Enterprise Content Management, kortweg ECM, is een overkoepelend en ruim begrip. Onder ECM valt onder andere documentmanagement, e-mailmanagement, business process management, en factuur- en contractmanagement. Met name deze laatste onderdelen van ECM spelen een belangrijke rol bij de optimalisatie van een (financiële) administratie. In dit (verkorte) artikel krijgt u een indruk van wat een dergelijk systeem kan betekenen voor het beheer van contracten.
Een documentmanagementsysteem beheert de hele levenscyclus van een document, dus van creatie tot archivering. Daarnaast genereert het uniforme en complete dossiers. Deze digitale dossiers kunnen automatisch worden aangemaakt en gevuld met de (wettelijk) vereiste documenten. Het documentmanagementsysteem houdt exact bij wie wat op welk tijdstip aanmaakt, inbrengt of wijzigt in het systeem. Zo wordt bijvoorbeeld geregistreerd wie wanneer een document toevoegt aan een dossier of wie een status van een dossier of document aanpast. Behalve belangrijke managementinformatie levert deze ‘tracking en tracing' ook auditingmogelijkheden op. Dit beperkt de kans op onregelmatigheden in een dossier.
Eén centrale plek
Een ECM-systeem ondersteunt het elektronische verwerkingsproces en reduceert de papierstroom. Alle papieren en digitale documenten, faxen en e-mails worden op één centrale plek opgeslagen. Dit vergemakkelijkt de werkzaamheden. Papieren stukken worden gescand en (automatisch) geïndexeerd en in het juiste dossier geplaatst. Dossiers zijn daardoor sneller en makkelijker toegankelijk. Daarnaast kunt u documenten en dossiers eenvoudig, automatisch, veilig en op maat beschikbaar stellen aan derden, bijvoorbeeld klanten. Een ECM-systeem is niet alleen interessant om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en compliance. Het efficiënter inrichten van de werkprocessen, professionalisering van de dienstverlening en kostenverlaging zijn net zo belangrijk.
Status van contracten
Gebrek aan inzicht in de status van contracten leidt vaak tot onnodige kosten. Inzicht in de contracten van zowel de leveranciers als de klanten is essentieel voor de optimalisatie van de financiële administratie. Uit onderzoek van PricewaterhouseCoopers blijkt bijvoorbeeld dat bedrijven door het automatiseren van hun contractstromen een besparing kunnen realiseren van 2 procent op de jaarlijkse kosten. Onderzoek van de Aberdeen Group laat zien dat bedrijven door ineffectieve controle en beheer van leverancierscontracten jaarlijks 153 miljard dollar mislopen. Door inkoopcontracten te automatiseren wordt een snelle ROI gerealiseerd. AMR Research laat zien dat bedrijven die deze automatisering doorvoeren binnen een jaar tijd 150 tot 200 procent terugverdienen. Deze cijfers tonen dat bij zowel grote als kleine bedrijven veel geld blijft liggen en er forse besparingen te realiseren zijn.
Contractmanagement
Contractmanagement maakt het sluiten, uitvoeren, verlengen of beëindigen van contracten met leveranciers en klanten overzichtelijk en transparant. Contractbewaking wordt door een contractmanagementsysteem een stuk eenvoudiger, doordat u inzicht krijgt in alle contractgegevens: van de looptijd tot de gemaakte afspraken. Het systeem geeft bijvoorbeeld automatisch aan wanneer u een contract moet opzeggen of verlengd. Geautoriseerde gebruikers ontvangen dan tijdig een e-mail met deze informatie en kunnen het contract wijzigen, bewerken en archiveren. Ook rapportages zijn eenvoudig uit te voeren over bijvoorbeeld vervallen of te verlengen contracten.
