weken' betaald moet worden. De exacte vervaldatum moet op de factuur worden vermeld. Hierdoor ontstaat geen discussie of de betalingstermijn ingaat na verzending van de factuur of dat deze ingaat na ontvangst van de factuur.
3. Een duidelijke en herkenbare vormgeving
Op de factuur moet het logo van het bedrijf staan en niet de lay-out van het boekhoudpakket. Zo herkent de klant direct van wie de factuur afkomstig is. De lay-out van de factuur moet conform de huisstijl van de organisatie zijn.
4. Relatie met voorgaande offertes en overeenkomsten
De factuur moet verwijzen naar eerdere offertes. Een medewerker die onbekend is met de dienst, zal niet weten waarvoor er precies betaald moet worden. Herhaal de afspraken van de offerte of merk deze als geleverd aan.
5. Vermijd onbegrijpelijke codes
Veel organisaties gebruiken codes om hun producten of diensten te omschrijven. Voor intern gebruik werkt dat vaak uitstekend maar bij klanten roept het alleen maar vragen op. Bij onduidelijke codes groeit de onwil om te betalen. Een factuur moet begrijpelijk zijn voor zowel de factuurhouder als de administrateur. De factuurhouder weigert een factuur te tekenen als uit de code niet duidelijk is waar deze naar verwijst. Een duidelijke omschrijving van geleverde goederen en diensten is daarom gewenst. Mochten artikelnummers of vaktermen toch onvermijdbaar zijn, dan kan een bijlage helderheid bieden.
6. Specificeer kostenposten
Voor de factuurhouder en administrateur moet duidelijk zijn waarvoor precies wordt betaald. De hoeveelheid en de omvang van geleverde goederen en diensten moet duidelijk omschreven worden.
7. Factureer op tijd
Zodra de dienst of het product is geleverd, is een snelle facturering cruciaal. De vuistregel is dat dit binnen een week gebeurt. Zitten er drie of vier weken tussen het moment van leveren en het versturen van de factuur, dan duurt het langer voordat de klant betaalt. Bij langdurige relaties is een factuur op regelmatige tijden belangrijk. Hoe sneller en regelmatiger de factuur wordt verstuurd, hoe eerder de betaling wordt gedaan.
Kortom
Met een accurate facturering valt er een wereld te winnen. Accuratesse, helderheid en duidelijkheid richting de klant helpt leveranciers om zich op hun kerntaken te blijven richten. Leveranciers moeten hun factuuractiviteiten net zo serieus nemen als acquisitie, het bedienen van klanten en het ontwikkelen van nieuwe diensten. Het voortbestaan van de onderneming hangt er immers vanaf.
Door Johan van Wageningen, Manager Business Support bij Vesting Finance
In uitgebreide(re) vorm verscheen dit artikel in Tijdschrift Administratie nummer 4 – 2010