Het contractmanagementproces
Medewerkers kunnen tegelijk aan contracten werken. Wanneer een documentmanagementsysteem is geïntegreerd in Microsoft Office, kunt u vanuit de Office-applicaties documenten (Word en Excel) en e-mails (Outlook) direct in het documentmanagementsysteem opslaan. Indien een contract is opgesteld in bijvoorbeeld Word, wordt na een aanpassing automatisch de nieuwe versie van het contract bewaard. Het systeem houdt bij wie wanneer welke wijzigingen maakt. Terugkeren naar de oudere versie is altijd mogelijk. Ook andere documenten die gerelateerd zijn aan het contract, kunt u in het contractdossier bewaren, zoals berekeningen in Excel, correspondentie op papier (gescand) en in de e-mail.
Contracten of gerelateerde documenten krijgen metadata (informatie over het document) toegekend, bijvoorbeeld documentsoort (contract, correspondentie, factuur) contractant, contractwaarde, status, ingangsdatum, einddatum, automatische prolongatie/verlenging. Op basis van deze metadata kan het systeem automatisch acties ondernemen door bijvoorbeeld te rappelleren of notificeren bij dreigende automatische verlenging. Het documentmanagementsysteem kan eventueel worden geïntegreerd met een ERP- of CRM-systeem, waardoor een totaaloplossing kan worden geboden.
Voordelen contractmanagement
– Eenvoudig contracten creëren en beheren;
– Versiebeheer;
– Automatische contractbewaking door tijdige (e-mail) notificaties;
– Onbeperkt vastleggen van alle contractgegevens;
– Schaalbaar, inzetbaar per afdeling en over meer vestigingen;
– Centrale en beveiligde opslag van gegevens;
– Kosten- en tijdbesparing door geavanceerde zoekfuncties;
– Integratie met bestaande systemen (bijvoorbeeld CRM-systemen).
Wat eerst?
Wanneer u een ECM-systeem wilt invoeren, moet u eerst afbakenen welke processen u als eerste wilt optimaliseren. Met andere woorden: waar zijn de beste resultaten te bereiken? Gelijk starten met het digitaliseren van zowel het factuur- als het contractproces is niet aan te raden. Omdat er zoveel vernieuwingen in één keer worden doorgevoerd, is het risico op fouten bij implementaties een stuk groter, evenals de weerstand bij de betrokken medewerkers. Bovendien kunnen er valse verwachtingen worden gewekt over de doorlooptijd van een dergelijke implementatie.
Organisaties zijn bij aanstaande veranderingen snel geneigd zaken te over-analyseren. Omdat alles anders moet worden ingericht, moet worden gekeken naar welke onderdelen gestandaardiseerd kunnen worden. Sla hierin echter niet door en betrek hierbij de werkvloer. Al kunnen honderden diagrammen en analyses aangeven hoe het proces beter kan worden ingericht, het moet ook aansluiten op de dagelijkse activiteiten van de administratie. Door direct de werkvloer te betrekken in de besluitvorming, wordt tevens de kans op weerstand aanzienlijk verminderd. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat ze echt wat hebben aan de invoering van een ECM-systeem, is de bereidheid om ermee te gaan werken ook een stuk groter. Om de kans van slagen te vergroten moeten alle betrokkenen achter de beslissing staan. Natuurlijk wordt de IT-afdeling betrokken bij het beslissingsproces en zeker bij de keuze voor een systeem, maar IT is niet het vertrekpunt. De business moet in control zijn om zo de beste oplossing te creëren.
Kosten
Naast softwarelicenties zijn eventueel ook scanners nodig met de daarbij behorende scansoftware. Indien gewenst, kan ook met twee schermen worden gewerkt. Er moet dus een echte investering worden gedaan. Bedenk echter dat vanaf 10.000 facturen de ROI in minder dan een jaar is gerealiseerd. Ja, het is een forse investering die, mits goed wordt uitgerold, leidt tot forse besparingen, hogere efficiency en een betere verhouding tussen klant en leverancier.
Dit artikel verschijnt in uitgebreidere vorm in Tijdschrift Administratie nummer 6.
